Setninger til bruk i resultatanmeldelser og ansattes samtaler

Ansatte trenger tilbakemelding for å vite hvordan de gjør det, og om de møter lederens forventninger. Alle elsker en kritikk når du tilbyr ros og tilfredshet; Det er mer utfordrende når du trenger å diskutere bedre ytelse.

Organisasjoner har en ytelsesvurdering for å gi tilbakemelding, stimulere ansattes utvikling og vurdere arbeidstakers fremgang og bidrag. Enten en arbeidstaker møtes og overgår jobbforventninger er en kritisk del av tilbakemeldingsresultatet.

En formell ytelsesvurdering utfordrer lederens kommunikasjonsferdigheter fordi medarbeider forstår at ytelsesvurderingen vil påvirke hans kompensasjon. Dette kan forårsake konflikt, angst og vondt følelser. Uansett hvordan organisasjonen praktiserer tilbakemelding, når du trenger å holde en vanskelig samtale, vil disse setningene og tilnærmingene hjelpe. Her er noen taktikker for å gi tilbakemelding.

Din ytelse er fremragende

Denne kommunikasjonen er enkel, men du kan forbedre effekten og effekten. Nevn hvorfor og gi eksempler på årsakene til å rangere ansattes ytelse som enestående. Medarbeider vil lære av eksemplene dine, og du kan oppmuntre henne til å gjøre mer av de handlingene som er identifisert som bemerkelsesverdige.

Du utfører nå, og ytelsen din kan forbedres

Kommuniser at ansatt utfører og oppfyller forventningene til jobbens krav, men han har mulighet til å forbedre ytelsen og sikte på å bli en fremragende bidragsyter. Skissere områdene som trenger oppmerksomhet

Angi at mens hans ytelse kvalifiserer ham til en heve fordi han med hell har utført de nødvendige arbeidsbehovene, vil du se forbedringer på bestemte områder.

Påpeke at hvis arbeidstaker skal tjene størst mulig lønnsøkning hvert år, må han forbedre dagens ytelse for å oppnå dette målet. Diskuter de områdene der han har størst mulighet til forbedring.

Din ytelse oppfyller ikke forventninger

Vær oppmerksom på at mens vi har diskutert hans opptreden under ukentlige møter, er det ikke bedre, og det er på tide å snakke om en handlingsplan. Alle ansatte er forventet som minimum for å utføre sine arbeidsforventninger.

Angi de kritiske ytelsesområdene som må forbedres før du kan avgjøre at ytelsen hans oppfyller minimale arbeidsforventninger.

Påpeke at arbeidstaker ikke utfører de minste arbeidsforventningene som du diskuterte for året. Du kan legge til: "Kanskje jeg ikke kommuniserer denne informasjonen tydelig, slik at du forstår implikasjonene av din fortsatte dårlige ytelse. Jeg har bestemt at vårt neste skritt er en ytelsesforbedringsplan der vi fastsetter mål, avtaler, fastsetter frister og forfallsdato og møtes ofte for å vurdere fremdriften din."

Ansatte forstår ikke hva du forteller dem

Ikke fortsett å gjenta den samme informasjonen når en ansatt ikke ser ut til å forstå hva du prøver å kommunisere. Finn andre måter å si det samme og håper at en av dem vil formidle dine bekymringer. (Husk at noen ganger mangler klarhet signaler uenighet.)

Fortell medarbeider at du er åpen for spørsmål som kan bidra til å avklare punktene han ikke forstår. Til slutt, be ham om å oppsummere sin forståelse av dine viktige bekymringsområder. (Du kan da bestemme hva som ikke forstås og hvor langt fra hverandre du kommuniserer.)

Ansatte er uenig med hva du forteller dem

Når du har forsøkt å kommunisere problemene, noterer du med en ansattes ytelse, og medarbeideren er uenig, spørsmålet er en anbefalt tilnærming.

• Kan du gi eksempler som vil vise meg hva som er galt med min vurdering av ytelsen din?
• Hva tror du at jeg er misforståelse om ytelsen som jeg regelmessig har observert dette kvartalet?

Tilbakemeldingene jeg har mottatt fra kollegaer, lagmedlemmer og andre ledere stemmer overens med mine observasjoner. Derfor vet jeg at du er uenig med min vurdering, men jeg har ikke hørt noe i dag som gjør at jeg vil endre det. For nå vil vurderingen min stå. Jeg vil gjerne diskutere ytelsen din ytterligere i en måned på vårt ukentlige møte etter at jeg har sett bevis på forbedring i disse områdene.

Sammendrag for å sikre forståelse

Fortell medarbeider: "John, vil du oppsummere diskusjonen vår i dag, slik at jeg vet at du og jeg er på samme side?" Uttrykk for tillit til medarbeiderens evne til å lære, vokse, endre eller forbedre: "Jeg er sikker på at du vil kunne gjøre de endringene vi har diskutert i dag. Jeg tror at du vil kunne gjøre disse forbedringene fordi du har talent og ferdigheter som trengs for over gjennomsnittlig ytelse. Jeg er tilgjengelig for å hjelpe deg når du møter hindringer for din suksess, eller hvis du føler at du vil savne en forfallsdato eller frist.

Bare gi meg beskjed når dette skjer så snart du er klar over det."

Opprett planen for oppfølging

Stat: "La oss lage en plan sammen for å forfølge disse forbedringene. Jeg vil ha tilbakemelding poeng ofte nok, slik at vi vet når et problem oppstår. Ta tiden mellom nå og torsdag for å komme med en plan for å gjøre disse endringene. Torsdag, du og jeg kan bli enige om målene og tidsplanene for planen. Jeg tenker på det også og kommer forberedt på mine ideer."

Nå avtalen om en handlingsplan

Spør ansatt: 'Er du enig i at dette er en oppnåelig plan? Vi har satt denne planen sammen, og jeg er sikker på at du vil kunne utføre de nødvendige forbedringene innen tidsplanene vi utviklet. Er du enig? Hvilke bekymringer har du det vi kan snakke om i dag?"

Kunngjør en betaling beslutning som det vil være upopulært

Fortell medarbeideren: "På grunnlag av din forestilling i år har jeg funnet ut at du ikke er berettiget til lønnsøkning. Fordi du ikke har oppnådd jobbforventningene dine, vil du ikke motta en økning i denne syklusen. Jeg vil gjerne diskutere dette videre i 4-6 måneder etter at jeg har sett en vedvarende forbedring i ytelsen din."

Oppgi beløpet av lønnsøkningen og beløpet som økningen vil bringe i ansattes lønnsslipp med en ny lønnsøkning. Andelene er ikke alltid motiverende. Mens ansatt vil trolig gjøre matte, er målet ditt å gjøre ham oppmerksom på lønnsendringen. Eksempel: "Din lønnsøkning er $ 500, og gir din totale lønn til $ 55.000."

Når du kommuniserer tydelig og unngår en defensiv reaksjon, kan du uttrykke dine forventninger på en måte som medarbeideren hører. Snakk så at medarbeider lytter, forstår og forbedrer. Tross alt er ikke det målet?