Administrativ assistent Jobbbeskrivelse: Lønn, ferdigheter og mer

Administrativ assistenter, inkludert sekretærer, er ryggraden i kontorfunksjonaliteten. De skriver og forbereder dokumenter, planlegger avtaler og vedlikeholder filer. De besvarer telefoner og direkte samtaler og bistår med stabsmøter. I enkelte kontorer kan de håndtere grunnleggende bokføringstjenester, og de kan akseptere betaling fra kunder og kunder.

Ca. 4 millioner administrative assistenter og sekretærer jobbet i USA i 2016.

Administrativ assistent Plikt og ansvar

Administrativ assistentes ansvar kan variere avhengig av hvilken type kontor de jobber i, men noen vanlige plikter inkluderer:

• Generer dokumenter.
• Sett sammen lyspresentasjoner
• Lag regneark.
• Administrer databaser.
• Opprett og / eller vedlikehold nettsteder.
• Fungerer som kontorleder, planlegger personellhendelser som utmerkelsesmiddager og innsamlingsarrangementer, planlegger klientmøter og arrangerer tidsplaner for kollegaer.

Administrativ assistent Lønn

Lønn kan avhenge av arten av virksomheten der en administrativ assistent er ansatt, samt omfanget av plikter. De som serverer ledere får topplønn.

• Median årlig inntekt: $ 38.880 ($ 18.69 / time)
• Topp 10% årlig inntekt: Mer enn $ 64,230 ($ 30,88 / time)
• Bunn 10% årlig inntekt: Mindre enn $ 24,690 ($ 11,87 / time)

Utdanning, opplæring og sertifisering

Denne okkupasjonen krever ingen spesiell avansert utdanning, men det kan være nyttig.

• Utdanning: Du vil trenge et videregående diplom eller tilsvarende, og du kan få en kant i feltet ved å skrive inn et tilknyttet studieprogram eller delta i et sekretærutdanningsprogram etter videregående skole. Sekretærer har nå bachelorgrad eller tjener spesialitetsfokuserte sertifiseringer som akkreditert juridisk sekretær eller sertifisert medisinsk administrativ assistent i et voksende antall sektorer. Executive assistenter og sekretærer bør ha noen høyskolepoeng på et minimum, om ikke en bachelorgrad.

• Trening: Overvei å starte med et midlertidig arbeidsbyrå. Disse tilbyr noen ganger opplæring til nye rekrutter. Ellers, hvis du har noen grunnleggende sekretærfaglige ferdigheter, kan du få trening på jobb etter hvert som du lærer tauene til en bestemt bedrift eller et felt.

Administrativ assistent Ferdigheter og kompetanse

Du trenger flere viktige kvaliteter for å lykkes på å bli en administrativ assistent.

• Datamaskin og programvare ferdigheter: Du bør være komfortabel å bruke Microsoft Office, e-post og Internett. Du må kanskje være kjent med QuickBooks eller andre regnskapsprogrammer hvis du jobber for en liten bedrift.
• Multitasking ferdigheter: Dette kan være spesielt viktig hvis du også fungerer som leder. Du bør kunne jonglere flere krav samtidig.
• Verbale og skriftlige kommunikasjonsferdigheter: Disse er avgjørende. Du bør ha en solid kommando av det engelske språket og ha gode korrekturlesingsevner.

• Mellommenneskelige ferdigheter: Du vil samarbeide med andre, inkludert klienter og annet kontorpersonal. God oppførsel og en rolig oppførsel kan være svært viktig.
• Organisatoriske ferdigheter: Du må være detaljorienterte og organisert, kunne finne et dokument eller tilbakekalle protokoll for øyeblikket.
• Beslutningsmessige ferdigheter: Du vil ofte finne deg selv å håndtere flere oppgaver nesten samtidig, spesielt i travle kontorer, slik at du bør kunne prioritere og ta tidseffektive beslutninger. En klient vil kanskje ha en avtale med en gang, men har han virkelig en nødsituasjon eller kan det vente noen dager?

Jobbutsikt

Dessverre har denne stillingen ikke et oppmuntrende jobbutsikt. Det amerikanske Bureau for Vitalstatistikk prosjekterer at teknologiske fremskritt vil begynne å overta mange administrative assistenters plikter fra 2016 til 2026, noe som medfører et 5% nedgang i jobbvekst.

Arbeidsmiljø

Denne stillingen er nødvendig av nesten alle bransjer. Du kan finne deg selv å jobbe i et medisinsk kontor, et advokatkontor, et regjeringskontor eller for en liten nabolagskonsulent. I alle fall vil du sannsynligvis finne deg selv i en kontormiljø.

Virtuelle assistenter blir stadig mer etterspurt, så det er mulig at du kanskje kan jobbe hjemmefra.

Fremdriftsplan

Dette er nesten alltid en heltidsjobb i løpet av normale åpningstider, men virksomheten kan kreve noe helgarbeid, for eksempel hvis du er ansatt ved en medisinsk klinikk. I tillegg kan de i juridisk yrke oppdage at de forventes å sette i lange timer før forsøk og frister.

Hvordan få jobben

GET GLOWING ANBEFALINGER

Arbeidsgivere som ansetter en sekretær eller en administrativ assistent, ser etter en person de kan jobbe med komfortabelt, hvem vil blande seg godt med andre ansatte, og hvem kan stole på konfidensiell informasjon. Sterke anbefalingsbrev kan vise disse egenskapene.

BRUK DITT NETTVERK

Tapp inn i nettverkene dine for å få ledninger på jobbåpninger. Nå ut til Facebook og LinkedIn kontakter, familie venner, naboer og tidligere arbeidsgivere. Gi dem beskjed om at du vil sette pris på introduksjoner til alle som kan ansette.

TRACK DOWN ÅPNINGER

Gjør et Google-søk for stillinger med søkeord som administrativ assistent, markedsføringsassistent, redaksjonell assistent, medisinsk sekretær, juridisk sekretær og kontorassistent for å generere jobboppføringer. Mange administrative stillinger vil også bli annonsert på ansettelsesdelen av nettstedet for din lokale avis eller handelskammer.

Sammenligning av lignende jobber

Noen lignende jobber og deres median årlige lønn inkluderer:

• Rettsreporter: $57,150
• Informasjonskonsulent: $34,520
• Medisinsk Transskripsjonist: $34,770