Vet hvordan, hvorfor og når du skal dokumentere ansattes ytelse

I verden av menneskelige ressurser og sysselsetting kan dokumentasjon om en ansattes ytelse gjøre eller ødelegge evnen til å disiplinere, avslutte eller rettferdig fremme, belønne og gjenkjenne ansatte.

Dokumentasjon er viktig for ledere og HR-ansatte fordi du må gjøre en seriøs innsats for å registrere alle hendelsene i ansattes historie - både positive og negative hendelser.

Her må alt ledere og HR-ansatte nøye dokumentere ansattes ytelse.

Hvorfor du bør dokumentere ansattes ytelse

• Dokumentasjon gir bevis på at ytelsesspørsmålene ble diskutert med arbeidstaker på en rettidig måte.
• Dokumentasjon gir en historie om ansattes forbedring eller manglende evne til å forbedre ytelsen over tid. Det er kronologisk og en presis beskrivelse av arbeidstakerens handlinger, lederens handlinger og hendelser som de oppstår.
• Dokumentasjon gir bevis som støtter ledelsesbeslutninger om å ta ugunstig handling som disiplin eller oppsigelse med en ansatt.
• Dokumentasjon gir bevis for at en ansatt fortjener en tilgjengelig kampanje eller mulighet over andre ansatte som også er kvalifisert.

• Dokumentasjon gir bevis for å rettferdiggjøre lønnsøkninger, reduksjoner eller hvorfor en ansatt ikke mottok noen heve.
• Ved rettssak beskytter en fullstendig og grundig dokumentasjon arbeidsgiverens interesser. Dokumentasjonen kan støtte ledelsens handlinger ved å avslutte en mislykket medarbeider. Det kan også bevise at ansatt ble avsluttet av grunner som er lovlige i motsetning til andre som ulovlig diskriminering.

Hva å dokumentere

Ledere må dokumentere ansattes ytelse, både positive bidrag og prestasjonsfeil. De må dokumentere nøyaktig hva arbeideren gjorde og sa og hva lederen gjorde og sa som svar under møtet eller samtalen.

Du må dokumentere eventuelle avtaler som er gjort under samtalen, målene, forbedringer som kreves og forventes, og tidslinjen for forbedring. Dokumentasjon skal også inneholde forpliktelser som lederen gjør for å bistå medarbeiderne.

Hvordan dokumentere

Dokumentasjon skal skrives under eller umiddelbart etter møtet eller samtalen med den ansatte. På ingen tid bør du gå glipp av å skrive ned samtalen den dagen da det faktisk skjedde. Venter til senere påvirker kvaliteten på dokumentasjonen fordi den er basert på minne.

En av de verste feilene ledere gjør er å tro at de kan rekonstruere en ansattes rådgivnings historie etter behov. Ingen HR-person som har noen erfaring med anstendig, rettidig dokumentasjon, blir aldri lurt av en rekonstruert rekord. Ledere som rekonstruerer fra minnet bringer unødvendig og uakseptabel risiko for deres firma fordi en ferdig historie ikke vil holde fast i et potensielt søksmål.

Du trenger dokumentasjonen din til å vises faglig, pen og organisert. Skriv dokumentasjon som om du snakker om historien til en tredjepart. Du vet aldri hvem som kan lese dokumentasjonen din en dag, så sørg for at den gjenspeiler din profesjonalitet. (På baksiden av en cocktail serviett, konvolutt eller notat kvalifiserer ikke som profesjonell dokumentasjon.)

Din dokumentasjon skal gå til en ansattes nye leder hvis arbeidstakerne får en ny jobb - eller du gjør - i din organisasjon. For ditt minne og for å informere ansattes nye leder må du sette ansattes navn og tittel, navn og tittel og fulldato på hvert dokument.

Skriv dokumentasjon som er faktisk, rettferdig, lovlig, objektiv, fullstendig og konsistent. Unngå meninger (Mike er slurvet. Alice er lat. Tom lyver for meg.), Navneskrift, redaksjonering (John er en rykk. Mark har et holdnings problem.), Og merking (Mary er uansvarlig. George er ikke et lag spiller.).

Unngå å prøve å tolke medarbeiderens oppførsel. Paula ser ut til å være over hodet. Minimer bruken av beskrivende ord som adjektiver og adverber (sakte, slarvet, ulykkelig, humørlig, uhøflig). Oppgi arbeidstakerens spesifikke oppførsel og handlinger, ikke din mening eller tolkning av den.

I dokumentasjon er det nødvendig med en nøyaktig oversikt over samtalen. Hold fast ved fakta og skriv ned akkurat det du sa og hva arbeideren sa. Pass på at dokumentasjonen din er entydig og at det blir fakta rett. (I en eventuell juridisk situasjon gjør feil i noen av de dokumenterte hendelsene all dokumentasjon som er mistenkt.)

Endelig dokumentere eventuelle avtaler, forpliktelser, tidslinjer, nødvendige forbedringer, innsjekkingspunkter og andre detaljer som kan skje fra minnet. Sørg for at du angir dato og klokkeslett for frister og forfallsdatoer, slik at misforståelser ikke vil oppstå.

Kjenn din HR-avdelingens dokumentasjonspolicy, som vil fortelle deg hvilken dokumentasjon som trenger plassering i medarbeiderens personalfil. Eventuell dokumentasjon av disiplinære tiltak bør med sikkerhet inngå.

Hvor å dokumentere og lagre

Siden dokumentasjon om ansatte er konfidensiell og privat til ansatt, må du passe på at dokumentasjon forblir konfidensiell til lederen, HR, og potensielt ansattes neste leder. Derfor er det ikke anbefalt å sette dokumentasjon på en delt datamaskinstasjon. Håndskrevet dokumentasjon og en sjefs dokumentasjon utskrift er best bevart i låst lagring.

Hvis du følger disse retningslinjene, vil HR hjelpe deg med å løse problemet eller forbedre situasjonen når du går til HR for å be om hjelp til disiplinering, avslutning eller overføring av en ansatt til en jobb med bedre potensial. Når HR forteller deg å dokumentere, dokumentere, dokumentere eller de ikke kan hjelpe deg; du vil ha alle basene dine dekket.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.