Topp jobbkvaliteter Kontoradministratorer trenger

Kontorledere tar ansvar for at hele kontoret eller komplekset av kontorer går jevnt. Dette kan omfatte oppgaver som å administrere og føre tilsyn med en eller flere administrative assistenter. Kontorforvaltere trenger vanligvis ikke spesialisert utdanning, men de trenger mye erfaring og velutviklede ferdigheter i både administrasjons- og ledelsesrollene.

Hvis du ønsker denne type arbeid, kan du dramatisk forbedre sjansene dine for å bli ansatt ved å vite hvilke av dine ferdigheter og erfaringer som skal fremheves under søknads- og intervjuprosessen.

Slik bruker du ferdighetslister

Se over følgende liste over etterspurte ferdigheter. Du kan oppleve at du har flere av dem enn du trodde. Bruk navnene på dine relevante ferdigheter som nøkkelord i ditt CV og følgebrev, slik at ansette veileder klart kan se at du har det de leter etter.

Les jobben nøye, så du vet hvilke ferdigheter som viktigst for din potensielle arbeidsgiver. Forskning bedriften slik at du forstår virksomheten og eventuell tillegg, relevant erfaring eller kunnskap du har å tilby.

Når du forbereder deg på intervjuet ditt, kom opp med minst ett bestemt eksempel på en gang du demonstrerte alle ferdighetene du forventer å diskutere. Ikke forvent den potensielle arbeidsgiveren å ta ordet ditt alene om din erfaring.

Viktige ferdigheter

Ikke alle kontoransvarlige stillinger krever nøyaktig samme ferdighetssett. Mye avhenger av hvor mange kontorsassistenter du må overvåke, hvor mange bruker kontoret du skal administrere, og hvilke typer programvare og andre systemer arbeidsgiveren bruker.

Noen ferdigheter eksisterer som praktisk talt alle effektive kontoransvarlige har og kan ikke klare seg uten. Du kan også se gjennom lister over ferdigheter oppført etter jobb og typer ferdigheter.

Administrative ferdigheter

Som kontorleder er du ansvarlig for å fullføre flere administrative oppgaver. Disse inkluderer ansettelse og avfyring av ansatte, gjennomføring av prestasjonsevalueringer, opplæring av nye ansatte og tilsyn med andre. Godkjenning av formelle rekvisisjoner, gjennomføring av generell forretningsvirksomhet og vedlikehold av papirarbeid og personopplysninger kan også falle inn i din jurisdiksjon.

Du må også planlegge, ta ansvar for postbehandling, planlegge og delta i møter. Du kan bli bedt om å utøve konfliktløsning, delegere arbeid og være en politikk og beslutningstaker også.

Analytiske ferdigheter

En del av jobben din vil være å finne måter å gjøre jobben din bedre. Hvis du kan identifisere ineffektivitet i hvordan kontoret ditt kjører og leverer løsninger, kan du kanskje spare arbeidsgiveren mye penger og spare kollegerne mye forverring.

En stor kontorleder vil kontinuerlig spørre seg selv, angående alle prosesser, praksis og prosedyrer, "er det fornuftig? Er dette det beste vi kan gjøre? "Det anbefales å ta med en liste over analytiske ferdigheter på ditt CV.

Nøyaktig

Som kontorleder stopper pengene med deg. Du vil være ansvarlig for å bestille riktig kontorrekvisita på en riktig måte, for å opprettholde registre nøyaktig og på en organisert måte, og for å holde oversikt over behovene og problemene til alle andre på kontoret. Hvis du gjør jobben din godt, ser kontoret ut til å kjøre seg selv. Hvis du får noen detaljer feil, kan andre ikke være i stand til å fullføre jobben sin.

Kommunikasjons ferdigheter

Som kontorsassistenter vil du ofte være en av de første besøkende du ser, og du kan til tider være den eneste de ser om en av fagfolkene som arbeider på kontoret din, er ute. Du må opptre som en effektiv resepsjonist samtidig som du utfører dine andre oppgaver.

Du kan også være det primære kontaktpunktet mellom ulike personer som bruker kontoret og muligens mellom kontoret og andre i samme organisasjon. Du må kanskje øve konfliktløsning og delegere arbeid. Alt dette legger til mye kommunikasjon, både skriftlig og muntlig, som alle må være nøyaktige, effektive, vennlige og profesjonelle til enhver tid.

Dataferdigheter

Det er viktig at kontoransvarlige har et bredt spekter av datakompetanse. Spesifikasjonene vil avhenge av din arbeidsgiver, men vanligvis involvere dataoppføring, regneark og generelle IT-oppgaver.

Administrerende kontorer kan innebære en enorm mengde ansvar. Kontorforvaltere jobber generelt på topp av en organisasjon, med hendene i alle aspekter av selskapet. Hvis denne sentrale rollen appellerer til deg, fortsett å gå gjennom ferdighetslisten for å se om dette kan være en karriere for deg.

Finansielle saker

Dine ansvarsområder kan omfatte bokføring, fakturering, budsjettering og regnskap. Du kan også være pålagt å håndtere lønn, små penger og QuickBooks oppføringer. Kvartalsvise og halvårsrapporter kan også falle inn i ditt pliktspørsmål. I det minste, hvis kontoret håndterer penger i det hele tatt, er du i siste instans ansvarlig for at det håndteres godt.

Lederskap Ferdigheter

Som veileder for hva som kan være en stor gruppe kontorassistenter, må du holde alle motiverte og koordinert. Du må gjøre samarbeid skje. Din jobb vil inneholde en standard for alle andres arbeid og sørge for at disse standardene er oppfylt. Ledende betyr ofte å hjelpe andre mennesker til å vokse i karrieren, og for å hjelpe folk selvstart og kommunisere godt med hverandre.

Sosiale ferdigheter

Mellommenneskelige ferdigheter spiller en stor rolle i å være kontoransvarlig. Du vil bli pålagt å ha en positiv holdning, hilse på besøkende og delta i samarbeid.

Diverse styrker

Kontorledere har en tendens til å ha et variert ferdighetssett som hjelper dem med å gjøre jobben sin effektivt. Dette inkluderer oppmerksomhet på detaljer, å være generelt fleksibel om støtten du gir, og å være pålitelig. Kontorforvaltere må også være nettverksbyggere, logiske tenkere, multi-oppdragsgivere og problemløsere. Tidshåndtering og organisering bør være den andre naturen til folk som tjener i denne rollen.