Hvordan lede et prosjekt når du ikke er lagets chef

Tilbake på skolen var gruppeprosjektet ikke alltid en positiv opplevelse. Uunngåelig, i hver gruppe arbeidet noen hårdere enn andre, mens andre aldri viste seg. Som et resultat kan det være frustrerende hvis du er en av lagmedlemmene som bærer det meste av lasten.

Det er litt annerledes i næringslivet siden hvert prosjekt har en prosjektleder, og denne personen kan gi ut virkelige konsekvenser dersom lagmedlemmer ikke fullfører oppgavene sine. Selv om prosjektlederen ikke har disiplinær autoritet over sitt lag, kan noen dårlige resultater av et medlem komme tilbake til sjefen sin og reflektere negativt på karrieren sin.

Det er sannsynlig at prosjektlederen ikke kommer til å velge teammedlemmer for prosjektet, og vil ikke ha myndighet til å fjerne et medlem på grunn av dårlig ytelse. Hvordan klarer du et prosjekt når gruppemedlemmene ikke rapporterer til deg?

Her er seks tips om hvordan du leder et prosjekt når gruppemedlemmene ikke rapporterer til deg.

Forklar grensene dine med sjefen

Før du selv har ditt første lagsmøte, sett deg ned med personen som tildelte deg dette prosjektet og snakk om ledelsens forventninger. Dette er enklest, selvfølgelig, hvis du og alle medarbeiderne rapporterer til samme person, men selv om ikke, vil du ha denne samtalen.

Dette er spørsmål du vil spørre om:

• Har du muligheten til å fjerne og erstatte folk på laget hvis de ikke trener?
• Har dette prosjektet prioritet over andre prosjekter? Hvis ikke, så hvor sitter prosjektet ditt i hierarkiet. Med andre ord, kan du fortelle gruppemedlemmene de trenger å slutte å gjøre et annet prosjekt for å møte en frist?
• Hvis du har problemer med lagmedlems ytelse, vil sjefen med disiplinær kraft komme deg tilbake, eller anses du som lik med lagmedlemmer?
• Hvis du ikke har gjort det allerede, spør hva målene er for prosjektet og forventet tidsramme til ferdigstillelse.

Hvis du har etablert dine grenser før prosjektet begynner, vet du hvor langt du kan gå og hva du kan spørre om gruppemedlemmene dine. En sjef som sier, "Dette prosjektet er topp prioritet", men vil ikke hjelpe deg med det, er det samme som sjefen sier, "dette er ikke topp prioritet."

Men å få innkjøp fra sjefen din om hvorvidt prosjektet er topp prioritet, kan hjelpe deg å svinge medlemmer til å jobbe så hardt som mulig. Og vær ikke redd for å være direkte med sjefen din ved å nevne at du vil vite nivået av betydning av prosjektet, slik at du kan formidle den meldingen til laget. Du vil ønske å kommunisere at alle har samme mål, for å få prosjektet ferdig ordentlig og til tiden.

Du kan også følge opp sjefen din via e-post og be om å bekrefte at prosjektet har topp prioritet. Når du mottar e-postbekreftelsen, kan du sende e-posten til teamet om nødvendig.

Det er viktig å huske at lagmedlemmene kan ha andre oppgaver i tillegg til prosjektet. Som et resultat kan de kanskje ikke vurdere prosjektet som en topp prioritet for dem ved starten, men det er ikke nødvendigvis fordi de ikke bryr seg eller de ser for å unngå å jobbe. Det er ganske sannsynlig at de bare har andre oppgaver og ansvar som de trenger å fullføre på daglig basis. Dette gjelder spesielt når du arbeider med kolleger fra ulike avdelinger.

Å snakke med sjefen for å avklare betydningen av prosjektet, målene og tidslinjen, og formidle den informasjonen med teamet tidlig, kan bidra til at prosessen beveger seg jevnere og mindre stressende.

Snakk med teamet ditt før du utfører oppdrag

Når du har et tverrorganisasjonsteam, er det enkelt å lage oppgaver. Jane fra markedsføring vil håndtere markedsføringsoppgavene. Karen fra økonomi vil håndtere økonomien. Men selv når ansvar er klart, snakkes først med lagmedlemmene dine.

Du kan finne ut at både Karen og Jane ba om å være på dette laget for å lære mer om andre områder av selskapet, så når du tilordner dem til deres kompetanseområder, kan de bli frustrert.

Denne samtalen er avgjørende for å ha en god lagrelasjon.Selv om du er ansvarlig for det endelige prosjektresultatet, vil du ikke oppnå gode resultater uten gruppemedlemmer som er om bord. Kort sagt, styrke dine lagmedlemmer ved å be om deres innspill og deres bekymringer. Når prosjektet er fullført og en suksess, kan hele laget føle seg stolt, og vet at hver enkelt av dem spilte en aktiv rolle i sin suksess.

Dobbeltsjekk med sjefen

Hvis du etter å snakke med gruppemedlemmene dine bestemmer at den eneste måten å oppnå denne oppgaven på er å gi oppdrag om at en eller flere mennesker vil finne ubehagelige, snakk med sjefen din før du gjør oppdragene.

Hvorfor? Du vil sørge for at du har den sikkerhetskopien du trenger, og at du ikke har forsømt et alternativ som vil gjøre oppdragene mer oppfylle til lagmedlemmene.

Ta på minst en elendig oppgave selv

Alle kan vite at du ble valgt til å lede dette laget på grunn av din suksess, men det er også viktig å rulle ermene opp og komme inn i blandingen av ting.

Å ta på seg noe vanskelig eller ubehagelig sender meldingen om at du er en del av laget og at du bryr deg om lagkameratene dine. Tildele ut de ubehagelige oppgavene sender meldingen du tror du er bedre enn dine lagkamerater.

Dette betyr ikke at du må gjøre alle de elendige oppgavene. Men sørg for at de er ganske delt ut blant lagmedlemmene. Det som er ubehagelig varierer fra lag til lag, men hvert prosjekt har noe som ingen ønsker å gjøre. Ofte er det mange oppgaver som alle ønsker å unngå. Pass på at de er delt ganske, og du tar din andel.

Gi rask tilbakemelding

Husk tilbakemeldinger er mer enn å si, "god jobb" eller "dårlig jobb" det er "det var en god jobb fordi …" og "det viste seg ikke så bra fordi …" Uten fordi setningene ingen lærer. Og så lenge du ønsker å gi ut tilbakemelding, må du sørge for at du aksepterer tilbakemelding fra dine lagmedlemmer.

Igjen gir du dem mulighet til å gjøre en god jobb og minne dem om at deres suksess er din suksess, og at du er alt sammen i dette. Ved å gi tilbakemelding og lære dem hvordan du gjør en oppgave, spesielt hvis du har mer erfaring, vil du skape et positivt arbeidsmiljø.

Hold alle informert

Som teamleder rapporterer du fremgang til organisasjonens ledere og seniorledere. Pass på at du tar informasjonen fra møtene tilbake til teamet ditt. La også gruppen få vite hva du skal si på disse møtene.

Også gi alle kreditt, spesielt når ros er involvert. Går prosjektet bra fordi du er fantastisk? Vel, selvfølgelig, men ikke si det. Si at prosjektet går bra fordi laget er fantastisk. Alle vil vite at du er en del av laget.

Men hva om prosjektet går forferdelig? Deler du skylden? Ja, men bare privat. Du går individuelt til gruppemedlemmer og arbeider for å bidra til å endre retning eller bidrag. Hvis det ikke virker, går du til sjefen din og tar opp problemene.

Hvis du har muligheten til å fjerne folk fra laget, er det nå på tide å gjøre det, men hvis du ikke gjør det, kan du snakke med personen som gjør det. Men uansett hva du gjør, ikke begynn å sladre eller klage på lagmedlemmene dine. Det vil ødelegge sin moral og gjøre alt verre.

Husk at et vellykket teamprosjekt kan øke din karriere, fremme ditt profesjonelle rykte og gjøre arbeidet ditt synlig i din organisasjon. Resultatet kan være flere oppgaver eller en kampanje.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas er frilansskribent som brukte 10 år i menneskelige ressurser, hvor hun ansatt, sparket, klarte nummerene, og dobbeltsjekket med advokatene.