Fordeler og ulemper med å bringe din egen enhet (BYOD) -politikk

En bringe din egen enhet (BYOD) Politikk er et problem for nå og for fremtiden. Før dagene med smarttelefoner og bærbare datamaskiner var ideen om at du skulle be en medarbeider å ta med eget utstyr for arbeid, latterlig. ("Vi vil gjerne tilby deg jobben som sekretær, Miss Jones, men vær så snill å gi din egen skrivemaskin til jobb.")

Men i dag har alle en iPhone i lommene og en bærbar PC på skrivebordet, så mange bedriftsledere tenker på hvorfor de skal betale for en telefon eller laptop når ansatte allerede har dem? Derfor finner du utseendet Bring Your Own Device-selskapet.

Hvis du tenker på å implementere en BYOD-policy, tenk på fordeler og ulemper. Her er fordeler og ulemper for deg å vurdere når du tenker på den beste retningen for din bedrift.

Pros av en BYOD-policy

Koste: Du vil oppdage at kostnadene ved å kjøpe telefoner og bærbare datamaskiner for hver ansatt er skyhøye. Hvis du spør ansatte til å ta med seg, sparer du en bokstavelig formue. Du kan komme inn i en ansatt som ikke eier en smarttelefon, men de fleste gjør det allerede.

En fersk undersøkelse fra Pew Research fant at 77 prosent av amerikanske voksne allerede har en smarttelefon, med 92 prosent av 18-29-åringer som eier en.

convenience:Ansatte kan holde en telefon i lommene og trenger ikke å bekymre seg for å ta vare på to enheter. Arbeid e-post, hjemme e-post, er alt sammen. Du vet at du alltid kan nå dine ansatte fordi de alltid har telefonen med dem.

Hver ansatt liker sitt eget utstyr:Hvis John liker iPhones og Jane liker Androids, kan begge gjerne bruke sitt foretrukne system. De trenger ikke å lære nye systemer. Ofte, hvis firmaet ditt betaler for å installere Microsoft Office eller Photoshop, eller hvilken programvare den ansatte trenger for arbeid på en ansattes personlige bærbare, er medarbeideren glad for å ha programvare for personlig arbeid også.

Ansatt har ingen læringskurve for nytt utstyr fordi medarbeideren allerede forstår hvordan man bruker egne elektroniske enheter. De kan hoppe inn på dag ett for umiddelbar produktivitet.

Oppdatert teknologi: Det er en stor kostnad for ethvert selskap å oppdatere utstyr, men ansatte er ofte mer motiverte å betale for å erstatte telefon eller bærbar PC med den nyeste tilgjengelige enheten. Dette er en velsignelse for ditt firma da utstyret oppdateres raskere enn det ville hvis selskapet måtte betale for det.

En følelse av eierskap: Hvis du mister bedriftens telefon, er det vondt, men selskapet vil gi deg en ny. Hvis du mister din egen telefon, slutter verden. Derfor er ansatte mer tilbøyelige til å holde kontroll over utstyret fordi det egentlig tilhører dem. De mister ikke bare et stykke plast, de mister sine bilder, deres minner og hva som kan føles som deres høyre arm.

Ulemper med en BYOD-policy

IT-støtte: Hvis hver medarbeider har en standard problem datamaskin, nettbrett og telefon, er det lettere for IT-avdelingen å støtte og fikse enhetene. Hvis alle har sin egen, kan det bli komplisert å holde elektronikken i funksjon. Hvis du trenger å installere tilpasset programvare, vil den fungere på alles enheter? Hva om Jane ikke er villig til å oppdatere sin laptop? Hva om John ønsker å kjøre Linux mens alle andre kjører Windows?

Sikkerhet: Hvilken type data genererer og bruker organisasjonen din? Det er enkelt å lage regler om hvordan ansatte skal bruke selskapsenheter, men det er ikke så lett å fortelle de ansatte at de ikke kan la 13-åringen skrive skolepapir på egen bærbar PC. Hva skal du gjøre for å sikre at bedriftens informasjon blir holdt sikker?

Hva skjer når en ansatt forlater jobben din? Du vil fjerne fortrolig informasjon fra en hvilken som helst medarbeider når de forlater selskapet. Men du vil ikke slette deres personlige opplysninger. Ingen er glad hvis du sier, "Det må tørke alle bildene dine og og dokumenter fra datamaskinen for å være sikker på at du ikke tar konfidensiell informasjon."

Du må bestemme hvordan du vil sikre din konfidensielle informasjon før en ansatt godtar å bruke utstyret sitt til arbeid. Sørg for at du klart oppgir hva du skal gjøre med klassifisert informasjon på enheten, eller du har problemer når en ansatt forlater.

Hva skjer med et telefonnummer når en ansatt forlater? Hvis Jane er en selger som bruker sitt personlige telefonnummer til arbeidsformål når hun slutter og flytter til din konkurrent, har alle hennes klienter fortsatt telefonnummeret sitt i deres journaler.

Når de ringer, svarer hun, og Jane vil ha en mye lettere tid til å flytte de klientene til sitt nye selskap. Selv om Jane skrev en konkurranseavtale, hvis kundene kommer til Jane, kan du ikke lovlig stoppe dem. Så lenge Jane ikke forfølger kundene, er hun klar.

Konklusjoner om BYOD-retningslinjer

Er en BYOD-policy rett for din bedrift? En BYOD-policy kan fungere bra for din bedrift. Men gjør ikke beslutningen basert utelukkende på bekvemmelighets- og kostnadsfaktorer. Tenk på hvordan en BYOD-policy vil påvirke virksomheten din og tenke på hva dine ansatte vil ha.

Se fremover og ta beslutninger om hvordan du håndterer enhetene når en ansatt forlater organisasjonen. En BYOD-policy kan bidra til å gjøre virksomheten din til suksess - spesielt for små bedrifter - men det er bestemte ulemper du trenger å identifisere og administrere.

--------------------------------------

Suzanne Lucas er frilansjournalist med spesialisering på Human Resources. Suzanne arbeid har blitt omtalt i notater publikasjoner, inkludert Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.