Grunnleggende ledelse ferdigheter for nybegynnere

Nivå 1 i Management Skills Pyramid viser de grunnleggende ferdighetene som en begynnelsesleder må mestre. Det er grunnlaget for styringsferdighetspyramidet, som viser ferdighetene en leder må mestre for å lykkes og viser hvordan disse ledelsesevner bygger seg på hverandre mot suksess.

Grunnleggende ledelse Ferdigheter

Det er fire grunnleggende ledelseskompetanse som noen må mestre for å ha suksess i en ledelsesjobb. Disse fire grunnleggende ferdighetene er åplanlegge, organisere, direkte og kontrollere og diskuteres separat detaljert nedenfor.

Plan

Planlegging er det første og viktigste trinnet i enhver ledelsesoppgave. Det er også den mest oversett eller hensiktsmessig hoppet over trinn. Mens mengden planlegging og detaljene som kreves, vil variere fra oppgave til oppgave, å hoppe over denne oppgaven er å invitere sikker katastrofe bortsett fra blind lykke. Det er det som gir oss adapasjonen til de 6 P-ene med planlegging (eller 7 P, avhengig av hvordan du teller).

Selv om de fleste forbinder begrepet planlegging med generell forretningsplanlegging, er det også ulike planer:

• Strategisk planlegging
• Taktisk planlegging
• Operativ planlegging

Og det er forskjellige typer planlegging:

• Katastrofeplanlegging
• Oppfølgingsplanlegging
• Kriseplanlegging
• Kompensasjonsplanlegging

Organisere

En leder må kunne organisere lag, oppgaver og prosjekter for å få lagets arbeid gjort på den mest effektive og effektive måten. Som en begynnelsesleder kan du organisere et lite arbeidsteam eller et prosjektteam. De samme ferdighetene vil bli krevd senere i din karriere når du må organisere en avdeling eller en ny avdeling av selskapet.

Det er klart at det er mye overlapping mellom planlegging av arbeidet og organisering av det. Når planleggingen fokuserer på hva som må gjøres, er organisasjonen mer operativ og er mer fokusert på hvordan man får jobben gjort best.

Når du organiserer arbeidet, må du:

• bestemme hvilke roller som trengs
• tilordne oppgaver til rollene
• bestemme den beste ressursen (folk eller utstyr) for rollen
• skaffe ressursene og tildele dem til rollene
• tilordne ressurser til rollene og delegere myndighet og ansvar til dem.

Enten du har blitt tildelt et lite lag eller et prosjekt for å administrere, må startledere også kunne organisere kontorer og datasystemer.

Du kan ikke fysisk flytte folk rundt for å få laget ditt sammen, men du bør vurdere det. På den annen side må du kanskje flytte flere personer til et lite mellomrom, og du må organisere ting slik at teamet kan fungere effektivt innenfor dette rommet. Senere i karrieren din må du kanskje organisere et kontor for å imøtekomme lag fra flere forskjellige avdelinger og deres spesifikke behov.

Du må også kunne organisere alle systemene som skal håndtere dataene ditt team trenger for å samle inn eller distribuere. Disse dager er det trolig datasystemer. Du må bestemme om du for eksempel må sette opp delte nettsider på selskapets intranett eller bare en delt mappe på filserveren. Hvordan skal du organisere systemene slik at alle som trenger informasjon har tilgang til det (og at det ikke er tilgjengelig for de som ikke bør se det, som dine konkurrenter)? Hvis laget ditt trenger eller produserer noe annet enn informasjon, må du organisere slik at laget ditt får det de trenger, når de trenger det, og kan komme ut til andre hva laget ditt produserer til rett tid.

Ikke glem å organisere deg selv. Vi vil gå inn på dette på et høyere nivå i nivå 3 i Management Skills Pyramid, men selv som en begynnelsesleder må du kunne organisere deg selv, din tid og din plass slik at du kan være mest effektiv.

Til slutt husk at det sjelden er nok å organisere ting en gang. Med konstante endringer i ressurser, mål og eksterne faktorer må du vanligvis omorganisere for å justere for dem.

Direkte

Styring er handlingen trinn. Du har planlagt og organisert arbeidet. Nå må du lede laget ditt for å få jobben gjort. Start med å sørge for at målet er klart for alle på laget. Vet de alle hva målet er? Vet de alle hva deres rolle er i å få laget til målet? Har de alt de trenger (ressurser, autoritet, tid, etc.) for å gjøre sin del?

Trekk, ikke trykk

Du vil være mer effektiv til å lede laget mot målet ditt hvis du trekker (leder dem) i stedet for å presse (lene deg tilbake og gi ordre). Du vil motivere folket på laget ditt og hjelpe og inspirere dem mot lagets mål.

Styre

Noen forfattere prøver å "myke" denne ferdigheten ved å kalle det "koordinere" eller lignende.Jeg foretrekker det sterkere begrepet, kontroll fordi det er viktig at lederen kan styre lagets aktiviteter.

I trinnene ovenfor har du planlagt arbeidet, organisert ressursene for å få det til å skje mest effektivt, og ledet laget til å starte arbeidet. I kontrolltrinnet overvåker du arbeidet som utføres. Du sammenligner den faktiske utviklingen til planen. Du verifiserer at organisasjonen fungerer når du har designet den.

Hvis alt går bra, trenger du ikke å gjøre noe annet enn å overvåke. Men det skjer sjelden. Noen blir syk, databasen sorterer lengre hver iterasjon enn projisert, en nøkkelkonkurrent dråper sine priser, en brann ødelegger bygningen ved siden av, og du må evakuere i flere dager, eller noen annen faktor påvirker planen din. Kontrolltrinnet dikterer nå at du må gjøre noe for å minimere effekten og bringer ting tilbake til ønsket mål så raskt som mulig.

Dette innebærer ofte å gå tilbake til planleggingsstadiet og justere planer. Noen ganger kan det kreve en endring i organisasjonen. og du må omdirigere alle mot de nye målene og inspirere dem. Så, selvfølgelig, styrer du den nye planen og justerer om nødvendig. Denne syklusen fortsetter til du fullfører oppgaven.

Managers kontrollverktøy

I kontrolltrinnet setter du standarder for ytelse og kvalitet, og du overvåker for å sikre at de blir oppfylt. Det er så mange verktøy tilgjengelig for deg som det er ting du må overvåke.

• Planleggingsverktøy - Et antall programvareverktøy lar deg legge inn timeplanen din og deretter oppdatere fremdriften regelmessig. Programmet vil fremheve endringer i timeplanen, slik at du kan identifisere korrigerende tiltak for å ta.
• Finansielle kontroller - Som leder vil du vanligvis ha et budsjett. Rapporter fra Finansdepartementet vil gi deg beskjed om hvordan dine utgifter (på folk og andre ressurser) samsvarer med planen.
• Folk kontrollerer - du må sørge for at alle menneskene i laget ditt utfører som planlagt. Hvis de ikke er det, må du finne og fikse årsaken. Forstår de ikke målet? Har de ikke noen ressurs eller ferdighet de trenger? Er oppgaven for stor for dem og må endres eller tilordnes til en annen ressurs? Din jobb som leder betyr å gi gruppemedlemmene tilbakemelding om hvordan deres ytelse møter planen. Når det ikke gjør det, må du ta korrigerende tiltak.