Fordeler og ulemper med 3 prosjekt organisatoriske strukturer

Måten organisasjonen din er strukturert på, påvirker hvordan du administrerer og driver prosjekter. Det kan også påvirke hvor mye autoritet og nå deg, må jobbe som prosjektleder.

Det er tre vanlige organisasjonsstrukturer, og prosjektledere jobber i alle dem: funksjonell, prosjekt og matrise. La oss ta en titt på fordelene og ulempene for hver, slik at du vet hva du står overfor når du går med i en ny struktur.

Funksjonell organisasjonsstruktur

I en funksjonell organisasjonsstruktur jobber prosjektlederen og alle ressursene i samme bedriftsavdeling, som salgs- og markedsavdelingen. Generelt har funksjonell leder mer myndighet enn prosjektleder.

Fordeler

Den funksjonelle strukturen gir deg minst strøm som prosjektleder, men tilbyr mange andre fordeler:

• Det fungerer bra for små lag og små prosjekter fordi funksjonen har full kontroll over lagmedlemmene og andre ressurser som kreves.
• Du kan lett få tilgang til eksperter du trenger fordi de er i samme funksjonelle område.
• Det er raskt å få alle sammen til å løse problemer knyttet til prosjektet.
• Du kan begrense prosjektkommunikasjonsverktøyene du trenger å bruke fordi teamet er relativt lite og enkelt.
• Du får ofte entusiastiske teammedlemmer som er ivrige etter å jobbe på prosjektet fordi det gir dem karriere muligheter. Prosjektarbeid kan være en fin måte å motivere laget ditt på.

• Hvis du overfører prosjektet til et funksjonelt team, blir det det funksjonelle teamet du jobber i, noe som kan gjøre det enklere å lukke et prosjekt.

ulemper

Selv om denne strukturen har mange fordeler, kan du også vurdere noen ulemper:

• Arbeid foregår i en silo, noe som kan bety at du ikke har tilgang til personer utenfor din funksjonelle divisjon.
• Mennesker på prosjektgruppen kan være mer lojale mot avdelingen eller lagleder enn deres arbeid på prosjektet, noe som kan skape konflikter.
• Et stort prosjekt kan ende opp med en funksjonell prosjektleder for hver funksjon. Det kan føre til at arbeidet faller gjennom sprekker hvis alle prosjektledere ikke arbeider harmonisk sammen.
• Funksjonsarbeid kan isolere ved at du ikke har mulighet til å samarbeide mye med selskapet. Opprettholde et strategisk fokus kan være vanskeligere.

Prosjekt Organisasjonsstruktur

Dedikerte lag er satt sammen for å jobbe med prosjekter i en prosjekt organisasjonsstruktur. Prosjektlederen har sannsynligvis ledelsesansvar for prosjektgruppemedlemmene. Eksempler på dette vil inkludere store byggebygg, men også bedriftsinitiativer som krever et dedikert lag. Prosjektlederen har endelig autoritet, rapporterer til prosjektsponsor og prosjektstyret. Individer på samarbeidet direkte for prosjektlederen.

Fordeler

Den åpenbare fordelen med en prosjektstruktur er at du har mer kontroll over laget, men også andre fordeler er på plass.

• Lag kan ha en sterk identitetsfølelse. Det er den enkleste strukturen for å skape en sterk lagkultur.
• Hele laget er fokusert på lagets mål, så lojalitetskonflikt eksisterer med dagjobben for de som jobber med prosjektet. Deres dag jobb er prosjektet.
• Ressurser er dedikert til prosjektet, så det er mye lettere å planlegge arbeidet. Du vet når lagmedlemmene er tilgjengelige, og det er ingen risiko for at de vil bli trukket av med kort varsel til forretningsmessig arbeid for en annen leder.

• Prosjekter som kjøres i denne strukturen, er gode miljøer for å forbedre prosjektledelsesferdighetene dine, samt flere tekniske lederskapsfunksjoner.

ulemper

Prosjektstrukturen er den enkleste å jobbe med, men har fortsatt noen ulemper.

• Å ha et team dedikert til ett prosjekt er en dyr forpliktelse. Det har en tendens til å være et alternativ bare på store prosjekter.
• Hvis du fjerner folk fra deres funksjonelle jobber, kan de få det vanskelig å gå tilbake, spesielt hvis prosjektet er langt. Prosjektarbeid strekker seg, og tilbake til det du gjorde før en periode som jobber i et tverrfaglig miljø på et nytt utfordrende prosjekt, er ikke et attraktivt potensial for mange mennesker. Behandlingen av teamets overgang når du lukker et prosjekt blir enda viktigere.

• Noen ganger kan lukking av et prosjekt bety at du mister jobben din hvis virksomheten har gått på og en annen rolle ikke er tilgjengelig for deg.
• Av deres natur suger dedikerte lag opp ressurser til å jobbe med bare én ting. De kan begrense antall prosjekter selskapet kan gjøre hver gang, spesielt når ulike prosjekter krever de samme ferdighetene.
• Prosjektledere i denne type strukturen gjør også linjestyring for deres lag, noe som betyr å bruke tid og krefter på menneskelige ressursoppgaver som du ikke trenger å gjøre i andre strukturer. Hvis du liker dette elementet i å jobbe med mennesker, kan denne faktoren være en fordel.

Matrise organisasjonsstruktur

Det tredje alternativet er en matriksstruktur. Ressurser deles på tvers av både forretnings- og vanlig arbeid og prosjektarbeid. Det kan bety at du har to ledere eller "dotted-line" -ansvar til en prosjektleder, samt til teamlederen. Den funksjonelle styringslinjestrukturen er normalt på plass først, og prosjektlederen tar den stiplede linjen.

Denne strukturen deler kraft og myndighet mellom funksjonell eller divisjonsteamschef og prosjektleder. Du må bruke dine forhandlingsferdigheter til full kraft.

Fordeler

Matrise strukturer er svært vanlige fordi de tillater ledere å gjøre fleksible valg med hvordan folk bruker sin tid. Du vil sannsynligvis jobbe i matrisemiljø på et tidspunkt i din karriere. Fordelene ved denne strukturen er som følger:

• Ressurser brukes effektivt og kan bevege seg mellom prosjekter etter behov.
• Du kan jobbe med mange forskjellige ting, noen ganger parallelt - selv om dette poenget kan argumenteres som en ulempe også.
• Lag og enkeltpersoner kan være veldig lydhør. Hvis et nytt prosjekt følger med som må prioriteres, er det lett nok å svinge og plutselig fokusere på noe annet. Du kan ikke gjøre det enkelt i en prosjektstruktur, noe som tar lengre tid å oppløse og omgruppere.
• Strukturen krever at alle bruker samme prosjektledelse livssyklus og metodikk, så det er enkelt å flytte mellom prosjekter. Folk kan bli med i et prosjektteam med relativt lite ombord påkrevd når terminologien og prosessene er vanlige.

ulemper

Som med alle oppsett, har denne også sine fallgruver. Til tross for at det er en felles struktur, har ikke mange moderne arbeidsplasser sprakk problemene med overbelastning. Å gi enkeltpersoner for mye å gjøre kan være enkelt hvis du ikke har systemer på plass for å administrere og overvåke hele arbeidsbelastningen. Andre ulemper er som følger:

• Konflikten mellom prosjekter er vanlig fordi du kanskje kjemper for de samme ressursene som et annet prosjekt.
• Det andre prosjektet kan ha inngjerdet de beste ressursene - de mest hensiktsmessige med de rette ferdighetene - eller deres linjeleder kan ikke gjøre dem tilgjengelige for prosjektarbeid.
• Det kan være noen konflikt mellom forretningsmessige oppgaver og prosjektarbeid for enkeltpersoner, spesielt når begge ledere gir dem ulike prioriteringer.
• Ressurser kan ha en konflikt om hvilken utviklingsbane de tar for deres fremtidige karrierer. Selv om du kanskje vet at du vil være i prosjektledelse, kan du ha muligheten til å gå videre til en mer senior funksjonell rolle eller en mer prosjektorientert rolle. Men å ha mange karrieremuligheter er en god ting, selv om det gjør for vanskelige beslutninger.

En organisasjonsstruktur som fungerer perfekt for alt arbeid som vanlig, fungerer ikke alltid for prosjekter, og du må klare deg i det miljøet du jobber med. Å få litt erfaring i hver av disse strukturene er en god ide, slik at du kan oppleve dem på førstehånds. Det vil hjelpe deg med å bestemme hvilket miljø som passer deg best og passer dine ferdigheter og preferanser. Deretter kan du ta et informert valg hvis du har mulighet til å bestemme ditt fremtidige arbeidsmiljø.

Å forstå fordelene og ulemperne i hvert prosjekt organisasjonsstruktur gir deg en sjanse til å finne ut hvor best å bruke tid og innflytelse for å få mest mulig ut av laget ditt og hjelpe prosjektet med å konkludere med suksess.