Hvordan skrive påminnelsesbrev for ansattes ytelse

Oppsigelsesbrev er skrevet av veileder for å gi en offisiell uttalelse om et ytelsesproblem som en ansatt må forbedre. Anklagelsesbrev er ofte et skritt i den formelle disiplinære handlingsprosessen som kan føre til ytterligere disiplinær tiltak for arbeidstaker opp til og med ansettelsesavslutning dersom ansatt ikke klarer å forbedre seg.

Anklagelsesbrev er en viktig komponent i dokumentasjonen av et ansattes ytelsesproblem for arbeidstaker og arbeidsgiver. Skriftlige påminnelsesbrev angir klart og spesifikt ytelsen som må forbedres og konsekvensene dersom ytelsen ikke forbedres.

Berømmelsesbrev følger vanligvis muntlig veiledning av en veileder. De blir ofte forfulgt av en verbal korreksjon til den ansatte, kalt verbal advarsel eller formell verbal advarsel, om ytelsesproblemet eller relaterte ytelsesproblemer.

Avhengig av umiddelbarhet og alvorlighetsgraden av ytelsesproblemet, kan påkjenningsbrevet starte opptaksdiskusjonen, men dette er uvanlig.

Komponenter av Letters of Reprimand

Effektive bekreftelsesbrev har disse komponentene.

• En klar uttalelse av problemet eller ytelsesproblemet som medarbeideren må forbedre.
• Berøringsbrevet kan oppsummere flere eksempler på hvordan medarbeiderne kan endre ytelsen til å oppfylle resultatforventningene. (Dette gir medarbeiderne et felles bilde eller en felles mening rundt veilederens forventninger.)
• Virkningen av misligholdet på medarbeiderens og organisasjonens suksess. (Hvordan feilen i å utføre har negativ innvirkning på arbeidsplassen.)

• Hvis det er relevant, en tidslinje der arbeidstakerens ytelse må forbedres.
• Hvis relevant, en forfallsdato eller sluttdato når som helst, vil tilsynsføreren revurdere arbeidstakerens ytelse.
• En klar redegjørelse for konsekvensene en ansatt kan forvente hvis deres ytelse ikke forbedrer seg som beskrevet i påstandsbeskrivelsen.
• Signaturen til veilederen eller lederen til den ansatte.
• Signaturen til den medarbeider hvis ytelse er fokuset på påminnelsesbrevet. Brevet inneholder generelt en uttalelse om at medarbeiderens signatur representerer at de har mottatt brevet, ikke nødvendigvis at de er enige med innholdet.

• En mulighet for arbeidstaker å skriftlig motsette seg innholdet i påminnelsesbrevet. Medarbeideren kan være enig, uenig, uttrykksdyktig og så videre. Tilbakebetalinger skrevet av medarbeider er vedlagt de opprinnelige brevene til påtalemyndighet.

Følgende er to eksempler på formelle brev av reprimand. Bruk dem når du utvikler dine egne reprimandebrev.

Sample Letter of Reprimand

Dette er et eksempel på et påminnelsesbrev. Last ned bokstaven for reprimandemalen (kompatibel med Google Dokumenter og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Sample Letter of Reprimand # 1 (Tekstversjon)

Til: Jeffery Jones

Fra: George Peterson

Dato: 1. september 2018

Re: Letter of Reprimand

Dette er et formelt bekreftelsesbrev for å varsle deg om at ytelsen din ikke oppfyller forventet bidragsnivå. I jobben som teknisk ekspert for kundesupport ble jobbforventningene utviklet av hele konsernet teknisk supporteksperter og deres leder. Dette betyr at de er den aksepterte standarden for hver teknisk supportekspert.

Du klarer ikke å utføre på følgende måter.

• Antall kunder du serverer i en uke er 30% under standarden som resten av teknisk supporteksperter møtes.
• Sværhetsgraden av problemene du velger å svare på er 40% under standarden som de øvrige ansatte oppnår.
• Hvor lang tid kundene bruker på telefonen med deg, overstiger resten av staben med 25%.

Som du kan se, i de tre viktigste prestasjonsmålingene for jobben, lykkes det ikke. Din veileder har snakket med deg mange ganger, og du fikk tilleggsopplæring. Derfor tror vi at du ikke er villig til å utføre. Dette har negativ innvirkning på arbeidsmengden til resten av teknisk personale.

Vi må se en umiddelbar forbedring på alle tre ytelsesområdene eller ytterligere disiplinære tiltak inntil og med at ansettelsesavslutning oppstår. Vi har tro på at du har evnen til å forbedre. Vi må se umiddelbar forbedring.

George Peterson, veileder

Marian Demark, Human Resources Manager

Sample Letter of Reprimand # 2 (Tekstversjon)

Til: Linda Rodriguez

Fra: Mary Wilmont

Dato: 1. september 2018

Re: Letter of Reprimand

Formålet med dette påkallelsesbrevet er å formidle deg formelt at din oppmøte har en negativ innvirkning på evnen til å fullføre jobben din. Mens lønnede, unntatte ansatte ikke er pålagt å jobbe bestemte timer, er en førti-time arbeidsuke standard og forventet.

Du har ikke klart å dukke opp for jobb minst en dag i uken siden du startet den nye jobben, og jobber bare to og tretti timer i uken. Din leder har informert deg om tilgjengeligheten av FMLA-fridag for personlige eller familiemedisinske problemer. Han har også bedt deg om du trenger overnatting slik at du effektivt kan utføre jobben din.

Han har foreslått at du besøker HR-avdelingen for å diskutere disse problemene og din tilstedeværelse. Du har nektet alle tre mulighetene som vi tilbød å hjelpe deg med å forbedre denne dårlige ytelsen.

Virkeligheten er at du ikke kan utføre jobben din på mindre enn førti timer. Du mangler tidsfrister for arbeidsoppgavene, og din forsinkelse har negativ innvirkning på arbeidet med dine markedsavdelingsmedarbeidere. De mangler sine frister som et resultat av at du ikke klarer å utføre.

I tillegg er ditt uferdige arbeid når det er tildelt dine medarbeidere, å sette arbeidsbelastningene i overbelastning, siden de allerede har jobber som krever førti timers arbeid i uken. Dette er urettferdig, og vi vil ikke tolerere disse negative virkninger på arbeidsplassen nå.

Vi må se en umiddelbar forbedring i møtet, eller vi vil si opp arbeidet ditt. Dette betyr at du må gå på jobb fem dager i uken. Hvis du ikke går på jobb fem dager i uken, kan du ikke oppfylle de målene du har jobbet for.

Våre standardbetalte avgangspolitikker gir deg seks betalte syke dager og to personlige permisjoner som du må bruke i løpet av et år. Du må søke om feriedager på forhånd.

Du har allerede brukt fire av dine syke dager og alle dine personlige dager med din nåværende fravær. Vi planlegger ikke å tildele mer tid til deg. Dette gir deg kun to syke dager og din betalte ferietid som du må be om på forhånd.

Hvis du har et fravær som overstiger din tilgjengelige betalte tid, vil vi avslutte din ansettelse. Vi håper at du forstår hvor nært du er å miste jobben din. Du vil ikke motta flere advarsler.

hilsen, Mary Wilmont, leder

Thomas Credence, HR-direktør

Se en prøvebekreftelse for kvittering for veiledning om hvordan en ansatt som mottar reprimand har rett til å svare.

Nyt du denne artikkelen? Du vil registrere deg for gratis HR nyhetsbrevet nå fordi du vil lese alle de nye artiklene så snart de er tilgjengelige.

Sample Letters of Reprimand

• Eksempel på påtalebeskrivelse: Ledelsens indiskretjon
• Skriftlig påminnelse Eksempel: Tilstedeværelse

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.