Formell forlatelse av fravær Letter Request Example

Trenger du å ta fravær fra jobb? I så fall er det viktig å sette forespørselen din skriftlig, både for dokumentasjonsformål og for å gjøre det enklere for lederen å forstå hva du ber om.

Å be om permisjon i skrift øker også sjansene for at lederen din gir forespørselen din, og bidrar til å opprettholde stående på jobb for å minimere nedfallet for karrieren din.

Prosessen for å kreve forlatelse fra arbeid

Den typiske prosessen for å be om en formell permisjon fra jobb er å diskutere din situasjon med din leder eller personalavdeling.

Du bør først skrive et brev (eller, mer typisk, en e-post) til din direkte veileder, og be om et møte for å diskutere om og hvordan du skal søke om permisjon.

I dette brevet skal du gi:

• Grunnen til at du trenger permisjon (for eksempel fødsel eller adoption av barn, personlig eller familiehelseproblemer, tap av en elsket, eller lettelse mot overdreven arbeidsstress)
• De tingene du er villig til å gjøre for å hjelpe deg med å forberede deg på fraværet (eksempler: trene din erstatning, skrive en detaljert håndbok av dine daglige arbeidsprosesser eller tilby å være tilgjengelig for spørsmål under ditt fravær)
• Datoen for avreise og retur til arbeid som du forventer
• En forespørsel om veilederens hjelp til å hjelpe deg med å forhandle permisjonen med ledelsen og / eller din personalavdeling

Når du har deltatt på dette møtet med din veileder, følg opp på samtalen med en skriftlig forespørsel om permisjon. Dette vil gå inn i personellfilen din for å starte den formelle permisjonen for fravær og gi dokumentasjon slik at permisjonen din kan godkjennes.

Firmaet ditt kan ha en policy på plass for å be om blader fra arbeid som angir grunner til permisjon, og hvor mye tid ansatte er kvalifisert til å bruke.

Se medarbeiderhåndboken din for detaljer. Hvis en policy er på plass, må du følge disse retningslinjene for å be om permisjon.

Dos og don'ts for å kreve et fraværsavsted

Det er viktig å be om ferie på best mulig måte. Følgende retningslinjer vil hjelpe deg med å skrive en forespørsel som er effektiv, profesjonell og hensynsfull.

• Gi så mye varsel som mulig. Det tar tid å ordne dekning for arbeidet ditt og å håndtere HR-kravene i forbindelse med permisjon.
• Kjenn dine rettigheter. Family and Medical Leave-loven gir mange ansatte ulønnet permisjon for å håndtere medisinske forhold og familiebehov, for eksempel fødsel eller adoption av et barn eller krisesituasjoner knyttet til et familiemedlems aktive militærtjeneste. Støtteberettigede medarbeidere som arbeider for selskaper med 50 eller flere ansatte har rett til tolv uker i løpet av en tolvmåneders periode. Finn ut om du er dekket før du ber om permisjon.

• Snakk med din direkte veileder først, og skissere forespørselen din skriftlig.

Hva skal inkluderes i ditt formelle brev

Når du ber om formell permisjon, bør brevet inneholde:

• Forespørsel om permisjon
• Datoen du forventer å være borte fra arbeidet
• Datoen du planlegger å returnere til jobb
• Et tilbud om å yte assistanse, hvis mulig
• Takk for vurderingen av forespørselen din

Se nedenfor for eksempler på brev som ber om formell permisjon, samt brev og e-postmeldinger som angir en grunn til å be om lengre tid borte fra arbeid.

Formell forlatelse av fravær Letter Request: Skrevet eksempel

Denne fraværseksemplarbrevet gir en formell forespørsel om permisjon fra arbeid, etter en diskusjon med ansattes veileder.

Navnet ditt

Adressen din

Din by, Statens postnummer

Telefonnummeret ditt

Dato

Tilsynsførerens navn

Tittel

Organisasjon

Adresse

By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære Herr / Ms. Etternavn:

Dette brevet er en formell forespørsel om permisjon, for å følge opp på vårt møte i går. Som vi diskuterte, ønsker jeg å be om permisjon fra 1. april til 30. juni, 20XX.

Jeg kommer tilbake til arbeid 1. juli 20XX.

Gi meg beskjed hvis jeg kan gi ytterligere informasjon eller hvis du har spørsmål.

Tusen takk for din vurdering i å gi meg denne muligheten til personlig permisjon.

Vennlig hilsen, Din signatur (hard copy letter)

Ditt skrevet navn

Slik sender du en formell permisjon for fraværsforespørsel

Her er et eksempel på en e-postmelding som ber om permisjon.

Emne: Forlatelse - John Dooley

Kjære Jennifer, Som vi diskuterte i går, ønsker jeg å be om en formell permisjon fra jobben min. Jeg planlegger å være borte fra 1. juli, 20XX - 31. desember, 20XX, tilbake til arbeid 1. januar 20XX.

Hvis godkjent, vil jeg være glad for å hjelpe med en plan for å dekke arbeidsmengden min i mitt fravær. Jeg vil også være tilgjengelig for å svare på spørsmål og gi hjelp mens jeg er borte.

Gi meg beskjed hvis du trenger mer informasjon. Tusen takk for din vurdering av forespørselen min.

Beste, John