Hva arbeidsgivere bør ikke beholde i personellfiler

Arbeidsgivere bør aldri plassere bestemte gjenstander i dine generelle personopplysninger. Innholdet i dine medarbeidsfaglige filer og -oppføringer er generelt tilgjengelig for personellpersonal, ansatt og ansattes leder eller veileder, i enkelte selskaper.

I andre er tilgang begrenset til HR-ansatte, og ansatte kan be om tilgang til deres oppføringer. Advokater kan også motta innholdet i personopplysningene for rettssaker og likestillingsreklame (EEOC) klager. En tidligere ansatt kan også be om en kopi av personopplysningene sine.

Best Practice gjør personellfilen bare tilgjengelig for ansatte fra Human Resources. Du må beholde personellfiler under lås og taste inn et lagringsområde som gjør dem utilgjengelige for andre ansatte.

Med alle disse potensielle bruksområder og potensielle seere av personellpostene dine, må en arbeidsgiver ta vare på å opprettholde en objektiv, faktuell dokumentasjon av en ansattes ansettelseshistorie i personellpostene dine.

Følgelig vil du bruke disse generelle retningslinjene til dokumentasjonen du beholder i organisasjonens personopplysninger.

Retningslinjer for innholdet i den ansattes personellfil

Informasjon i personopplysninger må være faktisk.

Tilsynsansvarlig eller personalets personaluttalelser; tilfeldige notater; sladder; ubegrunnede rykter spørsmål, rapporter eller tattletale påstander fra andre ansatte som ikke er utforsket; anklager ikke forfulgt, undersøkt og konkludert; og annen ikke-faktiske opplysninger, kommentarer eller notater bør utelukkes fra en ansattes personellfil.

Et av de verste eksemplene på støtende kommentarer som en HR-leder fant inn i en ansatt personell rekord, involvert en ansatt lederens intervju notater. En sa: "Muligens for fett å komme seg opp og ned trappene etter behov." Tenk på ansatt, advokat og til og med fremtidige ansatte og veiledere som leser kommentarer som disse.

I et annet selskap fant lederen uberørte notater som ledere og andre hadde plassert i medarbeiderens filer, for eksempel, "Mary er sint fordi hun ikke fikk en heve. Hun reduserte arbeidet sitt målrettet for å bli jevn med sin leder." Se problemet?

Personaleoppføringer må være forsiktig tilordnet til de aktuelle filplasseringene.

Bestem en protokoll for bedriftens personopptegnelser basert på statlige og føderale lover, arbeidslovgivning som helseforsikringsportabilitet og ansvarsloven fra 1996 (HIPAA), og arbeidsgiverens beste praksis.

Deretter holder du med protokollen. Du ønsker ikke å finne tilfeldig doktor unnskyldninger gjemt inn i personellfilen når de tilhører en medisinsk fil. Du vil heller ikke ha begrunnelse og begrunnelse for en ansattes kampanje i lønnslisten.

Du vil heller ikke ha oversikt over en ansettelsesbeslutning som involverer bakgrunnskontroll eller notater fra diskusjoner med tidligere arbeidsgivere i personaldokumentet.

Tilsynsførere, ledere og andre ansatte som legger dokumentasjon i personopplysninger, trener.

Enhver person som har tilgang og kan plassere dokumenter i en medarbeidspersonellfil trenger trening for å skrive dokumentasjonen på riktig måte.

I en advarsel fra en ansatt om at arbeidstakerne var en fullstendig dødsfall, vil ikke vinner personellene registrere noen premier. Men uutdannede veiledere har vært kjent for å skrive lignende uttalelser og plassere dem i ansattes personellfiler.

Enda bedre begrense tilgangen til filene til din HR-personell som er ansvarlig for postene og vet hva som skal og ikke skal plasseres i en personellfil.

Balanse informasjonen du plasserer i personopplysninger.

Ta med både de positive og negative aspektene av en ansattes ansettelseshistorie. Personlig rekord legger for ofte vekt på alle negative hendelser og savner de positive komponentene som hver ansatt opplever. Tenk løft, kampanjer, fortreffelighet og kopier av ros og takknemmer.

Kjenne forskjellen mellom veilederens personlige notater om deres rapporteringspersonale og de offisielle selskapspersonellene.

Tilsynsførerens notater som brukes til ytelsesforbedring, sporing av prosjekter og målgjennomføring, og for å fastslå høydenes og ytelsesplaner, hører for eksempel i en veileders private fil, ikke i selskapets offisielle personopplysninger.

Anerkjenn også behovet for å trene veiledere i hvordan man tar notater og vedlikeholder dokumentasjon i styringsfilen. De samme kriteriene for fakta, ikke meninger, og konkrete eksempler, ikke høresag, gjelder for private notater.

Tilsynsmannens private notater kan påklages i tilfelle av et søksmål, så varsomhet anbefales selv for private notater. Praksis av veiledere som holder kopier av poster som finnes i den offisielle medarbeiderpersonalfilen i deres administrasjonsfil, anbefales ikke.

Ansatte dokumentasjon og intervju notater presenterer litt av en quandary.

Den beste fremgangsmåten er å opprettholde en egen fil for hver posisjon du fyller ut som inneholder all dokumentasjon som er relatert til å fylle den posisjonen fra jobbposten til referansekontrollene. Søkernes CV, omslagstavler og søknader tilhører denne filen, bortsett fra at du skal flytte den ansattes ansattes søknad til medarbeiderpersonalfilen.

Denne filen har de offisielle sjekklistene og skjemaene som strever etter objektiv representasjon av en potensiell medarbeideres kvalifikasjoner og støtter din beslutning om å ansette den mest kvalifiserte kandidaten. Hyresansvarets meninger og notater som ble tatt under ansettelsesprosessen, tilhører ikke denne filen.

Menneskelige ressurser kan samle disse notatene for å opprettholde fullstendig dokumentasjon om en ansettelsesbeslutning, men de tilhører ikke personopplysningene.

Faktisk dokumentasjon om ansettelsesbeslutninger.

Denne dokumentasjonen inkluderer slike beslutninger som forfremmelse, overføring til en sidekurs, og lønnsøkninger og de tilhører personopplysninger. Veiledningens eller HRs meninger om ansatt gjør det ikke. Offisiell disiplinær handling dokumentasjon som en skriftlig advarsel tilhører også medarbeiderens personellfil.

Spesifikke eksempler på dokumentasjon som ikke burde være i personopplysninger

Følgende opplysninger skal ikke plasseres i personopplysninger. Dokumentasjonen kan kreve en egen fil, kan klassifiseres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke holdes i det hele tatt av en arbeidsgiver.

• Eventuell medisinsk informasjon tilhører den medisinske filen.
• Lønninformasjon er i lønnslisten.
• Dokumenter som inkluderer arbeidstakerens personnummer eller informasjon om en ansattes beskyttede klassifikasjoner som alder, rase, kjønn, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming, sivilstatus, religiøs tro og så videre, skal aldri holdes i personaldataene.
• Overordnet dokumentasjon for å styre en arbeidstakeres arbeid, innstilling av mål, tilbakemelding gitt og så videre, skal arkiveres i en privat, veileder eller leder-eid mappe.
• Undersøkelsesmateriale, inkludert arbeidstakerklage, vitneintervjuer, intervjuer fra ansatte, intervjuer, funn, advokatrekommendasjoner og oppløsning, samt oppfølging for å sikre ingen gjengjeldelse, skal være i en undersøkelsesfil som er adskilt fra personopplysninger.
• Filmedarbeider I-9 skjemaer i en I-9-fil eller -sted, vekk fra personellposter.
• Plasser bakgrunnskontroller, inkludert kriminell historie, kredittrapporter og så videre, og resultatene av narkotikatesting i en egen fil som veiledere, ledere og medarbeider ikke kan få tilgang til. SHRM anbefaler enten denne separate filen eller anbefaler at denne informasjonen også kan arkiveres i medarbeiderens medisinske fil.
• Ansattes likestillingskilder som selvidentifikasjonsskjemaer og regjeringsrapporter bør ikke oppbevares i personopplysninger eller overalt hvor tilsynsføreren har tilgang.

Hvis du følger disse retningslinjene, lagrer organisasjonen din faktisk, faktisk, støttbar arbeidshistorie og personopplysninger på de aktuelle stedene.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.