Betydningen av å holde en journal i regnskap

En journaloppføring er oversikten over en finansiell transaksjon som er registrert i en journal. Tidsskriftet beskriver alle finansielle transaksjoner i virksomheten, og det legger merke til hvilke kontoer disse transaksjonene påvirker. Alle journaloppføringer er laget ved hjelp av enten dobbeltoppføring eller enkeltoppføringsmetode for bokføring.

Journaloppføringer skrives vanligvis inn i kronologisk rekkefølge, og debetene er oppgitt før kreditter - debet er oppgitt i en kolonne til venstre, og kreditter er oppgitt til høyre. Tidsskriftoppføringer blir tildelt bestemte kontoer ved hjelp av et diagram over kontoer, og journalinnlegget registreres deretter i en hovedbok. Hovedboken holder oversikt over flere kontoer.

Formålet med journalinnlegg

Journaloppføringer gir grunnleggende informasjon for alle en virksomhets andre finansielle rapporter. De brukes av revisorer til å analysere hvordan finansielle transaksjoner påvirker en bedrift.

Hver oppføring bør inneholde datoen for transaksjonen, de involverte partene, en debet fra minst en konto, en kreditt til minst en annen konto, et kvitterings- eller sjekknummer og et notat som beskriver andre detaljer som er involvert i transaksjonen - alt du Det er kanskje ikke sannsynlig å huske måneder eller år senere.

Hvis du kjøper og bruker regnskapssystemprogramvare, vil det mest sannsynlig ta seg av alle disse detaljene for deg. Men du bør være i stand til å håndtere journaloppføringene og hovedboken selv med en viss grunnleggende forståelse av prosessen hvis du ikke tror at den typen utgifter er nødvendig, ganske enkelt fordi du nettopp har begynt.

Engangsregnskap

Som navnet antyder, blir hver journaloppføring gjort på egen egen linje når du bruker enkeltregistreringsmetoden for bokføring. Du kan trekke ned det du bruker på et nytt datasystem som en debet, så i neste linje og som en annen oppføring, kan du få inntekter mottatt fra en kunde eller kunde som kreditt. Du har to separate transaksjoner eller journaloppføringer, hver med sin egen linje. Det er enkelt, ikke mye forskjellig fra hvordan du vil holde styr på transaksjoner du gjør fra kontoen din.

Enkeltregistrering kan være aktuelt hvis du driver din egen småbedrift som eneeier og dine bøker og transaksjoner er ikke komplekse. Alle kan klare det. Du trenger ingen spesiell trening.

Dobbeltregistrering

En journaloppføring ved hjelp av dobbeltregistreringsmetoden inkluderer en rekke opplysninger i ulike kolonner på samme linje. I et dobbeltoppføringssystem kan du ha en debet for datakjøpet, så vil en kreditt eller økning til de totale kontorutstyrskostnadene vises på samme linje, men i en annen kolonne for å kompensere debet. Disse kolonnene skal være lik, for eksempel - $ 2000 som debet og + $ 2000 for kreditten.

Det kan hende du må bruke enda flere kolonner avhengig av arten av oppføringen din, men det skal minst være to, en hver for debet og kreditter. Double entry regnskap gjør vanligvis en journaloppføring, ikke for selve transaksjonen, men for kontoen påvirker den eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og utgifter. Debitter og kreditter til hver er alle notert på samme linje.

Ved årsskiftet eller en annen regnskapsperiode du velger, må alle dine journaloppføringer for debete svare til lik dine journaloppføringer for totale studiepoeng. Dette betyr at kontoen din er "balansert".