Planlegg et prosjekt med grunnleggende verktøy for prosjektledelse

Vår arbeidsverden er i økende grad en verden av prosjekter. Prosjekter er hvordan vi utvikler nye produkter, gjennomfører strategiske tiltak, og gjør alt som er nytt i en organisasjon.

Per definisjon er prosjekter midlertidige og unike tiltak, i motsetning til vanlige operasjonsaktiviteter. Mens mange bedrifter stoler på trente, sertifiserte prosjektledere for å lede sine tiltak, er prosjektkunnskaper i økende grad påkrevd for alle fagfolk. Denne artikkelen gir en introduksjon til å planlegge et prosjekt for enhver profesjonell interessert i å vedta praksis som fungerer så godt for profesjonelle prosjektledere.

Ta deg tid til å definere og planlegge ditt prosjekt

Prosjektledere forstår at en stor del av den totale prosjektvarigheten blir brukt i planleggingen. Mange av oss har en tendens til å skynde seg for å starte arbeidet, som i prosjektprosjektene ligner på å hoppe på lesing av instruksjonene på det nye møbelet du kjøpte fra en av de "samle det selv" -handlerne. Sjansene er at rush å gjøre arbeidet uten å lese instruksjonene vil skape noen alvorlige problemer på et tidspunkt i din innsats.

I stedet for å rushing rett inn i arbeidet, er det viktig å spikre ned noen kritiske problemer:

1. Hva lager du egentlig? Vær så spesifikk som mulig.
2. Når må den fylles ut av?
3. Hvilke ressurser (personer, utstyr og budsjett) har du tilgang til, for å fullføre prosjektet?

De tre ovennevnte elementene er de grunnleggende komponentene i en omfangserklæring. Hver prosjektleder jobber for å avklare omfanget før arbeidet påbegynnes.

Scoping selskapet Holiday Party Initiative

Et utvalgsoppdrag for selskapets feriefest kan lese som følger:

Vårt mål er å planlegge og levere et selskapsferiefest for 100 ansatte og deres betydelige andre før utgangen av desember til en pris som ikke overstiger $ 10.000. Vår planlegging og koordinering vil bestå av 4 medlemskomiteen med tilsyn av konsernsjef.Partiet vil inneholde en åpen bar, belagt måltid, dessert og underholdning.

Bare ta deg tid til å lage den enkle, men viktige utsagnet, gir kraftig veiledning for teamet som er involvert i prosjektet. Alle forstår prosjektets art, tidsrammen, ressursene og budsjettet.

Bryt avstanden inn i diskrete arbeidsblokker

Prosjektledere lager noe som kalles en arbeidsavbruddstruktur for å beskrive i klare, handlingsbare termer, alt arbeidet i prosjektet som må fylles ut av noen i en bestemt tidsramme. I din situasjon kan arbeidsnedbrudd omfatte:

• Identifiser plassering.
• Bekreft tilgjengeligheten på rommet og lås det inn med et depositum.
• Velg matalternativer.
• Bekreft linjen og hva linjen inneholder.
• Identifiser dessertalternativene.
• Opprett og distribuer invitasjoner med matvalg.
• Fullfør matvalg basert på returnerte invitasjoner.
• Bestem av typen underholdning.
• Gjennomgå alternativer for underholdning og velg.
• Bekreft spisestuen oppsett.
• Kjøpe bord gaver til gjester.
• Koordinere og levere arrangementet.

Prosjektledere vil utvikle denne sammenbruddet av prosjektets arbeid uten hensyn til ressurser eller timing, men mer i brainstorming format. Når alt arbeidet som er nødvendig for å oppnå prosjektets omfang er blitt identifisert, er det på tide å sette det i orden, tildele ansvar og be om tids- og kostnadsestimater fra gruppemedlemmene dine.

Opprette prosjektplanen fra arbeidsavbrudd

Etter at du har fullført den enkle arbeidsbrudd som er identifisert på forrige side, må du nå:

• Bekreft at alle de viktigste elementene for å oppnå prosjektets omfang er identifisert.
• Bekreft hvem som skal håndtere hvilke arbeidsobjekter og opprett en ansvarsmatrise som beskriver de ansvarlige partiets store arbeidsoppgaver.
• Be om at hvert lagmedlem vurderer sine oppgaver, identifiser tids- og kostnadsestimater, noter tidsfrister, oppsummer ressursbehov og sørg for at de har grundig vurdert arbeidet de må ha ansvar for.

Når de ovennevnte trinnene er fullført, bør prosjektgruppen jobbe sammen for å ordne hendelsene i riktig rekkefølge, og notere konflikter for ressurser eller mulige planleggingsutfordringer. En prosjektleder vil fullføre dette trinnet ved å utvikle et nettverksdiagram, beregne den kritiske banen og deretter planlegge ressurser, ofte ved hjelp av dataprogramvare.

For ditt mindre prosjekt ved hjelp av uformelle metoder, kan det være alt som er nødvendig å legge ut elementene i sekvensen etter en enkel post-it-notatype. Denne prosessen vil gi deg mulighet til å utvikle et komplett bilde av trinnene som er involvert og tidsfrister for planlegging og levering av et flott feriefest!

La arbeidet begynne

Nå som du har tatt deg tid til å riktig utvide prosjektet, identifisere de viktigste oppgavene, ordne oppgavene og evaluere tid og ressursbehov, er du forberedt på å sette teamet til å jobbe med deres tildelte ansvar. Din rolle som den uformelle prosjektlederen er å overvåke arbeidet, støtte gruppemedlemmene og bidra til å identifisere og løse utfordringer som de oppstår. En god prosjektleder møtes regelmessig med gruppemedlemmene for å vurdere fremdrift og identifisere og navigere framvoksende risikoer.

Bunnlinjen

De samme tilnærmingene som er skissert ovenfor, kan brukes på alle prosjektforhold i avdelingen eller forretningsenheten. Utvikle et klart omfang, identifisere arbeidet, tilordne ressurser, utvikle estimater og en tidsplan, og deretter overvåke og kontrollere arbeidet. Din praksis vil bli anerkjent og verdsatt av de profesjonelle prosjektledere på arbeidsplassen din, og resultatene dine vil bli mye bedre enn å bare hoppe inn i arbeidet uten å tenke på det.