I-9 Sysselsettingskrav til kvalifikasjonskrav

Når ansatt for en ny jobb, er ansatte pålagt å bevise at de er lovlig berettiget til å jobbe i USA. Som en del av det nye leiearbeidet fra arbeidsgiveren må en ny ansatt fullføre en I-9-formular. Dette dokumentet er den aksepterte metoden for ansatte til å verifisere at de er kvalifisert til å jobbe i USA

Hva er en I-9 Form?

Når arbeidsgivere ansetter nye arbeidstakere, er de pålagt å verifisere hver nyansattes identitet og kvalifisering til arbeid. En sysselsettingskompetanseformular (I-9) er et skjema som er opprettet av USAs statsborgerskaps- og innvandringsservice (USCIS) -sektor i Department of Homeland Security (DHS), som må fylles ut for hver ansatt som er ansatt i USA, og er vant til verifiser en ansattes identitet og å fastslå at han eller hun er kvalifisert til å begynne arbeid for selskapet. Pass på at du bruker den nyeste versjonen av I-9, som ble revidert 17. juli 2017.

Når ansettelsesberettigelsesskjema er fullført

En ansettelsesberettigelsesskjema (I-9) må fylles ut under ansettelsesprosessen for alle nye ansettelser. Arbeidsgiveren må verifisere arbeidstakerens kvalifikasjons- og identitetsdokumenter og registrere dokumentinformasjonen på I-9-skjemaet innen tre dager etter ansettelsen.

Arbeidsgivere som ikke klarer å fullføre og vedlikeholde I-9 skjemaer for hver ny ansettelse kan være bøter eller andre juridiske konsekvenser fra Arbeidsdepartementet. Ansatte må presentere originale dokumenter, ikke fotokopier, av dokumentasjon for å bevise at de har lov til å arbeide i USA. Som et unntak kan en ansatt presentere en sertifisert kopi av et fødselsattest.

Opprinnelsen til I-9

I 1986 ble innvandringsreform og kontrollloven (IRCA) ansett som amerikanske arbeidsgivere juridisk ansvarlige for bekreftelse av ansettelsesberettigelse som kreves for alle nye ansatte. Selv om I-9-skjemaet ikke er påkrevd for frivillige eller kontraktsbaserte ansatte, er utenlandske statsborgere på sysselsettingsvisum pålagt å fylle ut skjemaet.

Hvis en ansatt ikke klarer å lese eller skrive på engelsk, tillater skjemaet en oversetter eller juridisk forbereder å fullføre skjemaet på vegne av den ansatte. Fra oktober 2004 kan I-9-verifikasjonsprosessen gjennomføres elektronisk.

Nødvendig dokumentasjon for å bevise arbeidstiltak

I tillegg til din grunnleggende personlige informasjon, når du fyller ut en I-9-skjema, må du gi minst en av de godkjente dokumentasjonene for å bevise din identitet og kvalifisering til å jobbe i USA. Dokumentasjonen inneholder vanligvis en type bildeidentifikasjon og bekreftelse av juridisk status i landet og vil bli brukt som kryssjekk.

Akseptable I-9 Dokumenter

Det er tre kategorier dokumenter du har lov til å sende inn. Ansatte må presentere enten ett av dokumentene fra Liste A eller ett av dokumentene fra Liste B, og ett av dokumentene fra Liste C.

Liste A (Dokumenter som etablerer både identitet og sysselsetting)

• USA Pass
• Permanent Resident Card eller Alien Registration Receipt Card (I-551)
• Midlertidig oppholdskort (I-688)
• Dokument for arbeidstillatelse (I-766, I-688B, eller I-688A)
• Utenlandspass med midlertidig I-551-stempel
• For utlendinger som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver, utenlandsk pass med skjema I-94 som tillater ansettelse hos denne arbeidsgiveren

Liste B (dokumenter som bare etablerer identitet)

• Førerkort utstedt av en stat eller ekstern besittelse
• ID-kort utstedt av en stat eller ekstern besittelse
• Native American tribal dokument
• Kanadisk førerkort eller ID-kort med et fotografi (for kanadiske utlendinger som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver)
• Skole ID-kort med fotografi
• Voterens registreringskort
• US Militærkort eller utkastspost
• Militær avhengighets ID-kort

Liste C (Dokumenter som bare oppretter arbeidsberettigelse)

• Sosialt sikkerhetskortnummer uten ansettelsesbegrensninger
• Original eller sertifisert kopi av et fødselsattest med en offisiell tetning utstedt av en stat eller et lokalt byrå
• Sertifisering av fødsel i utlandet
• US Citizen ID Card
• Native American tribal dokument
• Skjema I-94 som tillater ansettelse hos denne arbeidsgiveren (for utlendinger som er autorisert til å jobbe bare for en bestemt arbeidsgiver)
• Konsulær rapport om fødsel i utlandet (Form FS-240)

Når trenger du ikke å fylle ut en I-9-formular

Siden loven ble innført den 6. november 1986, er de fleste betalte arbeidstakere pålagt å sende I-9 skjemaer. Det er imidlertid noen unntak fra regelen. Du trenger ikke en I-9 skjema hvis du:

• Ble ansatt på eller før 6. november 1986, og fortsetter arbeidet med en forventning om å fortsette med selskapet i fremtiden.
• Du er ansatt for "uformelt husarbeid", som barnevakt, nannying eller rengjøring, i et privat hjem på en intermittent basis.
• Du er en uavhengig entreprenør.
• Du jobber ikke fysisk i USA.

Ingen I-9-dokumentasjon?

En ansatt som ikke produserer det nødvendige dokumentet eller kvittering for et erstatningsdokument (i tilfelle tapte, stjålne eller ødelagte dokumenter), innen tre virkedager etter det at arbeidet begynner, kan avsluttes. En ansatt som viser kvittering for erstatning, har 90 dager til å presentere erstatningsdokumenter.

Hvis du trenger å få en kopi av dokumentasjonen din, kan du kanskje be om det på nettet.

I-9 Form Reverification Process

Amerikanske statsborgers I-9-skjemaer er gyldige på ubestemt tid, med mindre det er et gap i arbeid som overstiger ett år. Utenlandske statsborgere på arbeidstillatelse eller studenter og bytte besøkende må ha deres I-9 bekreftet med hver forlengelse, eller etter at visumet er utløpt når en ny arbeidstillatelse tillatelse er utstedt.

I-9 skjemaer må oppbevares av arbeidsgiveren for enten tre år etter at en ansattes startdato eller ett år etter at ansettelsen er avsluttet, hvilken som helst senere.

Antidiskrimineringsklausuler

IRCA-lovgivningen som er ansvarlig for I-9, inneholder også antidiskrimineringsklausuler. I henhold til IRCA, kan amerikanske borgere, fastboende og asylsøkere lovlig lov til å jobbe i USA lovlig ikke nektes ansettelse eller tvinges kraftig opp med utgangspunkt i opprinnelse eller statsborgerskap. I tillegg må arbeidsgivere godta noen av de nevnte dokumentene for I-9-skjemaet så lenge dokumentene er originaler eller sertifiserte kopier. IRCA kan håndheves for alle arbeidsgivere med tre eller flere arbeidstakere.

Arbeidsgiverbekreftelse av I-9 Informasjon

Arbeidsgivere kan verifisere en ansattes I-9 informasjon på nettet for å unngå bøter eller straffer ved å bruke E-Verify-systemet. Dette er en onlinetjeneste fra den føderale regjeringen som sammenligner informasjon fra en ansattes Form I-9, ansettelsesberettigelsesbekreftelse, til informasjon fra US Department of Homeland Security og Social Security Administration-poster for å bekrefte at arbeidsberettigelse er kvalifisert. Ansattes personnummer er nødvendig for å utføre en verifisering ved hjelp av E-Verify, og systemet kan ikke brukes til å bekrefte en utløpt autorisasjon for ansettelse.

Straff for arbeidsgivere som ansetter uautoriserte arbeidere

Arbeidsgivere som ansetter uautoriserte arbeidstakere kan bli bøtelagt mellom $ 250 og $ 5000 per arbeidstaker avhengig av alvorlighetsgraden av situasjonen. Hvis et selskap har blitt dømt for tre eller flere forbrytelser, kan straffen gå helt opp til $ 10 000 per ulovlig arbeidstaker eller mer, og opptil seks måneders fengselstid for arbeidsgiveren. Godta falske dokumenter kan også føre til at et selskap betaler mellom $ 375 og $ 3.200 for den første lovbruddet, og doble sistnevnte per dokument for ytterligere hendelser.

Endelig kan arbeidsgivere bli bøtelagt eller gjenstand for andre konsekvenser for diskriminering basert på statsborgerskap, nasjonal opprinnelse, dokumentsvindel eller avslag eller gjengjeldelse.

Informasjonen som finnes er ikke juridisk rådgivning og er ikke en erstatning for slike råd. Statlige og føderale lover endres ofte, og informasjonen kan ikke gjenspeile egne staters lover eller de nyeste endringene i loven.