Hvordan å redusere arbeidsgiveransvar på feriepartier

Den økende anerkjennelsen om at alkoholforbruk ved organisasjonsmessige sponsede hendelser skaper betydelig juridisk ansvar har påvirket den tradisjonelle institusjonen, selskapets feriefest, men denne virkningen er ikke nødvendigvis gjennomgripende eller alvorlig. Organisasjoner er nøye med å veie fordeler og ulemper og stoler på at ansatte skal fungere som fagfolk har hittil vunnet dagen

I en omfattende 2015-undersøkelse av arbeidsgivere fant samfunnet for menneskelig ressursforvaltning (SHRM) at et flertall av organisasjoner (59 prosent) planla å betjene alkohol på ferie eller i slutten av året. Og bare halvparten av disse arbeidsgiverne (47 prosent) sa at de ville søke å regulere alkoholforbruket gjennom metoder som:

• gir drikke billetter eller en drink maksimalt (71 prosent av respondentene var i denne kategorien),
• serverer kun bestemte typer alkohol (for eksempel å lage vin og øl, men ikke ånder tilgjengelig på festen) (25 prosent),
• Har en kontantboks (18 prosent), eller
• andre (11 prosent).

Videre har SHRM 2015-undersøkelsen funnet det året rundt, en tredjedel av organisasjonene (33 prosent) har enten en formell eller uformell politikk som gjør at ansatte kan drikke alkohol på arbeidsrelaterte hendelser. (Hver medarbeider må avgjøre om det er for dem å drikke alkohol på selskapets arrangementer.)

Bedrifter planlegger og planlegger feriefester med det beste av intensjoner, å belønne sine ansatte, øke moralen og oppfordre lagånden. Men disse sammenkomster, spesielt når alkohol serveres, kan bli et miljø for uønskede seksuelle fremskritt og potensielt ulovlig ansattes oppførsel dersom arbeidsgiveren ikke er forsiktig.

Det er spesielt tilfelle når ferien festes på en ekstern plassering (som ifølge SHRM 2015-undersøkelsen er tilfelle i nesten 67 prosent av slike funksjoner). I en sosial setting utenfor arbeidsplassen kan en ansatt hvis hemmer sankes av alkoholforbruk, engasjere seg i atferd som han eller hun aldri ville vurdere å gjøre på jobben.

Arbeidsgiveres bekymringer strekker seg fra trakassering til arbeidstakers dødsfall

Feriepartier bringer ofte mer enn bare berusede high jinks. Å være glad kan noen ganger bety å krysse linjen, alt fra å fornærme en kollega til å bryte loven. Videre, i dagens sanntid sosiale medier miljø, kan drunken shenanigans på en ferie fest raskt bli lagt ut online for hele verden å se.

De to første handlingene som en arbeidsgiver må ta før ferien fester inkluderer å minne ansatte om at respekt og profesjonalitet gjelder ikke bare på arbeidstid, men også på selskapssponserte hendelser som kontorpartier. Og for det andre, arbeidsgivere må etablere sosiale medier politikk som forbyr ansatte fra å legge ut bilder eller video uten administrasjons tillatelse i sosiale medier.

Dette er to gode første skritt, men langt mer må gjøres for å håndtere de mer alvorlige juridiske problemene.

Ansatte er beskyttet mot seksuelt trakassering og diskriminering etter tittel VII i lov om borgerrettigheter fra 1964, som dekker arbeidsgivere med 15 eller flere ansatte (inkludert regelmessige deltid). Tittel VII gir to krav til oppførsel for å utløse potensiell ansvar for ulovlig trakassering:

• Oppførselen må være uvelkommen; og
• Oppførselen må være tilstrekkelig alvorlig eller gjennomgripende.

Det trenger ikke å være begge deler. Oppførsel er ikke ulovlig bare fordi det er upassende eller gjør en kollega føler seg ubehagelig. Selv en enkelt, ekstremt alvorlig hendelse på trakassering kan imidlertid være tilstrekkelig til å utgjøre en overtredelse av Tittel VII, spesielt hvis trakasseringen er fysisk.

Så, hvis et kontorpartyshendelse følger tidligere hendelser med mislighold, kan det utgjøre bevis som er nødvendig for å nå den "alvorlige" eller "gjennomgripende" terskelen, som legger grunnlaget for en Tittel VII-krav.

Et annet stort juridisk ansvar er skapt av full kjøring etter en arbeidsgiver-sponset feriefest. I en rettsavgjørelse fra 2013 som mottok betydelig publisitet, reverserte en appellationsdomstol i California rettsrettens tildeling av sammendrag for arbeidsgiveren. De fant ut at en ansatt som konsumerte alkohol på et selskapsponsorert arrangement, og etter å ha forlatt, slo en annen bil og drepte føreren skapt ansvar for arbeidsgiveren.

"Det er irrelevant at forutsigbare virkninger av arbeidstakerens uaktsom oppførsel (her, bilulykken) skjedde av gangen da arbeidstaker ikke lenger handlet innenfor rammen av hans eller hennes ansettelse," hevdet retten.

Proaktive skritt å vurdere på Holiday Party

Gitt slike juridiske risikoer, bør forsiktige arbeidsgivere ta disse seks ekstra proaktive skrittene for å redusere deres rettssaker. Viktige eksempler på handlinger som anbefales for arbeidsgivere å vurdere, inkluderer:

• Ha på plass omfattende, skriftlig anti-trakasseringspolitikk, tydelig angitt i arbeidstakerhåndbøker - og publiser den politikken før ferien.
• Send et notat som påminner ansatte om å handle ansvarlig på festen, tydelig uttrykker mangel på toleranse for uhensiktsmessig oppførsel, inkludert drunkenness.
• Forfølge arbeidsplassen kleskode på festen for å unngå upassende eller suggestiv antrekk og la ansatte få vite dine forventninger på forhånd.
• Gjør oppmøte på frivillig festen, og foreslå ikke at oppmøte vil være til nytte for en persons stående i selskapet.

• Hvis alkohol blir servert, sett inn en tone med moderering på forhånd ved hjelp av interoffice-notater, e-postmeldinger, møter, legger inn lønnsslipp eller annen kommunikasjon, og understreker at overdreven alkoholforbruk ikke vil bli tolerert.
• Begrens antall drikkevarer eller hvor lenge alkohol vil bli servert, og gi betydelige alkoholfrie alternativer. Server godt med mat og sørg for at alkoholforbruket ikke er fokuset på arrangementet.

Slike skritt er ikke en garanti mot feriepartiproblemer, særlig hvis det fattes beslutning om å betjene alkohol. Men de kan være en arbeidsgiver grunnlag for et effektivt forsvar mot ansvar hvis det skulle oppstå problemer. Tenk på at det er ti grunner til hvorfor ansatte ofte lover kontorferiefest og ta hensyn til dette når du planlegger din årlige ferie.