10 vaner av vellykkede prosjektledere

Hvorfor bringer enkelte prosjektledere sine prosjekter inn i tide, på budsjett og med fornøyde kunder, mens andre har det vanskelig? La oss se på de ti vaner som svært vellykkede prosjektledere deler for å finne ut.

Disse vaner blir nevnt igjen og igjen i ytelsesvurderinger og i slutten av prosjektrapporter hvor klienten, teamet eller sponsoren tilbyr tilbakemelding til prosjektlederen.

Du trenger ikke å ha ti års erfaring til å levere hver gang. Ved å endre vaner og børste opp dine ferdigheter kan du drastisk forbedre sjansene for at prosjektet ditt blir en suksess og gi deg selv en mindre stressende tid på jobb også.

Bruk riktig team

De mest effektive og vellykkede prosjektledere kjenner kapasiteten til deres lagmedlemmer. Det betyr at de kan tildele riktig arbeid til de riktige menneskene.

Å bruke feil ressurs på en oppgave kan føre til at det tar lengre tid eller blir dårlig gjort. Det hjelper å kjenne styrken og svakhetene til individene som jobber med deg, slik at du best kan tildele dem til prosjektoppgaver.

Administrere prosjektproblemer

Alle prosjekter treffer problemer fra tid til annen. Vellykkede prosjektledere lar det ikke bekymre seg for dem. De kjenner prosessene for problemadministrasjon og også hvordan de skal håndtere problemer som de oppstår.

Det kan du også gjøre. Når du vet hvordan du vurderer et prosjektproblem, vil du oppdage at problemadministrasjon blir en enkel vane å innlemme i din ukentlige rutine. Ta litt tid til å gå gjennom problemloggen din hver uke, og du vil snart finne ut at det er en enkel jobb å holde seg unna å håndtere problemer.

Håndterer endringer

Prosjekter er utformet for å forandre ting, men den typen forandring skjer med andre mennesker! Det er vanskeligere å håndtere endring som er rettet rett mot prosjektgruppen, forstyrrer den detaljerte prosjektplanen og skaper nytt arbeid og en hel haug med dokumentasjonsoppdateringer.

Suksessfulle prosjektledere har en forandringsstyringsprosess som de følger. Følgende definerte trinn gjør det enklere å gjøre noen handling til en vane fordi den er strukturert og repeterende.

Forandringsledelsesprosessen ser slik ut:

• Motta informasjon om endringen.
• Vurder endringen.
• Fastslå hvor mye arbeid det ville være å gjøre endringen.
• Lag en anbefaling om hvorvidt det er verdt å gå fremover.

Når du har utarbeidet en anbefaling, spør din sponsor om å ta en beslutning om om du bør innlemme endringen eller ikke. Du kan godkjenne noen små endringer selv så lenge de er innenfor dine oppgaver og myndighetsnivåer. Vellykkede prosjektledere vet at håndtering av endringer er en del av jobben, og de har en plan for å håndtere dem når og da de oppstår.

Administrere prosjektkostnader

Det er høyst sannsynlig at prosjektet ditt skal pådra seg kostnader, selv om du ikke har full kontroll over veskenstrengene selv. Å være i stand til å håndtere økonomiske elementer i din kontroll må være en vane. Hvis du ikke nærmer deg det regelmessig og rutinemessig, vil du finne jobben blir så stor det er umulig å gjøre det bra.

Fantastiske prosjektledere holder seg ut over kostnadene med arkiveringssystemer som fungerer for fakturaer, sitater og estimater. Bli vant med å bruke budsjetteringsprogramvaren din (selv om det bare er et regneark).

Du kan ikke klare prosjektkostnadene dine før du har en plan om hva du skal bruke. Les dette på hvordan du oppretter et prosjektbudsjett slik at du kan komme i gang.

teambuilding

Prosjektteamet fungerer kanskje ikke direkte for deg. Så hvorfor bygger teambuilding en del av vaner til vellykkede prosjektledere? Det er fordi du trenger teamet ditt til å jobbe sammen effektivt, og du trenger de som er involvert i prosjektet, for raskt å komme til et punkt der de stoler på hverandre. Du får det gjennom å bygge laget. Se opp for situasjoner der laget ditt faller fra hverandre. Spesielt mobbing oppførsel er uakseptabelt.

Forstå prosesser

Den sjette vanen med svært vellykkede prosjektledere er at de forstår prosessene som eksisterer innenfor sitt kontrollområde. Det betyr at de vet hvilke arbeidsprosedyrer som skal følges. De spilder ikke tid på å prøve å finne ut hvordan man skriver en forretningssak fordi de vet at det er en prosedyre for det, og de kan følge trinnene.

De mest vellykkede prosjektledere er ikke en slave å behandle. De vet når det rette er å følge prosessen. De vet når det er bedre å finjustere det litt for å gjøre oppgavene generelt enklere for alle. Et eksempel på det ville være å fjerne byråkratiet fra et lite prosjekt ved å skreddersy prosessene tilsvarende.

Oppdaterer planen

Prosjektplaner bør ikke overlates til tilfeldighet. De mest vellykkede prosjektledere vil gjøre det til en vane å regelmessig sjekke tidsplanene for nøyaktighet og oppdatere dem.

Det er mange måter å spore på prosjektets fremgang. Det viktigste er at du gjør det. Hvis du sliter med å gjøre denne vanen din egen, så bestill et kort møte i din dagbok med deg selv og din tidsplan en gang i uken. Bruk samme tid hver uke og ta 30 minutter for å se hvor du er og hvor du skal være. Gjør de nødvendige endringene, fortell teamet og fortsett med prosjektet.

Hvis planens endringer har innflytelse på sluttdatoen for prosjektet eller på leveringsdatoen for viktige milepæler, så snakk med din sponsor. Du bør ikke endre grunnleggende for din grunnlinjede plan uten å gå gjennom en formell godkjenningsprosess.

Administrere prosjektrisiko

Å vite hva som skal inkluderes i ditt risikoregister er en ting, men det er vanlig å se på det og å handle på risikoen som oppstår, er noe annerledes. Det er ikke nok å bruke begynnelsen på prosjektet ditt for å identifisere risiko og ikke tenke på dem igjen. Risikostyring må være en del av prosjektets vaner, fordi uten det vil du oppdage at risikoer blir til problemer og skaper problemer for deg.

Det er et annet område der standardprosesser og bestilling av en vanlig plass for å gjøre en risikovurdering kan hjelpe. Du kan inkludere det som en del av gruppemøtene dine. Gjør det til en vane å vurdere risikoen din med teamet, lukk alle som ikke lenger er trussel, og planlegg handlinger for de som du vil redusere.

Sporingstid

Prosjektledere vet mye om prosjektstyring, men det pleier å være innenfor planlegging og planlegging. Det vi snakker om, er tidsporing på en mer vanlig, daglig basis. Vi snakker om timesheets.

Prosjektteam er ofte ikke så ivrige etter å bruke tidsskrifter hvis de ikke har gjort det før. Mange programvare for prosjektledelse har tidssporing iboende i produktet. Det kan gjøre det enklere å introdusere bryteren til tidssporing som et lag.

Uansett om du sporer lagets tid (som anbefales), er det viktig at du vet hvor din egen tid går på en dag. Du bør gjøre det til en vane å legge merke til hvordan du bruker tiden din. Det vil hjelpe deg å forstå om du tilbringer tid på toppoppgave prosjektoppgaver. Du tror kanskje du er, men er du? Tidsskrifter eller tidsopptak av noe skjema vil hjelpe, selv om det bare er en times logg på et notisblokk.

Levering av virksomhetsendring

Endelig er vane som gjør prosjektleder mest vellykkede, deres evne til å likestille prosjektutganger til forretningsresultater. Hvis brukerne ikke bruker produktet ditt eller programvaren raskt faller utdatert eller kundene ikke er så overrasket som du er så har prosjektet ditt vært bortkastet tid.

De mest vellykkede prosjektgruppene sørger for at de vet hvilke forretningsresultater de sikter på. De bygger en løsning som gir den virksomheten endring på en bærekraftig måte. Det de leverer når prosjektet avsluttes, er fullt brukt og helt vedtatt av kunden. Det er en suksess fordi den er bygget for å være en suksess fra starten.

Forståelse forretningsmessige mål er et sentralt kriterium for en prosjektleder som ønsker å påvirke kunder og interessenter. Hvis du kan vise at du har levert noe av verdi, er det enkelt å demonstrere hvilken innvirkning du har og verdien du tar med selskapet.

Gjør det til en vane å spørre interessentene hvilken forretningsverdi de forventer og hvordan de vil bruke hva det er som prosjektet ditt leverer for dem. Snakk med dem om hvordan de definerer suksess. Du kan bygge dette inn i en repeterbar prosess ved starten av hvert prosjekt.