I forsvaret av den rotete desk

Hver dag blir mer og mer informasjon kastet på deg. Ny e-post, rapporter fra ulike komiteer, fakturaer, forslag, og mer, treffes på skrivebordet flere ganger om dagen. Du er for opptatt til å håndtere det med en gang, så det begynner bare å hakke opp. Skrivebordet ditt begynner å ligne en krigszone.

Problemet her er ikke at skrivebordet ditt er rotete; Problemet er at viktige ting går tapt. Det blir enten begravet av nytt materiale som kommer inn, eller det er i det nye materialet, men blir ikke lagt merke til. Som et resultat spenderer du for mye tid på ting som er rett og slett snarere enn de som er viktige.

Når sjefen din ønsker å vite hvor snart hun kan ha den rapporten til visepresidenten, vil du ikke fortelle henne at du ikke la merke til notatet hun sendte deg og ba om rapporten. Sjefen din vil heller ikke være begeistret for å høre at layoutet for den nye produktlinjen er forsinket fordi du satte den til side og det ble dekket og du glemte det.

Noen mennesker vil fortelle deg den beste måten å løse dette problemet på, er et rent skrivebord. Andre sier et rot er greit. Hvem har rett?

Cluttered Desk, rotete sinn

Ikke for lenge siden var det et populært uttrykk: et rotete skrivebord er et tegn på et rotete sinn. Det uttrykket ga opphav til en hel bransje som var designet for å hjelpe forretningslederne å rengjøre sine skrivebord som et tegn på deres mentale skarphet.

Ingen tvil om at du har sett filmer der sjefen sitter på kontoret sitt på en skyskraper i sentrum. Han sitter bak et glassbord uten skuffer. Den eneste utsmykningen er det imponerende pennsettet for signering av viktige dokumenter og telefon eller intercom, slik at han kan gi bestillinger.

På den andre siden…

Mange ser ingenting galt med hauger av papir som dekker skrivebordet, til og med søler på stolen seter og kontor gulv. De sitater adages som "et rotete skrivebord er et tegn på geni" og "et rotete skrivebord er bare et tegn på et rotete skrivebord."

Vi kjenner alle til noen som har skrivebord på den måten. Du ser ikke hvordan de selv kan fortelle om skrivebordet er metall eller tre. Likevel, når du ber dem om noe, går de rett til en haug, går gjennom 2 eller 3 ark, og trekker ut det du ba om.

Hva fungerer for deg

Begge sider er riktige. Problemet er ikke det som er riktig. Problemet er som vil gjøre deg mer effektiv. Det er noen grunnleggende retningslinjer som gjelder for begge tilnærmingene, men nøkkelen er å jobbe på en måte som gjør at du kan være mest effektiv. Nesten alle trenger å kvitte seg med noen av rotene på toppen av skrivebordet, men å ha ikke mer enn et enkelt element på skrivebordet ditt, vil ikke fungere for mange av oss.

Mange jobber på flere prosjekter samtidig (eller nesten samme tid). Kreative typer føler behovet for å ha inspirasjon rundt dem. Detailorienterte individer trenger mengder referansemateriale i nærheten. Noen mennesker føler at haugene i arbeidet gjør at de ser opptatt og dermed holder dem tryggere i tider med oppsigelser. Andre føler at et rent skrivebord viser hvor effektivt de er på å få jobben gjort. Det som er viktig er å gjøre hva som fungerer for deg.

Hvordan Tame Monster

Enten du går for det sterile glassbordet, eller bare vil ha litt mer ordre til kaoset på skrivebordet ditt, er det noen grunnleggende retningslinjer:

• Virkelig ønsker å forbedre: Vi anbefaler ikke den alvorlige tilnærmingen som noen gjør. Dessverre forlater det unnskyldninger for å være for lett på deg selv. Dette forsøket på å gjøre skrivebordet ditt mindre rotete og mer effektive avhenger av at du gjør en seriøs innsats.
• Hold, slett eller flytt: Finn tre beholdere. Merk det minste "holde". Merk det største "kaste". Ha en annen beholder merket "flytte". De virkelig viktige tingene vil gå inn i din beholder som skal sorteres senere. Alt du vil ta med hjem eller gi bort går inn i "flytte" -beholderen. Alt annet går inn i kastbeholderen.

• Start med den eldste: Du kan fortelle ved å se på dem hvilken haug er den eldste. Vanligvis er det lengst fra stolen din. Det vil være lettest å kaste bort gjenstander fra denne bunken.
• Vurder bare hvert stykke en gang: Se på hvert element i haugen. Bestem hvilken beholder den skal gå inn i. Du kan ikke sette den tilbake på skrivebordet ditt for senere, du må bestemme nå. Sett alt i en av de tre beholderne. Det er ikke noe annet valg.
• Spør deg selv dette: Det første spørsmålet er "har jeg dette et annet sted, eller kan jeg få det fra noen?" Hvis du har en kopi i e-posten din, eller i en rapport eller på skrivebordet til personen som utarbeidet markedsanalysen, etc., trenger du ikke å beholde en annen kopi. Kast det. Spør deretter "hvorfor trenger jeg dette?" Hvis svaret er a) å handle på det, b) å gjøre noe med det når jeg får mer informasjon fra noen, eller c) å referere til som jeg gjør annet arbeid, legg det inn i bunken. (Når du er kvitt roten, vil du sortere din bunke av de tre kategoriene, så vær så snill å skille dem nå. Det vil spare tid senere.) Hvis svaret ditt var noe annet, kast det elementet.

• Vær motløs og modig: Når du beveger deg gjennom hver haug, blir du nærme og nær de ting som nettopp er kommet, være hensynsløse i dine beslutninger. Ikke ta fanger. Hvis du virkelig ikke trenger den, kaste den. Og vær modig. Ikke henger på noe bare fordi noen kanskje spørre deg noe om det en dag. Ikke bygg en fest av papir for å beskytte deg selv.

Administrer problemet

Skrivebordet ditt trenger ikke å være sterilt og helt uten papir, selv om det kan være hvis det hjelper. Målet ditt er å organisere skrivebordet ditt slik at det maksimerer effektiviteten din. Hvis det betyr noen flere hauger på skrivebordet ditt enn personen ved siden av, er det greit - forutsatt at alt du har holdt, hjelper deg med å nå målet om økt effektivitet.