Når kan du lovlig dokke en fritatt arbeidstakers lønn?

For at du skal klassifisere en ansatt som lønnsom fritatt - det er unntatt fra reglene i Fair Labor Standards Act, inkludert overtid - må du møte mange forhold. De faktiske oppgaver som en medarbeider utfører, må falle under en av fritakskategorier, for eksempel salg utenfor, ledelse eller administrasjonsfritak.

Men en ordentlig stillingsbeskrivelse er ikke det eneste som kreves for at en ansatt skal være fritatt for overbetaling: Arbeidsgiver må motta samme lønnssjekk hver lønnsperiode.

Dette betyr at lønnslisten er den samme om en arbeidstaker jobber fem timer eller 55 timer i uken. Ledere kan ikke trekke lønn fra en fritatt arbeidstaker når hun tar lange lunsjer eller kommer sent på jobb.

Men ansatt har ikke krav på en krone mer i lønnsslippet for å sette inn en 80-timers uke for å møte en frist. (Bedrifter kan absolutt gi ansatte bonuser, og i situasjoner som involverer nærtidsfrister eller når man tar opp slakk for en avgangstaker, oppfordres bonuser og annen anerkjennelse.)

Denne regelen er vanskelig og rask. Når du begynner å trekke fra en fritatt ansattes lønnsslipp, har du nettopp gjort henne ikke-fritatt. Hun er nå berettiget til overtid lønn går bakover og fremover. Dette er ikke en feil du vil gjøre.

Men kan du noen gang trekke lønn fra en fritatt arbeidstakers lønnsslipp? Noen få ganger eksisterer.Her er fem ganger når du kan trekke lønn fra en fritatt arbeidstakers lønnsslipp.

1. Første og forrige uke

Du må bare betale ansatte for de dagene som ble jobbet på første og forrige uke. Hvis lønnene dine går fra mandag til søndag, med en to-dagers helg, og din medarbeider starter onsdag, må du bare betale henne for onsdag, torsdag og fredag. På samme måte, hvis hennes siste arbeidsdag er onsdag, må du bare betale for mandag, tirsdag og onsdag.

Ellers, hvis en ansatt jobber en delvis uke, uansett grunn, må du fortsatt betale hele uken, med mindre det kvalifiseres under et annet tillatelse (se neste fire under).

2. Fradrag ordnet av en domstol

Dette er ikke ekte fradrag-den ansatte tjener fortsatt samme mengde penger; Det er bare at hennes lønnsslipp er mindre. Hvis hun er under en rettskjennelse for barnebidrag, underholdsbidrag eller for å betale av gjeld, kan du (og må) trekke fra det loven krever og gi pengene til hvor domstolene retter det.

Ofte, med disse rettene bestilt fradrag, er ansatte ikke fornøyd med hva du gjør med dem. Pass på at du gjør det smertefullt for din ansatte at du bare følger loven og må gjøre det som domstolene har bestilt. Husk at du faktisk ikke dokking hennes lønn; du betaler bare noen av regningene sine automatisk.

3. En hel dag av (ferie)

Hvis din ansatt har brukt opp hele ferien og ønsker å ta en fridag, er det mulig for henne å ta fridagen. Du trenger ikke å betale henne for den dagen hvis fristen er for en ikke-sykdomsrelatert fridag. Det er lik en feriedag, ikke en syk dag.

Selvfølgelig, uansett om du tillater denne ubetalte fristen, er det opp til deg. Hvis du gir den ubetalte dagen (eller dager) av, må du påminn din medarbeider om at de ikke skal gjøre noe arbeid på disse dagene. Å gjøre så mye som 15 minutter arbeid kan utløse berøring veggen regel. Fordi unntatte ansatte blir betalt det samme, uansett antall timer de jobber, gjør 15 minutter arbeid betyr at de blir betalt for hele dagen.

Hvis du ikke stoler på at din medarbeider vil avstå fra å svare på e-post, ta telefonsamtaler eller gjøre noen få minutter med arbeidet på det prosjektet neste uke, hold henne bærbar på kontoret og slå av e-postene for den aktuelle tiden.

4. En hel dag av (annen)

Ifølge den amerikanske arbeidsavdelingen, lønns- og timedivisjon, kan du bare trekke av en hel dag av andre grunner enn sykdom hvis du ikke bare har en "bona fide plan, politikk eller praksis for å yte kompensasjon for lønn som går tapt på grunn av sykdom; å kompensere mengder ansatte mottar som jury eller vitne avgifter, eller for militær lønn; for straffer pålagt i god tro for brudd på sikkerhetsregler av stor betydning; eller for ubetalte disiplinære suspensjoner av en eller flere fulle dager pålagt i god tro for brudd på arbeidsplassen.

Med andre ord, kan du ikke bare bestemme på flyet for å dokke en fritatt arbeidstakers lønn når du har suspendert en ansatt for en regelbrudd.

Du må ha en plan på plass som utelukker vilkårene du ikke betaler fritatte ansatte for. Ellers er det et ulovlig fradrag hvis du dokker en unntatt arbeidstakers lønn og den ansatte har jobbet i det hele tatt i løpet av en uke, du har nettopp annullert unntaket.

5. FMLA

Hvis du har en ansatt som er ute i flere uker på FMLA, er det ganske tydelig at du ikke trenger å betale den unntatte ansatt i løpet av den tiden. Hun har gått i full dager, og det er en del av en bona fide plan. Men hva med intermitterende FMLA?

Det er da en ansatt er godkjent for å ta noen timer av gangen for å håndtere medisinske problemer - enten for egne problemer eller for et kvalifisert familiemedlem. Family Medical Leave Act gir deg spesielt mulighet til å fratre unntatt arbeidstakers lønn når de bruker FMLA.

Så, hvis din medarbeider må ta to ettermiddager en uke for dialyse, trenger du ikke å betale dem for den tiden.

Men her er en forsiktighet på dette fradraget. Fordi unntatte medarbeidere blir betalt for jobben og ikke i timen, hvis din ansatt fortsatt jobber fullt 40 timer og du trekker ut en halv dagers lønn hver uke når hun går til medisinsk avtale, har du lovlig rett, men moralsk og etisk feil.

Generell regel om dokking av en fritatt arbeidstakers lønn

Som en generell regel, husk å ikke trekke noe fra en unntatt arbeidstakers lønn. Hvis arbeidstaker tar noen timer i løpet av midten av dagen, kommer sent, eller går tidlig, kan du trekke fra sin PTO bank, men vær forsiktig når du gjør dette. Hvis arbeidstaker er ellers en god medarbeider som får jobben sin, må du ikke straffe henne for effektiviteten som hun bruker sin tid på.

Hvis du bestemmer deg for at du vil ha muligheten til å trekke fra deg for en slik tid, husk at det alltid er lovlig å betale folk etter timen. Hvis du går den ruten, er din ansatt nå berettiget til overbetaling, uansett om hun oppfyller de øvrige kvalifikasjonene for fritak. Så, ditt ønske om å spare noen få dollar fordi hun tar lange lunsjer vil bli overhalet av den store overtidslønnen hun vil motta i opptatt sesong.

Det er viktig å huske at unntatt ansatte er ansatt for å gjøre jobben, for ikke å jobbe bestemte timer. Behandle dem som ansvarlige fagpersoner, og sjansene er at alt kommer til å ende ut i slutten.

------------

Suzanne Lucas er frilansjournalist med spesialisering på Human Resources. Suzanne arbeid har blitt omtalt i notater publikasjoner, inkludert Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.