Bruke milepæler i prosjektledelse

Et av de definerende egenskapene til et prosjekt er at det varer i en fast periode. Det kan være alt fra noen uker til flere år, og i noen tilfeller, for store byggeprosjekter eller offentlige arbeider, tiår.

For å spore fremgang underveis og sikre at nøkkelleveransen blir oppnådd i henhold til tidslinjen, bruker prosjektledere milepæler.

Et prosjektmål er en oppgave med en varighet på null som betyr prestasjon i prosjektet. De brukes som en måte å vise fremdriftsbevegelse og fremgang og vise folk hva som skjer, selv om de ikke har detaljert kunnskap om de involverte oppgavene for å komme seg dit. I den forbindelse er de veldig nyttige for interessentkommunikasjon og innstilling av forventninger.

Når skal du bruke prosjektmiljøer

Milepæler i prosjektledelse brukes til å markere:

• Begynnelsen av betydelige faser av arbeidet
• Slutten på betydelige faser av arbeidet
• frister
• Når en viktig beslutning blir gjort
• Andre faste punkter i tid som trenger å ringe ut spesifikt

Hvor ofte å sette milepæler i planen din

Et treningsprogram kan anbefale å sette milepæler i planen en gang i måneden.Dette er fint og en god tommelfingerregel, men du må bruke din faglige vurdering. Noen måneder kan ha mye aktivitet med viktige møter som markering, milepæler, beslutninger blir tatt og lukning av en fase og starten på en annen.

I andre måneder kan du være fokusert på utførelse, med svært lite, om noe, at du kan henge en milepæl på.

For rapporteringsformål er det nyttig å skape en grunn til å ha en milepæl minst en gang i hver rapporteringsperiode.

Hvordan milepæler er representert på ditt Gantt-diagram

Milepæler er en av komponentene i et Gantt-diagram og er vist på diagrammet som en diamant. De vises ikke som en vanlig oppgave fordi de har en varighet på null: Med andre ord tar de ikke opp noen gang. Ved planlegging på et Gantt-diagram skjer det bare.

Hvis du ikke bruker Gantt-diagrammer, kan du fortsatt bruke milepæler. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer: Du kan fortsatt inkludere milepæler i planen din ved å bruke disse.

Hvis du vil holde deg personlig organisert og prosjektstyringsprogramvaren ikke er fullt integrert i kalenderen din, kan du kopiere og lime inn nøkkel datoer i dagboken din. Avhengig av hvordan du liker å jobbe, kan dette minne deg om hva som skal komme opp.

Hvordan nevne milepæler

Milepæler bør ha en tydelig beskrivelse på prosjektplanen, men ikke en som innebærer at de er en oppgave. Så de burde ikke bli kalt 'Få enighet om å gå inn i fase 2', men 'fase 2 starter'. Hvis du vil gjenspeile innsatsen for å få avtale om å gå inn i fase 2, legg deretter til en oppgave i like før milepælen for å dekke den.

Milepæler bør beskrive tidspunktet de representerer slik:

• Testfase fullført
• PID godkjent
• Kontrakt signert

Mange prosjektledere velger å nummerere sine milepæler for enkel referanse. Hvis du bruker en arbeidsavbrudd struktur, kan du bruke nummereringen fra det. Ellers er det greit å bruke M1, M2 og så videre for å gjøre det klart hva du refererer til. En klar navngivningsstruktur blir viktigere da antall milepæler øker, så tenk på hvordan du skal gjøre dette hvis prosjektet ditt går over flere måneder.

Hvordan få milepæler signert av

Milepæler er en del av prosjektplanen din, så når planen din er basert, bør du vurdere dine milepæler signert av.

Hvis du må endre datoene for dine milepæler, bør du bruke standard endringskontrollprosedyre for å gjøre justeringer til planen din. Dette kan være like enkelt som å chatte med prosjektsponsor og la dem få vite hvorfor datoene må endres, eller så formell som å sette sammen en ny anbefalt tidsplan og ta den til en planleggingskomité som har ratifisert.

Det er best å finne ut hva din milepælskilt av prosessen vil være, om noen, før du trenger å bruke den, slik at du ikke kaster bort tid når du må gjøre en endring.

Bruke milepæler for kommunikasjon

Milepæler er nyttige for kommunikasjon og rapportering fordi de representerer minimumspunkene for kontroll i planen. Med andre ord, hvis du tok ut alle de andre oppgavene, kunne du fortsatt se hva som skjedde og holde prosjektet fremover med bare milepæler.

Du bør kunne trekke ut milepæler og sette dem på et dashbord eller prosjektrapport. De skal fortell historien om prosjektet i tilstrekkelig detalj for å tilfredsstille de personene du rapporterer til, normalt prosjektsponsor eller annen ledergruppe som styringsgruppen (eller prosjektstyret). Hver måned, eller ved rapporteringsfrekvensen du bruker, kan du vise hvilke milepæler som er oppnådd.

Rapportering mot milepæler er ganske grei og blir ofte gjort som et bord. Du angir milepælbeskrivelsen, datoen den var på grunn av og den nye forventede datoen. Når milepælen oppnås og kan merkes som fullført, legger du til datoen også. Forhåpentligvis vil det være det samme som forventet dato, men prosjekter trener ikke alltid slik ut.

Et bord som dette gjør det klart hva som er utført og hva som er utestående. Du kan planlegge svaret på spørsmålet "Hvorfor har vi ikke truffet den milepælen?" Før du går og møter med din sponsor eller sender rapporten.

Når prosjektplanen din er veldig lang, og du har mange milepæler, vil du finne det lettere å slippe ferdige milepæler hver rapporteringsperiode. Bare rapporter milepæler som er kommende eller fullført den måneden: Neste måned tar av alt som ble ferdigstilt i forrige måned, så du legger ikke hele tiden til rapporten, ved å fortelle folk om arbeid som de allerede vet er ferdig.

Milepæler er et veldig nyttig prosjektstyringsverktøy for planlegging, planlegging og rapportering, og de er enkle å bruke. Sett litt i din neste prosjektplan, følg mot dem, og du vil finne deg selv å lære hvilken frekvens som passer best for deg.

Som med alt i prosjektledelse, bruk dem fleksibelt for å levere resultatet du vil ha, ved å bruke disse tipsene og retningslinjene for å informere dine egne beslutninger.