Hva er reiseutgifter som arbeidsgivere vil betale?

Reisekostnader er utgifter som en arbeidstaker gjør mens du reiser på bedriftsvirksomheten. Bedriftsvirksomhet kan omfatte konferanser, utstillinger, forretningsmøter, klient- og kundemøter, jobbmøter, treningsøkter og salgsanrop, for eksempel.

Utgifter kan inkludere innlosjering, personbil tilbakebetaling av biler, fly, landtransport, tips til bellhops, måltider, tips til servitører, romservice og andre tilfeldige utgifter en ansatt kan oppleve mens du er på veien.

Utgifter som en organisasjon vil refundere, finnes i selskapets forretningsreise. Bli kjent med selskapets policy fordi utgifter, så varierte som renseri og treningsmedlemskap, kan dekkes for ansatte på utvidede turer i tillegg til forventede reiseutgifter, boliger og måltider.

Reisekostnader for ansatte på langsiktige oppdrag

Ved bruk av langsiktige boliger for reisende ansatte, gir mange arbeidsgivere også muligheter for arbeidstakerens familie å besøke når arbeidstaker reiser mye på forretningsreise for arbeidsgiveren. Når en ansatt er midlertidig tilordnet et annet sted, vil arbeidsgivere noen ganger betale for den ansatte som skal besøke ved foreskrevne tidsintervaller.

Arbeidsgivere søker å gi opsjoner av verdi for ansatte som er borte fra hjemmet og familie i lengre perioder. Du må dra nytte av eventuelle reiseprivilegier som arbeidsgiveren tilbyr for å bygge ansattes moral og dedikasjon.

Kundeunderholdning på konferanser, salgssamtaler og besøk på stedet er en annen refunderbar kostnad, men kjennskap til selskapets retningslinjer, slik at du ikke overskrider grensene for underholdningskostnader.

Vet også selskapets policy om tildeling av flyselskaps miles kreditt. Det varierer. Noen selskaper tillater ansatte å tilføre flyselskapsmiljøer som de da kan bruke til personlig familieferie. Andre påløper en bank med reisemiljø som de bruker til å dekke ytterligere ansattes forretningsreise. Igjen, å vite bedriftens retningslinjer er avgjørende.

Hvordan betaler arbeidsgivere for arbeidstakere reiseutgifter?

Vanligvis betaler organisasjoner reiseutgifter på disse tre måtene.

Selskapskredittkort

Kredittkort utstedes til ansatte som må reise ofte for virksomhet. Ansatte kan belaste de fleste utgiftene de pådra seg på forretningsreise til firmaets kredittkort. For refusjon av tilfeldigheter som tips og hurtigmat, vil ansatte bli nødt til å fylle ut en kostnadsrapport når de kommer tilbake fra reisen.

Lånekort er praktisk for ansatte, da de ikke trenger å komme opp med kontanter for å betale for forretningskostnader før tilbakebetaling. Bli kunnskapsrik om bedriftens retningslinjer, skjønt; Det kan hende du må stille inn kvitteringer og annen dokumentasjon selv når du belaster disse utgiftene til et kredittkort.

Penger

Organisasjoner uten arbeidskredittkort krever at ansatte fyller ut en kostnadsreksjonsrapport for hver utgift mens den ansatte er på vei. De krever generelt kvitteringer og noe begrunnelse for hver utgift.

Bare sjelden ville en organisasjon be ansatte om å betale for de store billettene som flybillett og søke refusjon senere. Et selskaps innkjøpsordre eller firmaskort vil betale for store utgifter oppe foran. Men ansatte er ofte pålagt å betale kontant ut av lommen for daglige reiseutgifter som senere refunderes.

Per diem

En per dag er en dagpenning av en viss sum penger som en ansatt får til å dekke alle utgifter. Medarbeider er ansvarlig for å foreta gode reisekostnadsvalg innenfor parametrene for hvor mye penger han eller hun tildeles daglig.

Noen selskaper betaler direkte for transport og boliger, men gir reiseansatte en per døgn for alle andre utgifter, inkludert måltider og landtransport. Ansatte har vært kjent for å underspenge utgifter for å beholde ekstra penger fra per døgn. Bedrifter tillater generelt dette.

Kunnskap om arbeidsgiveravgiftspolitikk er ansattes ansvar

Ansatte som reiser på forretningsreise, anbefales å holde seg oppdatert på selskapets reiseregler og kostnader som dekkes for refusjon. Utgifter som faller utenfor retningslinjene blir generelt ikke refundert eller dekket.

Kvitteringer kreves av de fleste selskaper bortsett fra de som betaler per døgn. Din bedrift har også sannsynligvis et skjema som de forventer at ansatte skal bruke til å snu i reiseutgifter.

For å holde seg på refusjonsberettigede utgifter, blir ansatte ofte gitt en frist som de må legge inn en kostnadsrapport og snu inn gjeldende kvitteringer. Finansdepartementet vil ha retningslinjer som hjelper det å holde seg oppdatert.

Hvis du har spørsmål om hva som utgjør passende reiseutgifter i organisasjonen din, må du sjekke med din leder og HR. Du vil ikke bruke pengene og motta en overraskelse senere.

Mer relatert til ansattes forretningsreiser og utgifter

• 10 tips for å redusere kostnadene for forretningsreiser
• Skal ansatte dele rom?