Hvordan styrer du et prosjekt vellykket?

Gratulerer! Du har nettopp blitt ansvarlig for et viktig nytt prosjekt. Klart, sjefen din tilbyr denne muligheten som en stemme for tillit til dine ferdigheter. Og mens du er spent, er dette første gang du er ansvarlig for et overordnet prosjekt, og det er litt skremmende

En rekke spørsmål går gjennom tankene dine:

• Hvordan kommer jeg i gang?
• Hva er trinnene som trengs for å flytte prosjektet fra innledning til nedleggelse?
• Hvordan bygger jeg et prosjekt med høy ytelse?
• Hvem ber jeg om hjelp i denne prosessen? Er det en utøvende sponsor?

Disse tipsene fokuserer på å hjelpe alle som er nye til å lede et prosjekt, en komité eller et teaminitiativ for en aktivitet som er unik for organisasjonen. Uansett om du organiserer et feriefest eller leder nye produktutviklingsinitiativer, finnes verktøy og prosesser for prosjektledelse for å gjøre sannsynligheten for suksess mye høyere.

5 trinn i prosjektprosessen:

1. Initiering: sparker av prosjektet.
2. Planlegger: planlegger alt arbeidet i prosjektet.
3. Henrettelse: faktisk utfører arbeidet.
4. Administrere og kontrollere: alt arbeidet du gjør under prosjektet for å overvåke fremdriften.
5. Lukking: fullføre og levere prosjektet og avbryte teamet.

Disse trinnene er identiske for hvert prosjekt.

13 Grunnleggende trinn for prosjektet Nybegynner:

1. Definer omfanget:Det første og viktigste trinnet i et prosjekt er å definere omfanget av prosjektet. Hva er det du skal oppnå eller skape? Hva er prosjektets mål? Like viktig er å definere hva som ikke er inkludert i omfanget av prosjektet ditt. Hvis du ikke får nok definisjon fra sjefen din, klargjør du selv omfanget og sender det tilbake ovenpå for bekreftelse. Mens eksemplet er litt utenfor forretningsemnet, kan vi alle forholde seg til en bryllupsmottakelse. Når du planlegger et bryllupsmottak, kan du ha som omfang: Forbered et bryllupsmottak for 100 gjester med middag, åpen bar, bryllupskake og et live-band for dans på en bestemt dato til en pris som ikke overstiger $ 20.000.

1. Bestem tilgjengelige ressurser:Hvilke mennesker, utstyr og penger vil du ha tilgjengelig for å oppnå prosjektmålene? Som prosjektleder har du vanligvis ikke direkte kontroll over disse ressursene, men må administrere dem gjennom matrisestyring.
2. Forstå tidslinjen:Når skal prosjektet være ferdig? Når du utvikler prosjektplanen, kan du ha litt fleksibilitet i hvordan du bruker tid under prosjektet, men tidsfrister blir vanligvis løst, som ved bryllupsmottaket. Hvis du bestemmer deg for å bruke overtidstimer for å møte timeplanen, må du veie det mot begrensningene i budsjettet.

1. Samle prosjektgruppen din:Få folk på teamet ditt sammen og start en dialog. De er tekniske eksperter. Derfor tilordnet deres funksjonelle veileder dem til prosjektet. Din jobb er å administrere laget.
2. Detaljer arbeidet, del 1:Hva er de store delene eller komponentene som må opprettes for å fullføre prosjektet? For eksempel krever et bryllupsmottak på et høyt nivå: en resepsjonssal, mat, drikke, kake, gjester og underholdning. Selvfølgelig kan hver av de større elementene brytes ned i mange flere elementer. Det er neste skritt.

1. Detaljer arbeidet, del 2: I vårt bryllupsmottak eksempel ovenfor, har du sannsynligvis et lag eller en person med ansvar for forskjellige komponenter. Arbeid med gruppemedlemmene dine for å stave ut detaljene som er nødvendige for å oppnå hvert hovedelement. Personen med ansvar for mat må forstå alternativene, kostnadsbegrensningene og foreta valg som støtter å oppnå omfanget. Oppgi de minste trinnene i hvert av de større trinnene. Hvor mange nivåer dyp du går inn i mer og mer detaljerte trinn avhenger av størrelsen og kompleksiteten til prosjektet ditt.

1. Utvikle en foreløpig plan:Monter alle trinnene i en plan. En god måte å gjøre dette på er å bruke en prioritetstabel som identifiserer hvilke elementer som må gå foran andre elementer. Formell prosjektstyringspraksis kalles for å utvikle det som kalles et nettverksdiagram og identifisere den kritiske banen. Selv om dette kan være utenfor dine behov eller kunnskapsnivå, er kjerneproblemet å ordne aktivitetene i riktig rekkefølge og deretter tildele ressurser til aktivitetene. Spørsmål å spørre inkluderer: Hva skjer først? Hva er neste skritt? Hvilke skritt kan fortsette samtidig med ulike ressurser? Hvem skal gjøre hvert skritt? Hvor lang tid vil det ta? Det er mange gode programvarepakker tilgjengelig som kan automatisere mye av denne detaljene for deg. Spør andre i lignende stillinger hva de bruker.

1. Opprett din grunnlinjeplan:Få tilbakemelding på din foreløpige plan fra teamet ditt og fra andre interessenter. Juster tidslinjer og arbeidsplaner for å passe prosjektet til ledig tid. Gjør eventuelle nødvendige tilpasninger til foreløpig plan for å produsere en grunnplan.
2. Be om prosjektjusteringer:Det er nesten aldri nok tid, penger eller talent tildelt et prosjekt.Din jobb er å gjøre mer med de begrensede ressursene enn folk forventer. Det er imidlertid ofte begrensninger på et prosjekt som bare er urealistiske. Du må gjøre saken din og presentere den til sjefen din og be om disse urealistiske grensene endres. Be om endringene i begynnelsen av prosjektet. Ikke vent til det er problemer med å be om endringene du trenger. Men hvis prosjektet ditt involverer et bryllup, ikke forvent å være vellykket, og be om mange viktige endringer!

1. Arbeid din plan, men ikke dø for det:Å gjøre planen er viktig, men planen kan endres. Du har en plan for å kjøre til jobb hver morgen. Hvis et kryss er blokkert av en ulykke, endrer du planen og går på en annen måte. Gjør det samme med prosjektplanene dine. Endre dem etter behov, men hold alltid omfanget og ressursene i tankene.
2. Overvåk ditt lags fremgang:Du vil gjøre lite fremgang i begynnelsen av prosjektet, men begynn da å overvåke hva alle gjør i alle fall. Det vil gjøre det lettere å ta opp problemer før de blir problemer.
3. Dokument Alt:Holde oversikt. Hver gang du endrer grunnplanen din, skriv ned hva endringen var og hvorfor det var nødvendig. Hver gang et nytt krav legges til prosjektet, skriv ned hvor kravet kom fra og hvordan tidslinjen eller budsjettet ble justert på grunn av det. Du kan ikke huske alt, så skriv dem ned slik at du kan se dem opp på slutten av prosjektrevisjonen og lære av dem.
4. Hold alle informert:Hold alle prosjektets interessenter informert om fremgang hele tiden. Gi dem beskjed om din suksess når du fullfører hver milepæl, men informer dem også om problemer så snart de kommer opp. Hold også laget ditt informert. Hvis endringer blir vurdert, fortell teamet om dem så langt framover som mulig. Pass på at alle i teamet er klar over hva alle andre gjør.

Bunnlinjen

Du trenger ikke å være en formell prosjektleder for å lede et prosjektinitiativ. Du bør imidlertid bruke verktøyene og logikken til prosjektledelsen til arbeidet med å klargjøre målene dine, detaljere arbeidet, bygge et lag og utføre og overvåke arbeidet. Best av suksess!