De 9 viktige tingene i ditt Gantt-diagram

Selv om en enkel oppgaveliste kan være tilstrekkelig for å fullføre små prosjekter rundt huset når det gjelder prosjektledelse, er det vanligvis nødvendig med en mer detaljert handlingsplan. En av de mest populære og praktiske måtene å håndtere timingen på alle oppgavene til et prosjekt er å bruke et Gantt-diagram.

Et Gantt-diagram

Et Gantt-diagram er et diagram som viser alle de ulike deloppgavene til et prosjekt og hvordan de forholder seg til hverandre når det gjelder tid. Det er en måte å vise prosjektplanen på, og det hjelper med å få jobben gjort i tide. Det viser alle oppgavene som må gjøres, hvor lang tid hver oppgave forventes å ta, tidsrammer der enkelte oppgaver skal fullføres, og forholdet mellom ulike oppgaver. På denne måten blir alt gjort på plan, og du slipper aldri tid på å vente på at en oppgave skal fullføres som allerede skulle ha blitt gjort.

Her er ni hovedkomponenter av Gantt-diagrammer.

Datoer vises langs toppen

En av hovedkomponentene i et Gantt-diagram, gjør det mulig for prosjektledere å se ikke bare når hele prosjektet begynner og slutter, men også når hver oppgave vil finne sted.

Oppgaver er listet ned på venstre side

Store prosjekter består alltid av et stort antall deloppgaver. Et Gantt-diagram hjelper prosjektledere å holde oversikt over alle underoppgaver i et prosjekt, slik at ingenting glemmes eller forsinkes.

Barer brukes til å representere tidsrammen Hver oppgave forventes å ta

Når deloppgavene er oppført, brukes barer til å vise nøyaktig når hver deloppgave skal finne sted. Dette bidrar til å sikre at hver deloppgave er ferdig med tidsplan slik at hele prosjektet blir fullført til tiden.

Når Gantt-diagrammer ble opprinnelig utviklet, ble de skrevet for hånd, noe som gjorde endring eller oppdatering av diagrammet mektig. Heldigvis, med dagens nåværende prosjektstyringsprogramvare, kan prosjektledere enkelt legge til, trekke og endre oppgaver uten å måtte justere hele diagrammet for hånd.

Milepæler vises som diamanter

Milepæler er de oppgavene som er medvirkende til et prosjekts ferdigstillelse og suksess. I motsetning til de mindre detaljene, som også må gjøres, gir en milepæl en følelse av tilfredshet og fremadrettede bevegelser. På et Gantt-diagram vises milepæler som diamanter (eller, noen ganger, en annen form) på slutten av en bestemt oppgavelinje.

Avhengigheter er indikert av små piler

Mens noen av oppgavene dine kan gjøres når som helst, må andre fylles ut før eller etter at en annen underoppgave kan begynne eller avslutte. Disse avhengighetene er angitt med små piler mellom oppgavelinjer på et Gantt-diagram.

Fremgang vises ved skygging på oppgavelinjer

Mens mange deloppgaver kan fullføres ganske raskt, vil det være mange ganger når du vil se et øyeblikk nøyaktig hvordan prosjektet ditt kommer med. Dette kan oppnås ved å skygge oppgavelinjene for å representere delen av hver oppgave som allerede er fullført.

En vertikal linjemarkør viser nåværende dato

En annen måte å se prosjektprosjektet ditt på et øyeblikk, viser en vertikal linjemarkør den nåværende datoen på diagrammet. Det hjelper deg med å håndtere tiden din effektivt som du kan se på et øyeblikk hvor mye du har igjen å gjøre og se om du er på rett spor for å fullføre prosjektet til tiden.

Oppgave ID identifiserer

I dagens fartsfylte forretningsverden har du sannsynligvis flere oppgaver på samme tid. Inkludert oppgavens ID på Gantt-diagrammet hjelper alle involverte til å raskt identifisere oppgaven du snakker om.

Ressurser er tildelt og identifisert

Selv om ikke hvert Gantt-diagram viser navnene til de som vil jobbe med det, hvis prosjektet ditt vil bli fullført av en rekke individer, oppføringsnavn og oppgaver som er tildelt dem, kan være utrolig hjelpsomme.

Når du håndterer et prosjekt, må du sørge for at alle de enkelte oppgavene er ferdige på en rettidig og effektiv måte. Et Gantt-diagram vil hjelpe deg med å gjøre nettopp det.