Måter å irritere prosjektets interessenter

Som prosjektleder er en del av jobben din for å sikre at interessenter - det er prosjektgruppen din og viktige kunder og leverandører - får det de trenger fra prosjektet. Dine interessenter bør være dine viktigste mestere. De skal støtte deg, hjelpe deg med å oppnå prosjektets mål og sørge for at alle trekker i samme retning.

Men det er lett å irritere dem. Og når det skjer, kan de forvandle seg til folk som ikke lenger vil ha noe med prosjektet ditt. Det er en stor risiko for en prosjektleder fordi du trenger hjelp og støtte for å lykkes. Uten innspill, kan du kanskje ikke levere prosjektet ditt. Her er måter å irritere prosjektets interessenter og hva du bør gjøre i stedet.

Unnlater å kommunisere

Kommunikasjon skal være omtrent 80% av hva du gjør som prosjektleder. Når du ikke forteller laget ditt, leverandører eller kunder hva som skjer, vil de raskt bli irritert. Verre, de pleier å fylle inn hullene med deres forklaring på hva som skjer, noe som trolig ikke er nøyaktig og kan være skikkelig skadelig for omdømmet til prosjektet.

I stedet legg sammen klare prosjektrapporter. Møt dem individuelt og i grupper og hold dem informert på hvert trinn av veien. Sett sammen en prosjektkommunikasjonsplan og utfør interessentanalyse slik at du kan finne ut hvem som trenger å høre hva og når de trenger å høre det.

Unnlater å spørre deres mening

Kommunikasjon er en ting, men det pleier å være om statusoppdateringer og prosjektsporing. Du må gjøre mer enn det for å engasjere dem i prosjektet. Dette kan irritere folk når de er fagpersonen i et bestemt område, og du ber ikke om deres innspill på noe de er svært kvalifisert til å kommentere. Prosjektledere kan falle i fellen av å tro at de trenger å gjøre alt og ta alle avgjørelsene selv, men det er ikke tilfelle i det hele tatt.

I stedet spør deres mening om hvordan man håndterer prosjektproblemer når de oppstår. Ta hensyn til deres synspunkter. Du trenger ikke å gjøre det de foreslår, men det hjelper å bygge relasjoner hvis du lytter. Du kan gjøre dette gjennom prosjektmøter og være tilgjengelig for å lytte når de kommer til deg med forslag. Hvis det er laget ditt, må du sørge for at de har tilstrekkelig mulighet til å sette sine synspunkter over.

Tro på dine kvalifikasjoner gir deg supermakt

Å være PMP® gjør deg ikke verdens beste prosjektleder (selv om det kan hjelpe en liten bit). Å holde et PRINCE2® Practitioner-sertifikat, eller en APMP eller en hvilken som helst annen prosjektledelsesbetegnelse, gjør deg ikke mer enn sånn.

Å snakke om dine kvalifikasjoner hele tiden, og hvordan bøkene gjør ting, er en sikker måte å irritere interessentene på. De ønsker ikke å høre om dine gode poeng i eksamen eller hvordan du bruker metoden til prosjektet. Faktisk er alt de vil ha, at prosjektet går bra. De bryr seg ikke så mye om hvordan du kommer dit, mesteparten av tiden.

Ikke anta det fordi du har en kvalifikasjon og vet hvordan du gjør risikostyring, for eksempel at du ikke vil bli fanget ut av en prosjektrisiko. Det skjer med det beste av oss. Så det er bedre å være ydmyk og dedikert, sette dine ferdigheter til god bruk på en praktisk måte, mens du ikke tror at de setter deg over dine jevnaldrende.

Dine kvalifikasjoner skal i stedet stille stille deg tillit til å gjøre jobben din til beste, men du finner at mange som jobber som prosjektledere, har sertifikater. Faktisk holder mange personer som jobber i spesialiserte næringer sertifikater, og for mange bedrifter er legitimasjon innenfor ditt kompetanseområde, enten det er arkitektur, regnskap eller prosjektledelse, bare en hygienefaktor.

Ikke forvent dine interessenter å bli imponert og snakk ikke om dem hele tiden. Demonstrere dine ferdigheter ved å levere prosjektet godt og vise hvordan du bruker kunnskapen du lærte i klasserommet.

Endring av fristen

Når alle har registrert seg for å projisere milepæler og vet hva som skjer når alle kan jobbe harmonisk som ett lag. Når du endrer tidsfrister og ikke forteller noen, det er da folk begynner å bli irritert.

Endring av datoene har stor innvirkning på andres arbeid. De har kanskje bestilt ferie tid rundt sitt kritiske arbeid på prosjektet. De kan ha måttet fylle ressurser i andre lag fordi noen er nødvendig på prosjektet på et bestemt tidspunkt. Hvis du endrer datoene uten å forstå all denne bakgrunnen, kan du sette prosjektet i fare.

Prosjektsponsor vil i stedet forstå hvis du ikke kan slå de avtalte milepæler. Ting endrer seg. Det er nye elementer lagt til i prosjektets omfang eller ting tatt ut. Men det er ikke din jobb å bli enige om endringer i tidsfrister alene. Arbeid med prosjektgruppen din for å forstå virkningen av endringen. Deretter foreslå en løsning til prosjektsponsor, forklare begrunnelsen for å endre datoene.

Sørg for at alle interessenter er klar over endringen og hvordan det kan påvirke sitt arbeid. Deretter, med alles samtykke, gjør du endringen og oppdaterer prosjektdokumentasjonen. Du bør aldri bare gjøre endringer i datoer uten å la resten av laget vite først.

Spilder deres tid

Møter bør være effektive, velforvaltede og en god bruk av alles tid. Men det er ikke alltid tilfelle. Mange ganger interessenter beklager at de har kastet bort tid på møter. Det har ikke vært en agenda, eller beslutningen de forventet å bli gjort, ble ikke gjort fordi feil folk var i rommet.

Du har også andre muligheter til å kaste bort tiden sin - det er ikke bare møter. Ikke rot i innboksen ved å sette dem i en kopi av e-postmeldinger når de ikke trenger å være. I stedet har interessenter på prosjekter en annen jobb å gjøre også, så de må bruke tiden sin klokt. Pass på at møtene dine har en agenda. Planlegg dem, inviter de riktige personene og sørg for at du følger opp etterpå.

Send kun e-post til relevante personer. Hvis du trenger å cc noen, sørg for at de forstår hvorfor det er viktig for dem å være oppmerksom, og unngå den fryktede "svar alle" så langt du kan. Bare vær bevisst på at andre mennesker er opptatt og at prosjektet ditt ikke er topp prioritet hele tiden (hvis det er på noe tidspunkt).