Hvem skal signere et tilbudsbrev til en jobbkandidat?

Hvilket nivå av Human Resources-ansatt eller leder forventes å gjennomgå og signere et tilbudsbrev utarbeidet av en HR-assistent? I hvor mange måneder skal denne gjennomgangen fortsette dersom HR-assistenten er nyansatt, spurte en leser? Hva med om HR-assistenten er en erfaren medarbeider?

Ved underskrift skal det være HR-assistent som forbereder tilbudsbrevet eller høyere ansatt eller leder som vurderer tilbudsbrevet (hvis en anmeldelse forventes å skje?)

HR-svar på hvem bør vurdere og skrive et tilbudsbrev til en jobbkandidat

Svarene på disse to spørsmålene er strenge meninger, da det ikke er noen juridiske problemer i svarene. Når han jobbet som midlertidig HR-direktør for et lite produksjonsfirma, mellom den tidligere HR-personen som forlot og en ny direktør som tok over, sendte HR-assistenten ut et tilbudsbrev med feil lønnsbud.

Denne feilen ble umiddelbart gjenkjent når brevet ble trukket fra haugen av dokumenter som venter på endelig gjennomgang. Lønnen som tilbys til kandidaten var altfor lav for jobben.

Snakk om et øyeblikkelig læringspunkt.

I noen organisasjoner har HR-direktøren, direktøren eller VP-ingen HR-assistent signert jobbsøkningsbrevene som går til kandidater, dette er dårlig praksis i privat sektor. Det er ikke HR-personen som lager tilbudet. HR-personen konsulterer ansettelsesansvarlig som skal ta den endelige avgjørelsen om en kandidat og signere jobbseddelelsen.

Tilbudsbrevet er lederens forpliktelse til den nye medarbeider. Ved å gjøre tilbudet, bekrefter han eller hun sitt engasjement for den nye medarbeiderens suksess. Innbydende en ny ansatt er en del av hele rekruttering, utvelgelse og ansettelsesprosess. De er alle komponenter i onboarding-prosessen.

Arbeidsbudet er en annen del av å ønske den nye medarbeideren velkommen til din organisasjon og at den nye medarbeider føler seg ønsket. Den sender en mer kraftfull melding når det kommer fra den potensielle medarbeiderens nye sjef. Den har mer vekt og er mer verdsatt når tilbudet om jobbtilbud kommer fra den nye personens leder. Det er begynnelsen på et langsiktig bånd.

Unntak fra anbefalte fremgangsmåter ved gjennomgang og signering av et tilbud

I offentlig sektor, i Fortune 500-selskaper, og i fagforeningsrepresenterte arbeidsplasser, kan denne praksisen være forskjellig. Når en organisasjon er stor og ansatte er spredt over mange steder, legger dette logistisk tid og forvirring i prosessen med å lage jobbtilbud.

Større organisasjoner har den ekstra utfordringen med konsistens på tvers av flere steder, så mye av systematiseringen av arbeidspraksis hviler på HR. For å gjøre kandidatvalget lovlig forsvarlig, trenger rekruttering og ansettelsespraksis konsistens på tvers av alle steder.

I en fagforening, spesielt i offentlig sektor, kan lederen ikke ha det endelige uttrykket i hvem som oppnår jobben. Det kan avtalefestet av faktorer som anciennitet og utdanning. I disse tilfellene er det også fornuftig for papirarbeidet som kommer fra HR-staben. De er ansvarlige for å sikre at arbeidsforhold og praksis overholder kontrakten.

I noen av disse tilfellene bør HR spørre sin advokat om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og behandle for å sikre at de er ordentlig, lovlig og arbeidsgiverbeskyttet. Med mindre tilbudsbrevet er forskjellig fra standardformatet, er det vanligvis ikke nødvendig å spørre en advokat til å gjennomgå hvert enkelt brev.

Skal en HR Manager eller Director Review All Job Offer Letters?

Ethvert dokument fra en leder eller HR-leder som forplikter selskapet juridisk eller økonomisk må vurderes av en HR-leder eller direktør eller over. Her er hvorfor.

• Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter som sendes av HR-ansatte, forplikter selskapet lovlig. Visst, når en feil på $ 10.000 er funnet, kan du trekke tilbudet og forklare at det var en skrivefeil gjort av en uerfaren arbeidstaker. Men hvorfor åpne opp selskapet for en situasjon der et endret lønnsbud må forlenges? En ulykkelig ny medarbeider kan fortsatt ta jobben, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat som er deflatert og såret på grunn av en feil. I tillegg kan det åpne firmaet for potensielle rettslige skritt.

• Å respektere feil jobbtilbud, med samme eksempel, er like unappealing. Før selskapet utvidet tilbudet, studerte noen i HR på markedet, gjennomgikk hva andre ansatte i lignende jobber gjør, og konkluderte med et passende jobbtilbud. Så når konsekvensene nå videre hvis andre ansatte lærer om lønnsforskjellen.
• Uansett nivået på erfaring fra en HR-assistent som i et HR-kontor skal forberede tilbudet om å sende, et andre par øyne som vurderer noe som potensielt kan forplikte selskapet økonomisk eller åpne døren for en rettssak, er smart.Organisasjoner forventer mer årvåkenhet og tilsyn fra ansatte med tittel som leder eller direktør.

• Manglende kommunikasjon kan føre til feil arbeidsbetingelser som ikke ble forhandlet eller ble lovet til en kandidat. For eksempel kan HR-assistenten vite at jobben ville betale 40 000 dollar, men i forhandlingsprosessen ble kandidaten tilbudt mer pluss en signeringsbonus, og i dagligdagen opptrådte lederen ikke å fortelle HR-assistenten. Når en jobbkandidat mottar et feil tilbud, vurderer han eller hun på nytt selskapets integritet. Du oppretter en barriere for aksept som ikke var nødvendig da kandidaten bekymret for hvordan du skal håndtere situasjonen.
• Dokumenter som går til folk du forsøker å rekruttere til firmaet ditt, må være feilfrie. De signaliserer en potensiell medarbeider om kulturen til firmaet ditt. Selv en skrivefeil kan gi en kandidat en pause. En kopi av dokumentet vil også ligge i bedriftens filer i mange år. Så i de fleste tilfeller er det andre paret med øyne som gjennomgår dokumentet en smart praksis.

Gjennomgangen og tilsynet med dokumenter som forplikter selskapet økonomisk eller potensielt, lovlig, er ikke en kritikk av en HR-assistents kunnskap, erfaring eller flid. Det er en smart forretningspraksis for alle disse grunnene.

Merknad om jobbtilbud: HR bør spørre advokaten om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og behandle for å sikre at de er skikkelige, lovlige og gi arbeidsgiveren juridisk beskyttelse. Med mindre tilbudsbrevet adskiller seg fra standardformatet, er det vanligvis ikke nødvendig å spørre en advokat om å vurdere hvert enkelt tilbudsbrev.

: Menneskelige ressurser, ledelse og arbeidsrelaterte spørsmål og svar

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.