Gain Executive Leadership Support i prosjektledelse

Prosjektledere har en vanskelig jobb. Av naturen av deres rolle tar de ansvaret for å danne et effektivt team for å forfølge og lykkes med nye tiltak. Fordi prosjektene omfatter alt arbeidet i et firma, inkludert midlertidige og unike tiltak, så vel som rutinen for daglig drift, er hvert prosjekt et nytt eventyr.

Legg til i virkeligheten at prosjekter er hvordan vi innoverer; hvordan vi utfører på strategi og hvordan vi bygger opp organisasjonens infrastruktur og evner, er det åpenbart at ledende ledere må gjøre alt for å støtte deres firmaets prosjektledere.

En av de viktigste faktorene for å fremme prosjektsuccess er tilstedeværelsen av en effektiv, engasjert direktør. Denne posisjonen har lenge vært assosiert med prosjektsuksess i industristudier, men en gjennomgang av litteraturen som beskriver den faktiske praksis rundt sponsorering, antyder at vi har en lang vei å gå inn for å institutionalisere tilstedeværelsen og praksisen til sponsorrollen i våre organisasjoner. En bit av kontekst er hensiktsmessig. Først, la oss se på hovedansvaret til sponsoren.

Hovedansvar for prosjektets ledende sponsor

• Anta ansvar for utfallet av et prosjekt. (Dette punktet beskrives ofte som et felles ansvar med prosjektlederen.)
• Charter prosjektet og gi myndighet til prosjektleder og kjerneamedlemmer.
• Støtte prosjektgruppen for ressurser og synlighet.
• Sikre tilstedeværelse av og støtte til effektive lagverdier, inkludert ansvarlighet og gjennomsiktighet.
• Støtt teamet i møte med ekstraordinære vanskeligheter.
• Coach prosjektlederen.
• Forsvar prosjektgruppen mot organisasjonsforstyrrelser.

Hva skjer når Executive Sponsor er ute av bildet

I fravær av en støttende utøvende sponsor, faller alle ovennevnte ansvarsområder til den allerede overbelastede prosjektlederen, som vanligvis mangler båndbredde og politisk heft for å oppfylle disse oppgavene. Mangelen på en effektiv sponsor øker risikoen for prosjektproblemer, inkludert, men ikke begrenset til: feil, suboptimal ytelse mot tid, kostnad og kvalitetsmål og økt lagkrisen.

Enkelt sagt er tilstedeværelsen av en effektiv utøvende sponsor en positiv forskjeller for det komplekse arbeidet med å bringe våre viktigste midlertidige og unike tiltak til en vellykket konklusjon. Gitt den åpenbare betydningen av rollen, kan det være rimelig å anta at de fleste organisasjoner tar sitt arbeid med executive sponsorer seriøst. Dessverre foreslår litt tid i den virkelige verden ellers.

Et glimt inn i hvordan våre organisasjoner behandler rollen som Executive Sponsor

Som utdannet ledelsesinstruktør i prosjektledelse har jeg lykke til å regelmessig lære om prosjektledelsespraksis hos studentene mine i et storbyområde. Fra Fortune 100 bedrifter til små, entreprenørskapsoppstart og ikke-for-profit, representerer organisasjonene et tverrsnitt av økonomien vår.

Selv om det ville være rimelig å forvente i denne perioden hvor prosjektledelsespraksis er godt etablert at de fleste firmaer vil vise moden praksis rundt rollen som executive sponsor, er i virkeligheten situasjonen nøyaktig det motsatte. Noen få ikke-vitenskapelige funn fra min årlige uformelle undersøkelse av MBA-studenter om rollen som executive sponsor i deres firmaer:

• I gjennomsnitt beskriver over 50 prosent av elevene deres firma som ingen formell praksis rundt ledende sponsor.
• Få bedrifter har noen formalisert opplæring eller standardisert beskrivelse for sponsorens rolle og ansvar.
• Jeg har ennå ikke fått en studentrapport som hans firma gir opplæring til sine executive sponsorer.
• Det er lite konsekvent avtale om sponsorens ansvar for prosjektsuccess.
• Når elevene intervjuer prosjektledere i sine firmaer om deres tilfredshet med prestasjon og støtte fra sine sponsorer, uttrykte et flertall av de undersøkte frustrasjonen.

En gjennomgang av mer formaliserte undersøkelser fra bransjeforeninger og private konsulentfirmaer styrker den generelle gyldigheten av innspillet fra studentene mine. Og selv om den nåværende tilstanden i praksis med ledende sponsing kan gi rom for forbedring, har prosjektledere ikke annet valg enn å fortsette å fortsette med sine tiltak. Det er imidlertid noen skritt som prosjektledere kan ta for å rekruttere trengte ledelsesstøtte.

Slik får du administrativ støtte til prosjektet ditt

1. Rekruttere en sponsor. Hvis prosjektet ditt har strategiske implikasjoner for firmaet ditt, enten direkte for kunder eller indirekte ved å muliggjøre mer effektive og effektive interne aktiviteter til kundeservice, bør du rekruttere en sponsor. Arbeid direkte med din rapport-til-leder eller lederen av prosjektstyringskontoret for å styrke prosjektets betydning og be om hjelp. Legg vekt på sponsorens rolle og ansvar som identifisert ovenfor, og pek på industriforskning som korrelerer prosjektsuksess og effektiv sponsing.

1. Tren din sponsor. Legg vekt på rollen som strategisk, ikke taktisk eller som en figurhode. De fleste ledere kommer til rollen som sponsor uten formell trening eller til og med kontekst for deres ansvar. Mens du er i den noe plagefulle rollen som trener en leder, vil de fleste av disse personene sette pris på din kontekst og veiledning. Spørsmålene om ansvarlighet, verdier styrking og beskyttelse av teamet bør være ditt primære fokus når du går ombord på din executive sponsor.
2. Aktivt engasjere og involvere din sponsor. Den beste prosjektleder / executive sponsor relasjoner er svært interaktive. Det er viktig for de to partene å etablere en klar kommunikasjonsprotokoll for oppdatering av prosjektaktiviteter, samt flagging og respons på nødsituasjoner. Prosjektlederen bør oppfordre utøvende sponsor til å delta på status- eller lagsmøter fra tid til annen for å vise ekte interesse, og å tjene som en aktiv cheerleader til organisasjonen for suksess i teamet.

1. Be om coaching støtte fra sponsoren din. Det er alltid nyttig å ha noen med mer erfaring enn du observerer og tilbyr konstruktiv og positiv tilbakemelding og coaching på ytelsen din. La sponsoren din vite at du velkommen denne innspillingen i stasjonen din for å forbedre, og når den mottas, aksepterer du det grasiøst.
2. Utnytt sponsoren nøye for de store problemene. Vær forsiktig så du ikke ser eller behandler sponsoren din for mye på taktiske problemer. Din sponsors høyeste og beste bruk er for å hjelpe sikre ressurser; betjener som talsmann for prosjektgruppen til den bredere ledergruppen og hjelper deg med å styrke viktige lagverdier. Det er en balansehandling som prosjektlederen må respektere når man vurderer å tegne sponsoren i lagaktivitet.

Bunnlinjen

Konsernsjefens rolle er en av de viktige stykkene av puslespillet til suksess for prosjektinitiativer. Vellykkede prosjektledere forstår hvor viktig denne rollen er og arbeider for å få executive support på riktig nivå og intensitet. Hvis sponsorens rolle er fraværende eller uklar, ta det på deg selv å rekruttere og trene dine executive sponsorer for å støtte deg, teamet ditt og firmaet ditt for å lykkes.