Hvor lenge HR må beholde medarbeiderfiler

En av de store tingene om menneskelige ressurser er at vi har tonnevis av papirarbeid. Tonn og tonn og tonn. Gitt, mye av det er elektronisk i disse dager, men prinsippet forblir. HR gjør rekordføring. Og vi må beholde disse postene, men hvor lenge?

Her er grunnleggende retningslinjer for HR-registrering. Husk at de statlige lover kan variere fra disse retningslinjene. Hvis statlige lover og føderale lover konflikter, må du alltid holde oppføringene basert på hvilket krav som er lengre. Det er bedre å holde noe for lenge enn ikke lenge nok.

Ansette rekord

Du må lagre alle de CVene, intervjunotatene, søknadene og stillingene, og til og med en oversikt over søkene dine gjennom søkeresporingssystemet i ett år etter at beslutningen om å gjøre et tilbud ble gjort. Så, hvis du intervjuer en søker, og hele prosessen drar på i tre måneder, er det ikke før den endelige ansettelsesbeslutningen er gjort at klokken begynner å krysse.

Hvorfor må du gjøre dette? Hvis noen noen gang stiller spørsmål om din ansettelsesbeslutning, må du vise at du ikke diskriminerer ulovlig på noen måte, form eller form. Lover som amerikanerne med funksjonshemmingsloven, tittel VII og mange andre krever at du demonstrerer at du er i samsvar. Ved å vedlikeholde disse postene kan du gjøre dette.

Drug Test Records

Hvis du trenger medisinskesting for forhåndsansetting, er det en del av ansettelsesrekordet, og du bør beholde en kopi av resultatene i ett år. Hvis du gjør ytterligere legemiddelprøving, enten på grunn av en hendelse på jobb eller som en del av en tilfeldig kontroll, må du også opprettholde disse postene i ett år. Men hvis du er underlagt departementet for transportforskrifter, er minimum tidsrammen for legemiddelprøveoppføringer fem år.

Lønn / Timecards, Etc.

Loven krever at du opprettholder disse postene i tre år, men nyere rettssaker betyr at det ville være smartere for deg å holde dem lenger. Du vil opprettholde en oversikt over hvor mye hver ansatt ble betalt, og hvor mange timer arbeidet de for hele oppdragstiden hos din bedrift. Oppbevar oppføringene i minst fem år etter at arbeideren har gått, uansett grunn.

For unntatte ansatte, selvfølgelig, trenger du ikke å opprettholde tidsregistreringer, da deres lønn er den samme uansett antall arbeidstimer. Men hvis du noen gang misklassifisert en ansatt som fritatt når hun burde vært ikke-fritatt, kan disse arbeidstidsregisterene veilede deg for å betale skyldig overtid. Sørg for at du inkluderer hvordan firmaet beregnet betale. For eksempel må du spore om det var rett lønn, lønn pluss provisjon, overtid, akkord eller rett timelønn.

Du må gjøre dette ikke bare for betalings- og skattespørsmål, men mange andre avgjørelser stole på antall arbeidstimer. F.eks. Er berettiget til FMLA avhengig av antall arbeidstimer i et år. Hvis du har en deltidsansatt arbeidstaker, kan du vurdere å kreve tidsinnspilling for å fastslå FMLA-kvalifikasjon. Du må også kunne bevise at du har betalt arbeidstakere for alle de timene de jobbet med.

Skjema I-9

Oppretthold ansatt I-9 Form, lagret separat fra personoppgavene dine, i tre år etter at du ansatt ansatt og i ett år etter ansettelsesavslutning, hvilken som helst senere.

Helse- / pensjonsytelser Informasjon

Du må holde oversikten over dine planer for alle fordelene dine i minst seks år. Domstolene har fastslått at hvis en arbeidstaker saksøker deg og sier at han eller hun fortjener en høyere pensjon, er det for eksempel arbeidsgiverens ansvar å bevise at de ikke skylder mer, ikke ansattes ansvar for å bevise at de gjør det. Oppbevar alle disse oppsummeringsplanbeskrivelsene.

Hvis du har tidligere ansatte som er kvalifisert for COBRA, og utvider helsemessige fordeler, bør du også beholde disse regnskapene i seks år for å være trygg. Loven spesifiserer ikke retensjon, men siden dette kan gjelde etter lov om arbeidstakers pensjonsinntekts sikkerhet (ERISA), krever denne loven oppbevaring i seks år. For å være på den sikre siden må du ikke kaste disse postene ut.

FMLA-poster

Når en ansatt ber om FMLA, må du beholde papirsporet, selv om du nekter permisjonen i tre år. Sørg for at du holder rede på hver ansattes permisjon - når det begynte og hvor mye tid som er brukt. Hvis medarbeider har intermitterende FMLA, må du kontrollere hver permisjon og dokumentere antall timer brukt. Datoer og antall timer skal dokumenteres. Husk at intermitterende permisjon kan brukes i noen timer om dagen eller noen dager i uken. Dokumentér alt og hold disse dokumentene.

Husk, dette er ikke en omfattende liste og gjelder bare for føderale vedtekter. Du kan være underlagt tilleggsregistreringslover hvis du for eksempel er en føderal entreprenør eller staten har forskjellige standarder. Når du er i tvil, ikke kast den ut.

Du kan få tilgang til flere ressurser om opptak og obligatorisk rapportering ved Society of Human Resource Management (SHRM).

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.