Sjekkliste for et ansettelsesavslutningsmøte

Ansatte forlater organisasjonen av gode grunner og dårlige grunner. På den positive siden finner de nye muligheter, går tilbake til skolen, går på pensjon eller lander deres drømmejobb.

Mindre positivt, de blir sparket for dårlig ytelse eller dårlig oppmøte eller oppleve oppsigelse på grunn av nedgang i virksomheten. I hvert tilfelle trenger du en sjekkliste for ansettelsesoppsigelse for å hjelpe avgangsprosessen for arbeideren jevnt. Her er en eksempelsjekkliste for ansettelsesavslutning.

Sjekkliste for ansettelsesavslutning

Arbeidstakers navn:

Dato:

Meld deg til menneskelige ressurser

_____ Gi beskjed til HR: Så snart du er oppmerksom på og / eller mottar brev fra en ansatt som informerer deg om arbeidstakerens intensjon om å si opp arbeidet, skal du varsle kontoret for Human Resources.

_____ Offisiell merknad: Hvis en medarbeider forteller deg om deres intensjon om å forlate arbeidet ditt, be dem om å skrive et oppsigelsesbrev som sier at de reiser og deres sluttdato. (Bedrifter ber om minst to ukers varsel, når det er mulig og ønskelig.)

Tillatelser / Tilgangsterminering

_____Notifiser nettverksadministratoren din: Så fort du vet at en ansatt forlater, informer nettverksadministratoren eller en annen passende personell om dato og klokkeslett for å avslutte arbeidstakerens tilgang til datamaskin- og telefonsystemer. Lag ordninger for hvordan disse kontoene vil bli sendt for å sikre at organisasjonen din ikke mister kontakt med kunder og kunder. I tillegg deaktiverer arbeidstakerens alarmkode, hvis det er aktuelt.

_____Disable arbeidstakerbygging eller tilgang til eiendom: Effektiv på termineringsdatoen, uansett om det er umiddelbar i en avbruddssituasjon, eller ved en gjensidig avtalt sluttdato, må du avslutte arbeidstakerens byggtilgang. Avhengig av dine tilgangsmetoder må du deaktivere arbeidstakerens byggepostkode, deaktivere inntrekkskortet eller samle medarbeiderens nøkler. Det er i både din interesse og den tidligere medarbeider at han eller hun ikke kan få tilgang til noen eiendom.

Retur av eiendom

_____ Retur av selskapets eiendom: Avsluttende ansatte er pålagt å snu alle firmaets bøker og materialer, nøkler, ID-merker, datamaskiner, mobiltelefoner og eventuelle andre eierskap.

_____ Passord: Ansatte bør gi sine veiledere passord og annen informasjon om tilgang til datafiler og telefonmeldinger. (Det kan hende du vil beholde e-post og telefonkontoer som er aktive for en stund til å markere kundekontakter.)

Status for fordelene

_____ Feriepenge og ubrukt sykdomstid: Oppsigende ansatte blir betalt opp til maksimalt 30 dager for ubrukt, påløpt ferietid. Hvis arbeidstakeren har brukt tid ennå ikke påløpt, blir betaling til selskapet for denne tiden trukket fra den siste lønnsslipp. (Hvis firmaet ditt angir et visst antall syke dager, og de er påløpt, vil du også måtte betale ansatt for den påløpte tiden.)

_____ Fordeler statusbrev: Etter avslutning mottar tidligere ansatte et brev fra Human Resources-kontoret som beskriver statusen for fordelene ved opphør. Dette inkluderer livsforsikring, helsedekning, pensjonsplan og kostnadsregnskapsplaner. (I USA oppfyller organisasjonene Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act fra 1980 (COBRA), og strekker seg til kvalifiserte medarbeidere og deres påmeldte forsørgere rett til å fortsette helseplan dekning for en angitt periode på egen regning og ved full pris.)

_____ Tilbakebetaling av forskudd: Eventuelle ubetalte lønnsforskudd vil bli trukket fra den ansattes sluttkontroll.

_____ Betaling av penger skyldig arbeidstakeren: Eventuelle ubetalte utgifter for selskapets forretningsformål (innsatt på en kostnadsrapport), ubetalte provisjoner og bonuser, vil bli betalt i den endelige lønnsslipp.

Konfidensialitets- og konkurransekontrakter

_____ Gjennomgang av konfidensialitetsavtalen eller konkurranseavtalen: Eventuelle konfidensialitetsavtaler eller konkurransekontrakt som den spennende arbeidstaker signerte når man begynner å ansette, bør vurderes for å sikre at ansatt forstår hva som forventes.

Selv om arbeidstaker aldri undertegnet et slikt dokument, har de fleste arbeidstakerhåndbøker en klausul eller adferdskode om ikke å dele selskapets konfidensielle opplysninger eller forretningshemmeligheter. Gjennomgå dette og påminn arbeidstakeren om at eventuelle brudd på denne konfidensialiteten skal behandles.

Avslutt intervju

_____ Konfidensielt utgangssamtale: Exiting ansatte oppfordres til å delta i et konfidensielt avgangsintervju med Human Resources. (Avgangsintervjuer er en viktig prosess som du kan bruke til å samle inn opplysninger om arbeidsmiljøet i organisasjonen. Når du varslet om at en ansatt er ansatt, vil HR-kontoret planlegge et utgangssamtale. All informasjon som samles inn er konfidensiell og rapporteres periodisk i sammendraget form.

_____ Skriftlig tillatelse til referansekontroll: Utgående ansatte, som planlegger å søke jobb, må signere et skjema som gir selskapet tillatelse til å gi referanseverdi når potensielle arbeidsgivere ringer.

_____ Gi medarbeiden et adressoppdateringsskjema for å fylle ut hvis de flytter. Spesielt for store selskaper, eller de med høy omsetning, vil W-2s komme tilbake som ikke leverbare hvis adressen har endret seg. Uten ny kontaktinformasjon er det vanskelig å gi nødvendig informasjon til den tidligere ansatt. Som en sikkerhetskopi, kontroller at ansattes beredskapsinformasjon er oppdatert, og at du kan kontakte den personen for å finne dem hvis du har problemer med å få W2s til dem.