Administrere endringer på arbeidsprosjekter

Prosjektledere bruker mye tid på å lage planer og etablere lagsmål. Sponsorer, interessenter og lag bruker så mye tid på å gjøre endringer i arbeidets omfang og utrullingsprosessen. Å ha en klar, enkel endringshåndteringsprosess på plass og et øye med det større bildet, selv om noen av detaljene skifter, går langt i retning av å holde prosjektet fremover og lar deg holde deg kult.

Godta at endringen skjer

Endringer skjer på nesten alle punkter i prosjektledelsens livssyklus. Å erkjenne at endringer er uunngåelige - faktisk, ofte fordelaktige - deler deler av prosessen de beste prosjektledere til å vedta mer agile tilnærminger til planlegging og gjennomføring. Å ha strategier på plass for å effektivt håndtere endringer som de oppstår, er den raskeste måten å holde alles øye på premien, selv i møte med det som noen ganger kan virke konstant forandringer i retning.

En definert, strukturert endringshåndteringsprosess er utførelsesspillboken din; Din strategi "Bibelen". Det vil for deg definere hvordan du best kan reagere som leder til forslag - selv krav - for endring i utviklingsprosessen. Det vil hjelpe deg med å navigere, grasiøst og med sikkerhet, noen ganger innholdsrike samarbeidende landskaper mot oppnåelse av alle partiets endelige mål.

Endre styringsprosessen

Forandringsledelsesprosessen ser slik ut:

• Motta forespørsel om endring i prosess på prosjekt
• Vurder endringsforespørsel / etterspørsel med fokus på prosjektbudsjett angående:
• materialer
• eventuelle relevante tillatelseskrav
• arbeidstimer
• tid tapt / oppnådd
• Forbered og presentere for å projisere aksjonærer / kontakt dine anbefalinger for hvordan du går videre i forhold til forespørselen (e)
• Motta godkjennelse av aksjonærbeslutning eller avvisning for å fortsette

La oss se på hver av disse trinnene i sin tur:

Motta forespørsel / behov for endring i prosess på prosjekt

Du mottar en forespørsel om å endre prosjektet på hundrevis av forskjellige måter: i et møte, via e-post, på telefonen, i korridoren mens du haster ut av kontoret om kvelden.Ideelt sett vil du få informasjonen på et forandringsskjema, men du bør vite at i virkeligheten tror mange viktige interessenter at å fullføre denne typen papirarbeid er prosjektlederens jobb - og i ditt firma kan det være.

Meldingen for prosjektforandringsforespørsel (mer om det på et minutt) skal nøyaktig og kortfattet fange opp alle detaljene i forespørselen, men uformelt kommer de til deg. Når du føler at alle detaljer er nøyaktig registrert, kjør skjemaet forbi initiatøren for å verifisere at alle punkter har blitt adressert fullt ut.

Husk at endringer kanskje også handler om å ta trening. Ikke alltid anta at endringer skal forholde seg til å sette inn arbeid. Prosessen er den samme uansett om du øker eller reduserer prosjektets omfang.

Utfør endringsvurdering

Se på endringsanmodningen i detalj. Du vil vurdere effekten på:

• Rute
• dokumentasjon
• Arbeid gjort til dato og jobber fortsatt å gjøre
• Budsjett
• Kvalitetstiltak
• omfang
• Ressurs tilgjengelighet

For eksempel kan en programvareendring anslås til 5 dager. Dette ville ikke bare legge til 5 dager i timeplanen fordi det ville skubbe ut en annen oppgave og flytte det i en tidsramme hvor nøkkelressursen er på ferie. Denne oppgaven vil også måtte flyttes, så samlet sett vil denne endringen legge til 8 dager i timeplanen. Det ville koste $ 5k å gjøre, og de ekstra 8 dagene presser oss inn i en annen måned med leverandørkontrakten, så det er kostnader å vurdere det også. Kvalitet forblir den samme, men omfanget endres for å innlemme den nye forandringen.

All relevant dokumentasjon vil måtte oppdateres, inkludert prosjektplanen og opplæringshåndbøkene, som allerede er startet.

Så i det store bildet har en enkel 5-dagers endring rungende effekter. Det er viktig å vurdere alle relevante faktorer før du tar en implementeringsbeslutning, fordi det å ha hele bildet kan endre utfallet.

Klargjøre og presentere anbefalinger

Bevæpnet med en forståelse av den fulde effekten av den forespurte endringen eller endringene, presenterer dine anbefalinger angående levedyktigheten til skiftet.

I noen tilfeller vil endringer ikke implementeres fordi den oppfattede fordelen vil være mindre enn kostnaden. I andre tilfeller kan det oppnås tilstrekkelig nytte for å kompensere for kostnadene ved å gjøre det ekstra arbeidet. Andre tilfeller vil fremdeles vise at endringer er uunngåelige og utenfor din kontroll, uavhengig av negativ effekt, som skyldes regulatoriske eller samsvarsspørsmål, eller interne problemer som organisatorisk omstrukturering.

Avgjørelsen

For små endringer som faller innenfor din autorisasjonsgrense, hviler beslutningen om å godta eller avvise endringer med deg (med riktig innspill fra laget). Alt større bør godkjennes av prosjektsponsor eller prosjektstyret. Vilkår for hva som faller under hvilken kategori er generelt skrevet ut tydelig i begynnelsen av et hvilket som helst prosjekt.

Uavhengig av utfallet, er det viktig å holde alle involverte i prosessen informert. Alienating teammedlemmer til enhver tid i utviklingen kan koste integriteten til hele prosjektet, og eventuelle fremtidige samarbeid også.

Endre styringsverktøy

En rekke verktøy for forandringsbehandling er utviklet for å gjøre denne prosessen enklere og mer strømlinjeformet. Sentralt i alle verktøyene for endringshåndtering bør være:

• En sjekkliste eller prosesskart som går gjennom interessenter gjennom de riktige trinnene for å skape en endring i prosjektets omfang
• Et forespørselsskjema for malendring (Merk: Hvis prosjektene dine arbeider online fra en automatisert arbeidsflyt, er det en god ide å ha dette skjemaet inkludert i dokumentlisten din)

Utvikle et prosjektforandringsskjema

Foreslå endringsskjema for prosjektet skal omfatte:

• Navnet på personen som ber om endringen ("forespørselen").
• En unik identifikator, som et endringsnummer (du kan legge til dette selv senere, da det ikke er sannsynlig at noen av de som reiser forespørselen og bruker skjemaet, vet hva du skal skrive inn her).
• En beskrivelse av den foreslåtte endringen, med så mye detaljer som mulig.
• Kategorien av endringen. Ideelt sett bør requestors kunne velge fra en prepopulated denne delen, slik at de bare må krysse boksen. Dette er et bra sted å merke seg om en endringsforespørsel er i forhold til regulering eller intern compliance - hvis det er (virkelig), kan du omgå mange planleggings- og vurderingssteg og bare fortsette med det.
• "Hvorfor" av forandringen. Hva er begrunnelsen for å implementere den? Hvorfor ønsker forespøreren det?
• Potensiell påvirkning av den foreslåtte endringen til ulike elementer i prosjektet, inkludert tid, kostnad, kvalitet, omfang. Forespøreren kan ikke ha alle detaljer, så det kan kreve at du fyller ut disse blankene gjennom endringstestet. Det minste du leter etter på dette punktet er at det er klargjøring om det kan øke, redusere eller endre eksisterende prosjektparametere.

Endre forespørselsskjemaer bør avrundes med plass for detaljer for deg å fylle ut, da endring er nærmere omtalt. En mal skal også inneholde plass til:

• Endre avgjørelse: Godta, Avvis eller Utsett
• Navn på person som tar avgjørelsen (eller gruppen) pluss datoen vedtaket ble truffet og eventuelle ytterligere kommentarer.

Endringer og Prosjektområdeforvaltning

Prosjektomfangshåndtering er prosessen som filtrerer og forandrer forskjellene mellom det som er nødvendig for å utføre et prosjekt vellykket og hva som ikke er. Når prosjektforandringsforespørsler mottas, er det nødvendig å vurdere hvordan disse endringene kan påvirke prosjektet generelt. Endringshåndteringsprosessen hjelper deg med å avgrense, og definere innenfor kontekst, hvorfor en endring er eller ikke er praktisk eller nødvendig.

En veiledning til prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK Guide) - Fjerde utgaveens dekningsprosjektforandringsledelse er verdt å nevne fordi det ikke er så intuitivt som du kanskje tror. "PMBOK Guide" inneholder gode retningslinjer for startbilde i form av en prosess som heter 'Control Scope' i Prosjekt Scope Management-delen. Forandringsstyringsprosessen på prosjekter må imidlertid håndteres på en mer integrert måte, og det gjenspeiles i teksten. Brukerne "PMBOK Guide" bør også referere til Utfør Integrated Change Control-prosessen, da det tydelig viser hvordan alt sammen knytter seg sammen i det større landskapet.

For å bli en PMP, er det viktig å forstå hvordan "PMBOK Guide" dekker forandringsledelse som det vil være en del av eksamen. Men husk at forandringsstyringsprosessen du faktisk bruker på prosjekter må integreres, lett å følge og praktisk.

Ledende ditt team gjennom endringsprosessen

Prosjektteamet er kritisk for suksessen til et hvilket som helst prosjekt, så det hjelper å få dem aktivt engasjert når man styrer endringer i prosessen.

Her er det 5 måter du kan hjelpe teamet ditt til å komme raskt til rette med prosjektendringshåndteringsprosessen:

1. Vær åpen om endringer. La teamet ditt vite at endring på prosjekter er forventet.

2. Vær åpen om prosessen. Forandringsstyringsprosessen som diskuteres her, kommer ikke naturlig for alle. De fleste lagmedlemmer vet ikke hva som forventes av dem før de har blitt informert. Sett opp en orientering for å gå gjennom prosessen med dem, og la hver vite hva hans eller hennes rolle i utførelsen.

3. Gjør det enkelt. Prosjektendring er ofte i beste fall kontrollert kaos. Trinnene du tar for å navigere med det, definerer din mettle som prosjektleder. Teamet ditt kan finne forandringer foruroligende - spesielt store eller de som reverserer avgjørelser som lenge er tenkt å bli avgjort, og hindringer som anses å være fjernet. Tidsplanen er feil, budsjettet kan være annerledes, kravene er absolutt forskjellige.

Teamet ser deg til veiledning og stabilisering. Gjør prosessen så enkelt som mulig for dem.

4. Vær der for å hjelpe. En ny måte å jobbe på, tar tid å integrere. Hvis du tidligere har klart prosjektforandring på en uformell måte (eller ikke i det hele tatt), kan det ta litt tid å bytte til en formell prosess for å bli «måten vi gjør ting rundt her». La teamet vite at du er der for å hjelpe dem hvis de trenger å løpe noe forbi deg.

5. Ikke vær redd for å si nei. Ikke alle endringer er fornuftige forslag. La teamet ditt vite at hvis de føler seg sterkt om at en endring ikke er den rette for prosjektet på dette tidspunktet, vil du stå ved dem i den samtalen med endringsanmodningen.

Manglende evne til å håndtere forandring effektivt er sjef blant måtene et prosjekt kan bli fullstendig spart, så pass opp. Bevæpnet med riktig informasjon og prosesser, kan prosjektendringer håndteres på en kontrollert, smart og gunstig måte for alle involverte.