Fremgangsmåte for å tilpasse kommunikasjonen din for hver målgruppe

Hvis du håper å kommunisere med folk på en måte som deler informasjon, og spesielt endrer atferd og har en alvorlig innvirkning, må du kjenne publikum. Det er et grunnleggende prinsipp for god kommunikasjon. Å forstå perspektivet til menneskene du snakker med, hjelper deg til å bli en bedre presentatør og Human Resources profesjonelle.

Kjenn publikum. Vet hva de bryr seg om. Vet hva de vil høre. Og ved å kjenne dem og fokusere på meldingen, kan du vise dem at du er en ressurs. Du engasjerer publikum og har større innflytelse.

Problemet? Å vite publikum tar tid, og det er alltid lettere å gjøre en hjernefylling av alle de tingene du kjenner eller vil fortelle publikum om et emne. Tenkende kritisk om hva publikum ønsker eller trenger å høre, er tøffere.

Mange HR-fagfolk blir opptatt av å gi publikum et alt de burde vite eller gjøre om et problempresentasjon. Du vet at du har falt inn i denne fellen når du finner deg selv å sette punktposter på lysbilder i stedet for å tenke på:

• hva publikum virkelig bryr seg om,
• hva dine viktigste poeng er, og
• hvordan å kartlegge dem inn i en klar historie som skaper en engasjerende snakk.

Den andre fellen som mange HR-fagfolk faller inn i, er å gjenta den samme presentasjonsdagen i og dag ut til forskjellige målgrupper. Problemet er at ulike målgrupper bryr seg om og svarer på forskjellige ting, så hvis du vil være engasjerende, må du tilpasse meldingen hver gang du snakker.

Slik sørger du for at du tilpasser meldingen, skjærer gjennom støyen og holder publikum engasjert med det du forteller dem, uansett hvem eller hvor de er. Disse fem viktige påminnelsene vil sikre at dine ord oppnår de virkninger de fortjener - når du vinner publikumets fulle oppmerksomhet og engasjement.

Vet hva publikum bryr seg om

Publikum vil ikke bryr seg om hva du sier før du har vist at du bryr deg om dem. Når du planlegger presentasjonen din, spør hva er utfordringene og behovene til ditt forventede publikum? Hva er de tre til fire hovedspørsmålene eller problemene i deres sinn om emnet ditt?

Hvis du ikke vet, spør noen få personer som skal delta i presentasjonen din, spør avdelingslederen, eller, hvis ingen informasjon er tilgjengelig, gjør ditt beste gjetning.

Deretter starter du presentasjonen ved å minne deg om dine identifiserte bekymringer. Si, "Jeg vet at flere av dere har lurt på fordelene våre, eller" Jeg forestiller meg at disse tre tingene er det du virkelig ønsker å komme deg ut av dette verkstedet."

Når du snakker først om publikum og deres problemer og behov som du vil adressere i din samtale, demonstrerer du at du bryr deg om dem. Det gjør at folk vil lytte.

Kart ut dine hovedpoeng for målgruppen din

De fleste HR-presentasjoner føles som en informasjonsdump, ikke en klar historie med et sett hovedpoeng. HR-fagfolk vet vanligvis mye mer enn andre mennesker vil ha eller trenger å vite om noe som er nødvendig.

Forfattere Chip and Dan Heath, i boken "Made to Stick", kalte dette "forbannelsen om kunnskap." Når var siste gang du følte at en presentasjon var for kort eller dekket for lite informasjon? Sannsynligvis sjelden hvis noensinne.

De som ser ut som presentere, de som blir hørt og har innflytelse, starter ved å anerkjenne problemet med publikum som de hjelper til med å løse. Da, når de forbereder sin presentasjon, skiller de må vite fra det hyggelige å vite.

Ta halvparten av hva som helst forberedelsestid du må fokusere på hjertet av presentasjonen din og hva publikum trenger å vite som vil hjelpe dem. Den beste måten å bryte "forbannelsen til kunnskap" er å fokusere på det som er viktigst for både deg og publikum.

Kart presentasjonen din ut på en tavle eller et stykke papir, eller bruk et sett med klebrig notater. Hvilken rekkefølge av poeng er best? Er det en ordre til de punktene som vil gi mer mening for publikum? Hvordan relaterer dine poeng til hverandre? Gjør dem tydelige. Hvis de ikke gjør det, fortell folk: "Her er et helt annet, men viktig tema."

Fortell historier og bruk eksempler Publikum vil finne Relatable

I tillegg til å prøve å presentere for mange ting på en gang, høres for ofte HR-presentasjoner abstrakt og uavhengig av dagliglivet og arbeidet til publikum. Hva skjer da er at folk tune ut, sitte gjennom snakkene, anta at det ikke handler om dem, og ikke ta noe. Dette gjør presentasjonen sløsing med sin tid og din.

For å forholde seg til dem, for å hjelpe dem til å handle, trenger folk ideene som er jordet i historier og eksempler. Menneskelige hjerner er koblet til å forholde seg til historier og å huske dem. Så, dekke færre poeng - bedre - med mange eksempler. Og når det er mulig, gjør eksemplene fra avdelingen og deres daglige erfaring på jobb.

Fortell historier om hvordan du bruker ideen du deler. Enten det er hvordan du løser et kompensasjonsproblem, hvordan du gir tilbakemelding, hvordan du registrerer deg for visjonen din, eller hvordan den nye organisasjonen er forskjellig fra den gamle, fortell historier. Gjør broen klar mellom emnet og deres liv og interesser.

Vis, ikke bare fortell målgruppen din

Et bilde er i tusen tilfeller verdt tusen ord. Videoer blir normen for effektiv kommunikasjon. I dag med tilgjengelige videoverktøy bruker præsentasjoner som bruker for mye tekst ofte unnskyldninger. De sier, "Men jeg må kommunisere veldig spesifikk informasjon." Eller "Mitt publikum vil bedre kunne fordøye denne kompliserte ideen hvis jeg skriver den ned." Nei, det gjør du ikke, og nei, det vil de ikke.

Med mindre målet ditt er å bore, fremmedgjøre og undervhelme publikum, og ikke ha noen innflytelse i verste fall, kutte teksten. Send den i en oppfølgings-e-post, eller del den i en Google-doc. Bildene du bruker trenger å støtte historien, ikke bli skriptet ditt. Når du har ditt klare sett med hovedpoeng og en god flyt støttet av historier og eksempler, bør du bare lansere et presentasjonsverktøy.

Ellers slutter du med lysbildene dine som tjener dobbelt plikt som høyttalernotatene dine. I så fall burde du bare ha sendt presentasjonen i stedet for å kaste bort publikums tid.

Tilpass og forbedrer ved å kjenne målgruppen din

Når du har opprettet en god presentasjon som visuelt støtter hovedmeldingen, har du friheten til å skreddersy den til hvert publikum du tjener. Du kan gjøre poenget ditt og deretter spørre høyt, "Så hvorfor bør du bryr deg om dette?" Og skreddersy ditt svar til publikum som står foran deg. Hva dine markedsføringsmedlemmer bryr seg om, kan være svært forskjellige fra dine utviklingspersonelles behov.

I mange år med å gi opplæring og presentasjoner for ledere på dusinvis av organisasjoner som Apple, Oracle, SAP og T-Mobile, har kraften i et enkelt sett med meldinger vist seg. Når meldingene ble støttet av enkle bilder og levert av en fokusert presentatør som kunne lage klare poeng og koble dem til det daglige livet til publikum, skjedde kommunikasjon. Og er det ikke poenget med å lage en presentasjon?

----------------------------------------

Tobey Fitch er en administrerende partner hos Fitch Associates. Han har tidligere bidratt til publikasjoner, inkludert Entreprenør.