Hvordan Chunking forbedrer arbeidseffektivitet og produktivitet

Som ledere bruker vi for mye av dagen vår og prøver å passe mer arbeid til mindre tid. Et felles svar for overarbeidede fagfolk på alle nivåer er å forsøke å multitask ved å utføre flere aktiviteter samtidig. Problemet er at multitasking ikke fungerer.

Hvorfor multitasking er ikke den mest effektive tilnærmingen til arbeidsproduktivitet

For eksempel, tenk at når du børster tennene om morgenen, begynner du å tenke på dagsordenen for et stort møte senere på dagen. Det tar ikke mye av hjernens bearbeidingskraft for å pusse tennene dine, og du kan faktisk konsentrere seg om dagsordenen mens du håndterer morgentennens rengjøringsoppgave.

Men hva med to oppgaver som krever mer av hjernens kapasitet? Du kan snakke i telefonen mens du forbereder frokost. Du kan få begge oppgavene gjort riktig, men muligheten for feil på grunn av bortfall i oppmerksomhet er stor.

Chunking som et alternativ til multitasking

"Chunking" beskriver hvordan menneskelig minneutnyttelse fungerer. Det er viktig å huske dette konseptet som vi ser på å fullføre flere oppgaver samtidig. Vi er faktisk skifte mellom dem i stedet for å gjøre dem samtidig (selv om det er mulig at de er samtidige i tilfelle av børsting av tennene).

Tenk deg at du er på telefonen når noen går inn på kontoret. De ber om råd eller en rask beslutning om et problem. Du slutter å lytte til personen på telefonen, skanne notatet foran deg, skrive et svar, og gå tilbake til telefonsamtalen. Du gjorde ikke de to aktivitetene (telefonsamtale og personlig samtale) på samme tid.

Du har faktisk gjort tre oppgaver i rekkefølge; startet telefonsamtalen, hadde den personlige samtalen, og deretter gjenopptatt telefonsamtalen. På samme måte som i frokosteksemplet ovenfor, kan du ha fått dem begge til å bli bedre, og på mindre tid, hvis du hadde gjort dem en etter hverandre i stedet for samtidig. Årsaken er at når du starter hver oppgave, må du fokusere på det og komme i gang.

Hvorfor oppstartstiden i multitasking er ineffektiv

Når du startet telefonsamtalen, måtte du tenke på det, finne telefonnummeret og ringe. Når du ble avbrutt, måtte du finne ut hva personen ønsket fra deg for å kunne gi dem en beslutning. Til slutt, når du fortsatte telefonsamtalen, måtte du huske hvor du sluttet. Du har kanskje til og med måtte si, "Ups, beklager, noen gikk inn. Hva sa du?"

Jo flere starter og stopper du gjør i løpet av dagen, desto flere av disse tidkrevende oppstartsmomentene du har. Disse øyeblikkene er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport å forberede, er oppstartsmøtet sannsynligvis ganske kort sammenlignet med det for rapporten du bare gjør kvartalsvis. Likevel, hvis du forbereder den rapporten og du blir avbrutt, har du nesten samme tid for oppstart hver gang.

La oss for eksempel si at du kan skrive en rapport om 30 minutter uten avbrudd. Det kan imidlertid ta flere timer hvis uplanlagte oppgaver og forstyrrelser kommer opp i løpet av dagen. Denne betydelige forsinkelsen kommer ofte ikke så mye fra de faktiske avbruddene som tiden det tar å starte rapporten om og om igjen.

Hvorfor du bør prøve Chunking i stedet for multitasking

Ok, noen ganger må du multitask. Din jobb kan være operativ som min, så hva er bedre enn multitasking? Chunking er bedre.

Chunking er konseptet om å bryte opp dagen til større biter i stedet for å reagere på konstante forstyrrelser. Jo flere tidspunkter du kan bruke til bestemte oppgaver, jo færre oppstartsmomenter du vil ha, og effektiviteten din forbedres på riktig måte. Siden du ikke vil bruke så mye tid i oppstartsmomenter, vil du ha mer tid, og du vil bli mer ferdig. Som en bonus, siden du vil kunne fokusere på den enkelte oppgaven ved hånden, vil du gjøre det bedre.

Som en sidebar har prosjektleder for lenge siden funnet ut kraften i denne teknikken og opprettet sin egen versjon av "chunking" via arbeidsoppdelingsstrukturprosessen.

Hvordan komme i gang med chunking på jobb

Så hvordan kan du begynne å chunking?

• Start små til du får følelsen av det. Velg en enkelt oppgave, kanskje din ukentlige rapport.
• Legg til side de 30 minuttene du vet at det vil ta.
• Lukk døren eller sett opp et skilt som leser "Geni på jobben" eller noe slikt, og konsentrere deg om rapporten og ingenting annet enn rapporten.
• Ignorer telefonen.
• Ikke sjekk e-post.
• Bare skriv rapporten.

Forsøk det samme med telefonsamtaler, ansattes møter og andre vanlige aktiviteter. Fokusere, kutte dagene dine ut, og etter noen uker med praksis, vil du føle deg og være mer effektiv.

Bunnlinjen

Ikke kast bort så mye av tiden du prøver å multi-oppgave. I stedet gjør deg mer effektiv og mer produktiv ved chunking. Mens begrepet er vanskelig, er konseptet effektivt.

Oppdatert av Art Petty