Svar på intervju spørsmål om håndtering av høyt volum

Når du søker om administrativ eller kontorlig stilling, vil et typisk intervjuespørsmål være "Er du komfortabel å bruke et telefonsystem med flere linjer og håndtere et høyt volum av telefonsamtaler?"

Klart vil du uttrykke at du er komfortabel med flere telefonlinjer. Det er lettere om du har håndtert høye anropsvolumer tidligere, men selv om du ikke har hatt den erfaringen, kan du fortsatt svare på spørsmålet på en trygg måte.

Eksempler på de beste svarene

Her er prøveintervju svar som du kan redigere for å passe dine personlige erfaringer og bakgrunn:

• Ja, jeg er komfortabel med å bruke flere telefonlinjer med høyt antall samtaler og har gjort det tidligere. Jeg er i stand til å holde samtalene skilt, og håndtere kundene på en vennlig, effektiv måte.
• Jeg har ikke håndtert flere telefonlinjer direkte, men jeg forstår viktigheten av å være høflig og effektiv, og jeg er en rask lærer.
• Jeg forstår at telefonkontakt ofte er den første samspillet som en kunde har med selskapet, og det første inntrykket er ekstremt viktig. Det er viktig å opprettholde en vennlig og profesjonell måte på telefonen til enhver tid.

Komponere dine svar om telefonsystemer

Start med å undersøke stillingsbeskrivelsen for stillingen du har søkt, og match dine kvalifikasjoner til jobben. Er det mulig å håndtere høyt volum som kaller en hvis kravene? I så fall kan du være sikker på at intervjueren vil spørre om din evne til å håndtere alle disse anropene. Selv om kravene ikke eksplisitt angir muligheten til å håndtere et stort antall telefonsamtaler, kan du satse på at det vil komme opp under intervjuet uansett.

Se på dine nåværende og tidligere jobber og lag en liste over telefonsystemene du har brukt. Tenk også på ubetalte eller frivillige jobber, studentjobber og opplæringsjobber du hadde der du besvarte telefonen. Du vil kanskje gjøre notater om telefonene for hvert element på CV-en din for å hjelpe deg med å svare på intervjuene dine.

Hvilket telefonsystem bruker jobben?

Du vil kanskje gjøre litt forskning før intervjuet for å se hvilket telefonsystem som brukes på kontoret. Det kan hjelpe deg med å forberede deg på et svar på spørsmålet. Hvis du ikke har brukt det bestemte systemet, bør det faktum at du utforsket hvordan det fungerer, fortsatt gi et godt inntrykk på intervjueren.

Men hvordan vet du hvilket system de bruker? Du kan spørre personen som setter opp intervjuet med deg. Du bør også merke hvilke telefoner som brukes når du kommer til intervjuet (hvis du kan se dem). Vær oppmerksom på hvordan telefonen besvares hvis du ringer for å bekrefte intervjuetid og sted, som gir deg innsikt i hva som forventes.

Her er en liste over spørsmål du kan forvente å bli spurt om dine erfaringer med telefonsystemer:

Hvilke telefonsystemer har du brukt?

Det er flere systemer, og du kan ikke huske hvilke du brukte. Du kan kontakte tidligere arbeidsgivere eller kollegaer og spørre. Forvent å bli spurt om noen av følgende spørsmål:

• Hvilke merker var de?
• Hvilke modeller av telefoner har du brukt?
• Hvor mange telefonlinjer har du håndtert på hver?
• Hva var det vanlige volumet av samtaler hver dag?
• Hvor ofte har du flere enn en ringer samtidig?
• Har du brukt et hodesett?
• Har du brukt en høyttalertelefon?
• Har du brukt et konferansesystem?
• Har du brukt et videosystem?

Hvilke telefonkunnskaper har du brukt?

Du vil kanskje røre opp CV-en din for å inkludere noen av disse ferdighetene, hvis du har dem. I tillegg kan intervjueren spørre om disse ferdighetene:

• Plassere innringere på vent
• Screening samtaler for veileder
• Plassering av samtaler for veileder
• Overføre og videresende anrop
• Konferansesamtaler - sette dem opp, plassere dem, administrere dem, delta i dem
• Talepostbehandling
• Tar meldinger

Kundeservice Telefonkunnskaper du har brukt

Håndtering av et høyt antall samtaler inkluderer mer enn å trykke på de riktige knappene. Du må uttrykke hvor godt du kan håndtere de som ringer også. Tenk på disse kundeserviceferdighetene før du går inn i intervjuet ditt:

• Håndterer sint eller frustrert innringere
• Frontline-telefon svarer på et stort kontor, og overfører innringere til de tiltenkte kontaktene
• Bruke passende forretningsmessige oppgaver og språk på telefonen
• Behagelig og respektfull håndtering av samtaler til og fra høyere nivå ledere og klienter