Grunnleggende prosjektledelse 101: Hva er det?

Prosjektledelse er en av de mest kritiske komponentene i en vellykket bedrift. Det påvirker inntekter og forpliktelser, og det samhandler i siste instans med kunde eller kundetilfredshet og oppbevaring. Firmaet ditt kan bare ha ett prosjekt i verkene om gangen, mens andre større bedrifter og enheter kan sjonglere flere prosjekter samtidig. Av sin natur er prosjektene midlertidige.

Prosjekter er et middel mot et mål, og målet vil til slutt bli nådd. Din virksomhet kan gå videre til et annet prosjekt … eller ikke. Det kan ha vært et engangsmål.

Prosjekter ber om et voksende behov i arbeidsstyrken. Prosjektledelsesinstituttet anslår at i løpet av perioden 2010-2020 vil over 15 millioner nye prosjektledelse stilles over hele verden.

Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse er ikke hele driften av din bedrift. Det er bare ett segment, et spesifisert prosjekt med en detaljert plan for hvordan du og din bedrift skal nå det målet. Det er en plan detaljert i en rekke trinn, hver av dem så viktig som de andre. Du må oppnå en til å gå videre til neste.

Tenk på prosjektledelse som en stige må du klatre. Du kan ikke hoppe til toppen. Du må ta det rung av rung for maksimal effektivitet. Teamet ditt må bruke verktøyene som er tilgjengelige for dem, samt deres kompetanse og kunnskap for å utføre hvert trinn og gå videre til neste.

Det er lett nok å si at du vil komme til boks A, så du skal ta 25 skritt i den retningen. Men du må også faktoroverveielse i prosjektplanen din, og du må sannsynligvis jobbe innenfor et budsjett. Du kan krype de 25 trinnene, eller du kan jogge. Det avhenger av hvor raskt du må komme dit for vellykket gjennomføring av prosjektet. Du kan spare penger ved å reise til fots, eller du kan leie en sjåfør. Det avhenger av budsjettet du har dedikert til prosjektet.

Det finnes ingen tilgang til alle størrelser, alle systemer, eller planer. Hvert prosjekt du og din bedrift takle vil mest sannsynlig ha sin tidslinje, mål og budsjett. Derfor er det så viktig å ha en kunnskapsrik, talentfull prosjektleder på plass for å lede showet.

Elementene til et prosjekt

En vellykket prosjektleder må samtidig håndtere fire grunnleggende elementer i et prosjekt. Disse elementene er sammenhengende.

• Omfang: Dette innebærer prosjektets størrelse, mål og krav.
• ressurser:Du trenger folk, utstyr og materialer på plass.
• Tid: Dette angir ikke bare hvor mye tid prosjektet vil ta samlet. Det må brytes ned i oppgavetid, avhengighet og kritisk bane.
• Penger:Ta en fast forståelse av kostnader, uforutsetninger og fortjeneste.

Det viktigste elementet: Omfang

Prosjektets omfang er definisjonen av hva prosjektet skal utføre og budsjetter for tid og penger som er opprettet for å oppnå disse målene. Enhver endring i omfanget av prosjektet må ha en tilsvarende endring i budsjett, tid, ressurser eller alle tre.

Hvis prosjektets omfang er å bygge en bygning for å huse tre widgets på et budsjett på $ 100.000, forventes prosjektleder å gjøre det. Hvis omfanget endres til en bygning for fire widgets, må prosjektlederen skaffe seg en passende endring av tid, penger og ressurser.

ressurser

Det er tre aspekter ved forståelse og styring av ressurser: mennesker, utstyr og materiale.

En vellykket prosjektleder må effektivt administrere ressursene til prosjektet, inkludert medlemmer av prosjektgruppen, leverandørpersonalet og underleverandørene. Han må sørge for at hans ansatte har de ferdighetene og verktøyene de trenger for å fullføre jobben, og han må kontinuerlig overvåke om han har nok folk til å fullføre prosjektet på fristen. Hans jobb er å sikre at hver person forstår oppgavene og prosjektfristene.

Seniormedlemmet i hver gruppe av ansatte rapporterer til prosjektlederen når han styrer direkte ansatte, men ansatte kan også ha en linjeleder som gir teknisk retning. I en matrisestyringssituasjon som et prosjektteam er prosjektlederens jobb å gi prosjektledelse til linjelederne. Administrering av arbeidskontraktsunderleveranser innebærer vanligvis å styre ledelsen for underleverandører, som i sin tur klarer de ansatte.

En prosjektleder må ofte anskaffe utstyr og materialer og administrere deres bruk så vel at teamet kan operere effektivt. Han er ansvarlig for å ha riktig utstyr og materialer på riktig sted i riktig tid.

Tid

De tre elementene i vellykket tidsstyring er oppgaver, tidsplan og kritisk bane.

Bygg prosjektplanen ved å liste, i rekkefølge, alle oppgavene som må fylles ut. Noen må gjøres i rekkefølge mens andre kan overlappe eller gjøres i tandem. Tilordne en varighet til hver oppgave. Fordel de nødvendige ressursene. Bestem forgjengere - hvilke oppgaver må fylles ut før andre - og etterfølgere, oppgavene som ikke kan starte før hverandre oppgaven er fullført. Dette aspektet av prosjektledelse er noen ganger referert til som fossen ledelse fordi en oppgave følger en annen i mer eller mindre sekvensiell rekkefølge.

Prosjektstyringsprogramvare kan forenkle oppgaven med å opprette og administrere prosjektplanen.

Noen oppgaver har litt fleksibilitet i de påkrevde start- og sluttdatoene. Dette kalles "float." Andre oppgaver har ingen fleksibilitet. De har null flyte. En linje gjennom alle oppgavene med null float kalles kritisk bane. Alle oppgaver på denne banen - og det kan være flere parallelle baner - må fylles ut på tide hvis prosjektet skal komme inn innen tidsfristen. Prosjektlederens viktigste tidshåndteringsoppgave er å overvåke den kritiske banen.

Penger

De tre overvektene i å håndtere penger er kostnader, uforutsetninger og fortjeneste.

Hver oppgave har en kostnad, enten det er arbeidstiden til en dataprogrammerer eller kjøpesummen på en betongkubikk. Hver av disse kostnadene anslås og utgjøres ved utarbeidelse av prosjektbudsjettet.

Noen estimater vil være mer nøyaktige enn andre. Prosjektbudsjettet bør derfor inkludere en beredskapsavgift - penger satt til side i budsjettet "bare i tilfelle" er den faktiske kostnaden av en vare vesentlig forskjellig fra estimatet.

Fortjeneste er pengene selskapet ønsker å gjøre fra oppgaven. Det er lagt på toppen av kostnaden.

Så et prosjektbudsjett består av den anslåtte kostnaden, pluss beredskapet, pluss eventuell fortjeneste. Prosjektlederens jobb er å holde den faktiske kostnaden til eller under estimerte kostnader og for å maksimere det overskuddet selskapet tjener på prosjektet.

Prosjektledelse er en kunst og en vitenskap

Vellykket prosjektledelse tar praksis. Disse ideene kan gi deg en grunnleggende forståelse av prosjektledelsen, men anser det bare som en begynnelse. Hvis din jobb eller karrierevei inkluderer prosjektledelse, og hvis du vil forbedre dine ferdigheter, snakk med vellykkede prosjektledere, les og praktiser. Prosjektledelse kan være en veldig givende karriere.