Hvordan redusere kostnadene for ansatt forretningsreiser

Med litt sympati for arbeidsgivere som prøver å kontrollere reiseutgifter, spør ansatte om å dele rom er ikke hvor de skal begynne - eller ferdig.

Disse ideene er mindre stressende og støtende mot den gjennomsnittlige medarbeider som reiser for virksomheten for sin arbeidsgiver. Ansatte er vanlige mennesker som bare vil ha litt privatliv og avstand fra kolleger mens de er på forretningsreise, spesielt hvis de har tilbrakt dagen med kollegaer. Arbeidsgivere trenger ikke å be ansatte om å dele rom.

Andre måter å spare på bekostning av ansattes forretningsreise

• Krev ansatte å reise samme dag når det er mulig.
• Utvikle og implementere en fast reisepolitikk som gir spesifikke detaljer om per-de-betalinger på ulike destinasjoner, foretrukne hotellkjeder der arbeidsgiveren kan ha etablert en diskonteringsrente, refusjoner for utgifter og grenser som krever en sjefs underskrift på forhånd dersom det overskrides.
• Hold ansatte til lovbrevet som angitt i reiseplanen uten forhåndsgodkjenning av unntak. Ikke refunder kostnader som ikke ble tillatt etter politikk eller unntak.

• Gjenforhandle eller forhandle bedriftspriser med hotellkjeder som er felles for dine destinasjoner. Se etter hotell som tilbyr fasiliteter som en gratis frokost, en gratis cocktailtid, ettermiddags-snacks og forretter, og kjøleskap og kaffetrakter på rommene. Krev ansatte å bruke disse hotellene og fasiliteter når de er tilgjengelige.
• Bruk en billigere hotellkjede når du reserverer. De fleste ansatte ville gi bort en stjerne for et privat rom. Forvent ikke lavere standarder på områder som renslighet og andre ansatte komfort bekvemmeligheter fra hoteller som er vurdert med færre stjerner. Undersøkelse reiser ansatte regelmessig for å sikre at de valgte stedene oppfyller deres behov.

• Bruk en konsekvent reisebeskrivelsestjeneste som American Express Global Business Travel for å bidra til å kontrollere kostnadene. De vil hjelpe deg med å planlegge, vedta retningslinjer, spare kostnader og begrense ansattes utgifter. Selv lokale reisetjenester kan hjelpe deg med å spare på forretningsreiser, men fordelen med et American Express-selskap er deres nasjonalt og internasjonalt og deres online-tjenester.
• Gjør ordninger med ett flyselskap for å bruke sine tjenester når det er mulig for å motta en bedriftsrabatt på alle fly. Krev ansatte til å bruke flyselskapets bestillingsservice, for eksempel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbeidsgivere kan også lagre når flyene er booket i god tid.

• Lag ansatte som gjør siste øyeblikkes reiseavgjørelser få godkjenning. I et tilfelle, i et klientfirma, ville en flybillett som kostet $ 300, hvis booket noen uker i forveien, koste over $ 1200 når den ansatte gjorde reservasjonen to dager før arrangementet. Dette bør bare skje i en nødsituasjon da de fleste billetter er overførbare selv om de ikke refunderes.
• Redusere reiseutgifter på andre områder, for eksempel måltid og alkohol per dør og transport. Varighet per døgn av lokasjonen. New York City er dyrt sammenlignet med Las Vegas, for eksempel. Mindre, ikke-feriestedområder er enda rimeligere. Din reisepolitikk bør gjenspeile kostnadene dine ansatte vil oppleve når de reiser til forskjellige stater og steder.

• Eksperimenter med virtuelle møter, tjenester som Skype for Business og videoer. Mens i utgangspunktet ubehagelige, ikke-personlige møter er en oppnådd ferdighet. Ansatte blir mer komfortable da de bruker disse tjenestene over tid. Webinarer fungerer godt for ulike typer trening, spesielt seminarer som tillater flere ansatte å delta.
• Krev at dine ansatte skal bruke billigere kollektivtransport og skytteltjenester, når de er tilgjengelige, i stedet for drosjer, spesielt når ansatte reiser mellom flyplasser og hoteller. De fleste store konferanser tilbyr gratis transport mellom hotellene og konferansesenteret. Mindre taxi bruk eller kravet om at ansatte samles for å betale for en gruppe taxi kan spare mye penger.

Å be om at voksne ansatte skal foreta betimelig bestilling, budsjettutgifter på forretningsreiser, og utforske andre muligheter enn å reise til møter og trening, er riktig tilnærming til å strømline kostnadene ved forretningsreiser. De er respektfulle for ansatte.

De drar nytte av arbeidsgiveren fordi ansatte føler respektert og brydde seg om noe som gir positiv moral. De holder den positive forholdssyklusen i riktig retning.

Hva med billige familie turer?