Administrativ assistent Intervju Spørsmål og svar

Når du intervjuer for en administrativ assistent jobb, vil intervjueren ønske å lære om hvor relevant dine kvalifikasjoner er for stillingen og hvordan du vil passe inn med selskapet og avdelingen.

Fordi jobben krever både administrative og mellommenneskelige ferdigheter, vil ledende ledere ofte spørre om de spesifikke egenskapene du har som kvalifiserer deg for stillingen, så vel som dine mindre kvantifiserbare personers ferdigheter.

Tips for å håndtere intervjuet

Det er viktig å være oppmerksom på diskusjonen vil trolig gå utover myke ferdigheter, for eksempel kommunikasjonsevner, organisatoriske ferdigheter eller aktualitet. Du bør også være klar til å snakke om vanskelige ferdigheter.

1:14

Se nå: Hvordan svare 4 vanlige spørsmål for administrative jobber

Vær forberedt på å diskutere programvareprogrammer

Siden mange administrative assistentstillinger krever hyppig bruk av spesifikk programvare, må du kanskje diskutere de ulike programmene du har jobbet med, hvordan du har brukt disse programmene, og nivået på ekspertise.

• Eksempel på svar:Jeg elsker å bruke teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til å undervise medarbeidere som kanskje ikke er så kunnskapsrike om å bruke systemer. I min siste jobb hos Kent Associates, frivillig jeg å gjennomgå prosjektledelsessystemer for teamet av fagfolk jeg støttet. Sjefen min godkjente min anbefaling, og vi tok med et webbasert system, Asana, som hjelper oss med å spore prosjekter og dele informasjon på en webplattform.
• Eksempel på svar: Jeg er go-to-person på kontoret for PowerPoint-lysbilder, og liker å hjelpe våre salgsfolk til å wow kunder med sine presentasjoner. Jeg er også en avansert bruker av Excel og lager komplekse makroer for å forberede budsjettprognoser for prosjektforslag.

Vær klar til å diskutere administrative prosesser

Du bør være forberedt på å diskutere arbeidsflyt og administrative prosesser i tidligere stillinger. Som administrativ profesjonell skal det være nei tvil på at du er organisert og detaljorientert. Intervjueren vil vite hvordan Du manifesterer disse egenskapene i din daglige arbeidsflyt.

• Eksempel på svar:Organisatoriske evner og oppmerksomhet på detaljer er blant mine sterkeste ressurser. Jeg har trivet i situasjoner der jeg kan ta orden på komplekse prosjekter. For eksempel har jeg tidligere støttet åtte fagfolk som planlegger salgsfremmende arrangementer for klienter. Jeg utviklet en mal for å spore mål og fremgang for hvert prosjekt og sette opp det på en delt stasjon slik at alle involverte medarbeider kunne følge deres fremgang i forhold til lagets prosjekter og arrangementer.
• Eksempel på svar:Når jeg jobbet for Alfred-gruppen, opprettet jeg en prosedyrerhåndbok som skisserte trinnene som kreves for å behandle låneapplikasjoner, og deretter lastet det opp på nettet slik at alle lånemyndighetene kunne følge de samme prosedyrene.

Responder alltid positivt

Vær oppmerksom på din oppførsel gjennom hele intervjuet.

Siden administrative assistenter ofte grensesnitt svært nært med enkeltpersoner som de jobber for, er det viktig å være positiv, profesjonell og høflig til enhver tid.

Du vil at intervjueren ikke skal være i tvil om at det å jobbe med deg ville være en hyggelig opplevelse.

• Eksempel på svar:Jeg jobbet i resepsjonen i vårt byrå, og det var viktig at jeg gjorde et positivt førsteinntrykk for både nåværende og potensielle kunder. Jeg er en naturlig "kan gjøre" person, og mine vurderinger har regelmessig lovet kundeservice orientering.
• Eksempel på svar:Selskapet undersøker klienter etter samhandlinger, og navnet mitt konsekvent flater som en medarbeider som er nyttig, hyggelig og profesjonell. Min sjef har kommentert hvor ofte kunder ber om meg når jeg ringer til kontoret for hjelp.

Forbereder for intervjuet

En av måtene å forberede er å analysere stillingsbeskrivelsen for å prøve å få en følelse av om det er et bestemt ferdighetssett som posisjonen fokuserer på. For eksempel er det vekt på reiseplanlegging, prosjektkoordinering, daglig møteplanlegging, personlig assistanse eller noe annet? I så fall må du sørge for å understreke din mest relevante erfaring når du svarer på jobbspesifikke intervjuespørsmål.

Lag en liste over ferdighetene som er nevnt i stillingen, og vær så snill å legge til noen andre som du tror vil være anvendelige også. Så ta en titt på dine egne administrative og kontor ferdigheter, og matche dine kvalifikasjoner til jobben.

Dette vil hjelpe deg med å skreddersy svarene dine på den mest relevante måten til den aktuelle posisjonen.

Administrativ assistent Intervju Spørsmål og svar

Mens du forbereder deg, kan det være nyttig å vurdere spørsmål du kanskje blir spurt, og tenk på hvordan du rammer et svar, fremhever bestemte erfaringer og suksesser fra tidligere jobber.

• Hvilke datakompetanse har du, og hvilke programmer er du komfortabel med å bruke? - Beste svar
• Er du komfortabel med å bruke en telefon med flere linjer og håndtere et høyt volum av telefonsamtaler? - Beste svar
• På dette selskapet liker vi å tenke på oss selv som et team som samarbeider mot de samme målene. Hvordan føler du deg om å jobbe i et lagmiljø? - Beste svar
• Hvordan vil du føle tilsyn med to eller tre andre ansatte? - Beste svar
• Hva er din største styrke, og hvordan vil det hjelpe din opptreden i denne stillingen? - Beste svar

• Hva er din største svakhet? - Beste svar
• Hvordan håndterer du stress og press? - Beste svar
• Hva var det som å jobbe for din veileder? - Beste svar
• Hva forventer du av en veileder? - Beste svar
• Foretrekker du å jobbe uavhengig eller i et lag? - Beste svar
• Fungerer du bra med folk? - Beste svar
• Gi noen personlige eksempler på samarbeid. - Beste svar
• Resepsjonist intervju spørsmål: - Liste over spørsmål

Spørsmål å spørre intervjueren

Du bør også gjøre noen undersøkelser om selskapet, og være forberedt på å stille relevante spørsmål når muligheten oppstår. Det kan være nyttig å komme med noen spørsmål på forhånd som du kanskje spør, eller diskutere videre, hvis du ikke fikk sjansen tidligere i intervjuet.

Ofte vil dette være nær slutten av intervjuet, så det er viktig å la intervjueren (e) med et godt inntrykk. En fin måte å gjøre det på er å vise din interesse og forberedelse til jobbintervjuet ved å binde på spørsmål du ble spurt om noen egne spørsmål.

• Hva er ansvaret for denne stillingen?
• Kan du beskrive en typisk dag (uke) i denne avdelingen?
• Hva er styrken i denne avdelingen? Hva er svakhetene?
• Hva ville dine tidligere assistenter si var den beste delen av å jobbe for deg? Hva ville de si var det verste?
• I hvilken retning ser du at selskapet går de neste fem årene? Føler du at det er noen trusler mot suksess?
• Hvorfor forlot din siste assistent stillingen? Hva var hans / hennes styrker? Hva var hans / hennes svakheter? Hva gjør han / hun nå?
• Hvilke attributter har din beste assistent? Hva med din verste assistent?
• Hvor ofte blir ytelsesvurderinger utført? Hvem utfører dem?
• Hvilke ferdigheter er viktigst for deg i en administrativ assistent?
• Hvordan belønner du og oppfordrer folkene som jobber i avdelingen din?
• Er det noen pågående produksjonsproblemer i denne avdelingen?
• Hvordan har du behandlet personellproblemer tidligere?
• Hva er noen av de største utfordringene for en person i denne stillingen?
• Hva er det mest givende aspektet av denne stillingen, etter din mening?
• Fungerer du (Står firmaet / avdelingen) med medlemskap i faglige foreninger, og fortsetter faglig utvikling?
• Hva vil du beskrive som den rollen som administrativt ansatte på dette kontoret?
• Er det forventet overtid eller helgetid?
• Hva liker du mest om å jobbe for dette selskapet? Er det noen endringer du vil gjøre?
• Hva liker du minst om å jobbe her?
• Oppfordrer du avdelingen til å jobbe som et lag, eller konsentrere mer om individuelle bidrag?

Vær forberedt på flere stillingsintervjuer

I tillegg til jobbspesifikke intervjuespørsmål vil du også bli spurt mer generelle spørsmål om din arbeidshistorie, utdanning, styrker, svakheter, prestasjoner, mål og planer. Her er en liste over de vanligste intervju spørsmålene og prøve svar.