Grunnleggende om viktige resultatindikatorer

En nøkkelindikator (KPI) er en verdi som brukes til å overvåke og måle effektiviteten. Selv om noen, som nettoresultatmargin, er nesten universelle i virksomheten, har de fleste næringer også sine egne nøkkelindikatorer.

Noen eksempler på KPIer

KPI er i utgangspunktet knyttet til et firmas strategiske mål. Ledere benytter indikatorene for å vurdere om de er på mål når de arbeider mot disse målene.

• Et salgsteam kan spore nyinntekt, total inntekt, ny kundeopptak, gjennomsnittlig avtale størrelse og avtale rørledning størrelse for å vurdere fremgang mot bedriftens inntekter mål.
• Et kundesupportteam kan måle gjennomsnittlig ventetid for kunder og prosentandelen av samtaler som resulterer i en positiv vurdering etter samtalen.
• En markedsføringsgruppe ser på bidraget fra markedsøkonomisk salg fører til total inntekt over tid.
• Produksjonsområder i virksomheten måler prosessens effektivitet og ulike kvalitetsmålinger.

• Personaleavdelinger måler ansattes omsetning blant annet relaterte beregninger.

Ledere og sentrale interessenter overvåker disse indikatorene over tid og tilpasser planer og programmer for å forbedre KPIene til støtte for firmaets strategiske mål.

Ledende og lagging indikatorer

Utvikling av ytelsesindikatorer er både kunst og vitenskap. Målet er å identifisere tiltak som kan meningsfullt kommunisere gjennomføring av viktige mål.

• Lagging indikatorer måle ytelsen i en periode som er forbi. Finansielle beregninger er klassiske eksempler. Som standard ansvarsfraskrivelse advarer, fortid ytelse garanterer ikke fremtidig avkastning.
• Ledende indikatorer inneholder veiledning om fremtidige resultater. For eksempel antyder en økning i ordrer for auto deler en økning i ny bilproduksjon og salg i nær fremtid.

I de fleste virksomheter er målet å ha den rette balansen mellom ledende og tilbakestående KPIer.

Fire utfordringer

Det er ikke lett å utvikle et høyverdig sett med ytelsesindikatorer. Ledere og funksjonelle eksperter jobber sammen for å diskutere og vurdere det riktige settet av tiltak og deres relative betydning - og det er fallgruver.

1. Hvis firmaets strategi og hovedmål ikke er klare, har indikatorene en tendens til å fokusere utelukkende på økonomiske resultater. Overrelasjon på finansielle indikatorer fører til en ubalansert og ufullstendig visning av bedriftens helse.
2. Tiltak som anses som viktige for et område av virksomheten, kan ikke betraktes som viktige av andre.
3. Hvis kompensasjon er knyttet til hovedmålene for resultatindikatorer, er interessekonflikter og betydelig forspenning innarbeidet i prosessen.
4. Nøyaktig måle- og rapporteringsindikatorer kan være vanskelige eller umulige hvis det interne rapporteringssystemet for å støtte dem ikke er på plass.

En sunn prosess for å identifisere og gjennomføre sentrale resultatindikatorer inkluderer et krav om at ledere og andre bidragsytere regelmessig skal revidere og revidere tiltakene. Denne finjusterende prosessen krever tid og flid av alle parter.

Utforming av KPIer

Når du velger hvilke KPIer som vil gi de mest verdifulle forretningsinnsiktene, spør noen spørsmål for å holde fokus:

• Er disse KPIene avledet av en gyldig strategi?
• Er de enkle å forstå?
• Er de relevante, ikke bare nå, men også over tid?
• Er de klart definert?
• Gjenspeiler de nøyaktig forretningsprosessen?
• Involver de faktorer eller kvantiteter som virksomheten kan fullt ut kontrollere eller påvirke?
• Fokuserer de på forbedring?
• Tilbyr de rask tilbakemelding?

KPI er mer nyttige når de avslører trender over tid, i stedet for å ta en KPI i isolasjon. Å holde dem presise, enkle og relevante kan belønne en bedrift med nyttig innsikt og veiledning.

Korrekt bruk av KPIer

Et godt utviklet og implementert KPI-program inneholder regelmessige gjennomgangsprosesser hvor ledere og andre interessenter vurderer betydningen av resultatene. Uansett hvor positiv en indikator er, må den analyseres og vurderes for å gjenta eller til og med styrke ytelsen.

Ingen enkelt KPI nummer står alene forklarer hvordan det skjedde eller hvordan man kunne forbedre. Et veldefinert sett med KPI kan imidlertid inneholde tall som peker på hvor forholdene forverres og hvordan de kan forbedres. Bevæpnet med disse innsiktene kan lagmedlemmer ta tiltak for å styrke de ledende indikatorene og drive forbedrede fremtidige resultater.

En enkel måte å kontrollere om en KPI kan brukes riktig eller gir meningsfylt data, er å sette det gjennom SMART filter. Hver KPI skal ha:

• EN Spesifikk objektiv
• En måte å Måle mål fremgang
• oppnåelig, realistiske mål
• Relevans til virksomheten
• EN Tidsramme Det gir mening for selskapet

Bunnlinjen

KPI er mye som instrumenter som måler temperatur og barometertrykk. Å vite at temperaturen økes eller reduseres kan være interessant, men mer kritisk er å vite om en storm er nært forestående. KPIs jobber sammen for å gi et mer komplett bilde.