Lær om møtesteder og hvorfor de er viktige

Møte minutter er den skriftlige eller registrerte dokumentasjonen som brukes til å informere deltakere og ikke-deltakere om det som ble diskutert eller hva som skjedde under et møte. Møte minutter eller notater blir vanligvis tatt av en utpekt møteopptaker under saken, slik at det foreligger en nøyaktig oversikt over hva som skjedde under møtet.

Minutter inkluderer vanligvis:

• Navn på deltakere
• Dagboksposter dekket
• Beslutninger fra deltakerne
• Oppfølgingstiltak begått av deltakerne
• Forfallsdato for fullføring av forpliktelser
• Eventuelle andre hendelser eller diskusjoner som er verdt å dokumentere for fremtidig gjennomgang eller historie

Møte protokollen som et historisk dokument

Som et historisk dokument, er minutter nyttig for å dokumentere nøkkelideer eller diskusjonspunkter som førte til en beslutning. For eksempel kan effektive møteminutter spesifisere de fem alternativene laget diskuterte og nøkkelen til grunn at man ble valgt over de andre.

Minutter for det typiske forretningsmøtet trenger ikke å registrere hver diskusjon eller stat i detalj som sa hva. Selvfølgelig er denne regelen forskjellig for andre typer møter som for eksempel rettsforhandlinger og situasjoner der rettssaker diskuteres. Disse møtene krever en nøyaktig oversikt over samtalen og uttalelsene. Men, med mindre menneskelige ressurser diskuterer et søksmål, dokumenterer det typiske arbeidsstedsmøtet ikke alle iota.

Når og hvordan å dele møte protokoller

Ideelt sett registreres møte minutter på en elektronisk enhet, for eksempel en bærbar PC eller iPad, og etter en rask gjennomgang av stavemåte, grammatikk og klarhet, formidles til møtedeltakere elektronisk ved slutten av møtet. På denne måten har deltakerne øyeblikkelig varsel om sine forpliktelser og tidsfrister, og kan stille spørsmål eller søke avklaring. Hvis dette ikke er mulig fordi opptakeren vil transkribere minuttene eller sjekke dem for feil, bør han formidle dem innen 24 timer etter møtet.

Protokoller tjener også som en påminnelse om de forpliktelser lagmedlemmene laget under møtet, og hjelper deltakerne med å overføre disse elementene til kalendere og daglige oppgavelister.

Opptakeren bør alltid gjennomgå tidligere møtes minutter ved starten av neste møte slik at folk kan sjekke dem for nøyaktighet og neste trinn.

Hvordan organisasjoner håndterer å ta møtemøter

Kritisk til møtes suksess, gir minutter en registrert historie for møtet for deltakere og for ansatte som ikke var i stand til å delta. Uten fullmøte minutter blir møtemulighetene til suksess redusert fordi folk i balanse ikke kan absorbere og beholde et vell av informasjon på en gang.

Medarbeider som tar møtet minutter, er vanligvis medlem av teamet og tar notater mens de deltar i møtet. I møter som involverer rettslige eller regjeringsrelaterte tiltak eller i konsernmøter, tar en ikke-deltagende person de offisielle minuttene og registrerer ofte saken.

For å registrere nøkkelinformasjon nøyaktig må møterminutteropptakeren ha et øre for detaljer og muligheten til å holde fokus. Denne ansatte må også multitaske effektivt for å kunne delta i møtet mens du registrerer protokollen.

I noen organisasjoner tar samme medarbeider protokollen på hvert møte. Eller ansvaret kan gå fra ansatt til ansatt. Minutterens rolle bidrar til effektiv ledelse og kommunikasjonsferdigheter og kan være en ettertraktet jobb.

Krav til en protokollopptaker for møter

Kravene til opptakeren inkluderer evnen til å:

• Opptak nøyaktig avgjørelser, forpliktelser og viktige diskusjonspunkter på et møte
• Ta opp handlingselementene og forfallsdatoene som møtemedlemmene er forpliktet til (handlingselementer har navn vedlagt, men protokollene angir ikke hvem som sa hva som var på uformelle arbeidsplassmøter)
• Gjennomgå de store beslutningene og oppdragene eller frivillige forpliktelser og tiltakspunkter ved slutten av møtet, slik at deltakerne kan bli enige om dem før de forlater
• Vær en lagspiller og vær fleksibel fordi deltakerne kan legge til eller rette opp noe de er uenige om i minuttene

• Arbeid med å distribuere kopier av møtetidene innen 24 timer etter møtet