Personellfiler Oversikt og Sample File Policy

En personellfil er en arbeidsgiveres lagrede dokumentasjon av historien og statusen til hele ansettelsesforholdet med en enkelt ansatt. Arbeidsgiveren opprettholder denne arbeidsdokumentasjonen i en personellfil av tre grunner.

• Arbeidsgiver ønsker å ha nøyaktig informasjon nyttig og organisert når du trenger tilgang til informasjonen av en eller annen grunn. Endringer i beredskapskonflikter, ansattes adresser, oppfølging av prestasjonsevalueringer, disiplinære brev, ansettelsesgodkjenning og ansettelsesapplikasjonsmateriale er eksempler på hvilken informasjon som arbeidsgiveren vil ønske å kunne raskt få tilgang til.
• Arbeidsgiveren må beholde dokumentasjon om personellproblemer som valg av ansatte, ytelse, arbeidshistorie, kompensasjonsgrunnlag og interne forfremmelsesprogrammer, for å nevne noen få.

  En EEOC-påstand, et søksmål eller til og med behovet for å rettferdiggjøre mangelen på en oppvekst eller forfremmelse til en ansatt krever at arbeidsgiveren har samlet inn og beholdt denne typen dokumentasjon for medarbeiderne.

• Noen arbeidstakerregistre kreves av føderale eller statslige myndigheter for arbeidsgivere å beholde. Organisering av medarbeiderinformasjonen i en personellfil er fornuftig for tilgang og lovlig etterlevelse og beredskap.

Typer Personellfiler

En arbeidsgiver opprettholder generelt flere typer personellfiler, for forretningsbruk, for ansattes konfidensialitet, for medisinsk personvern og for lovlig etterlevelse. Jeg er ikke klar over noen lov som sier hvor mange filer en arbeidsgiver er pålagt å beholde.

Det er imidlertid mange lover, og det finnes personellets beste praksis for ansattes konfidensialitet, som styrer innholdet i personellfiler og som har tilgang til den informasjonen. Dette er personellfilene som de fleste arbeidsgivere i USA opprettholder. (Verdensomspennende lover og praksis kan variere.)

• Personellfil: Dette er den viktigste ansattes filen som inneholder historien om ansettelsesforholdet.
• Lønnsliste: Du vil opprettholde en egen fil for alle lønnsspørsmål angående lønn og ytelser.
• Medarbeider Medarbeider: Den føderale helseforsikringsportabilitets- og ansvarighetsloven fra 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter medarbeiderne for medarbeidere som konfidensielle.
• I-9 Ansattformer: Du må opprettholde en egen fil for alle ansatte (ikke per ansatt) I-9 skjemaer siden du ikke vil ha regjeringens ansatte, som er autorisert til å sjekke disse skjemaene under ulike omstendigheter, ser gjennom dine viktigste, konfidensielle personalepersonellfiler.

Medarbeider tilgang til personellfiler

Ansatte får tilgang til deres personellfaglige ansatte under veiledning og veiledning av HR-ansatte. Ansatte personellfiler anses å være arbeidsgiverens eiendom som har ansvaret for å opprettholde og beskytte dem.

Eksempelpersonellfilspolicy

Følgende er en sample personell fil policy for bruk i din bedrift. Det diskuterer de forskjellige filene som anbefales, og hvem skal ha tilgang til hver fil.

Eksempelpolitikk

Selskapet opprettholder tre ansattes filer for hver ansatt.

EN personellfil opprettholdes for hver ansatt av (Ditt firmanavn). Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og forvaltes og vedlikeholdes av HR-ansatte.

Tilgang til denne filen er begrenset til HR-ansatte og forutsetter at hver ansattes sjef opprettholder sin egen fil med dokumenter som er relevante for arbeidstakerens arbeidsopptreden.

Typiske dokumenter i en personellfil inkluderer ansettelsesprogrammet, en familie beredskapsskjema, en dokumentert disiplinær handlingshistorie, et CV, ansattshandbok og arbeidsgiveravtale, signere av ark, nåværende personlig informasjon og jobbreferanser.

Ikke alle personellfiler inneholder de samme dokumentene, men hver personellfil har noen dokumenter som er de samme.

Lønn filer er også opprettholdt; lønnsfilene inneholder en historie om ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer og så videre. Tilgang til lønnslisten er begrenset til riktig regnskaps- og HR-ansatte.

en ansatt medisinsk fil er også opprettholdt. Innholdet i den medisinske filen er ikke tilgjengelig for alle, med unntak av de ansatte som er utpekt, og den medarbeider som er beholdt i filen. Med firmaets navn) får medisinske filer den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet.

En ansatt kan se hans eller hennes personopplysninger ved å kontakte en personellpersonell under normale arbeidstimer. Ingen ansatt kan endre eller fjerne noe dokument fra hans eller hennes personopplysninger som må ses i nærvær av en HR-personell.

Også kjent somansattes filer, ansatt poster, menneskelige ressurser filer, dokumentasjon

Ansvarsfraskrivelse - Vennligst merk:

Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk HR-ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplass råd både på denne nettsiden, og knyttet til fra denne nettsiden, men hun er ikke advokat og innholdet på nettstedet, mens autoritativ, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.

Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale myndigheter, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.