Lag en daglig plan for å fungere mer effektivt

Det første og viktigste tiltaket for å arbeide mer effektivt er å ha en daglig plan på plass. Det er viktig at planen din er skrevet ned et sted: På en kalender, notisblokk eller lagret på datamaskinen. Ikke bare gå gjennom en mental sjekkliste hver dag.

Å ha en skriftlig plan er et must for å holde nagende tanker ut av baksiden av hodet og for å forhindre katastrofer fordi du glemmer noe viktig. De fleste vil finne ut at de trenger å vri fra en daglig plan fra tid til annen, men å ha en vil hjelpe deg med å organisere din tid bedre, forberede deg på bestemte prosjekter på forhånd, og en plan vil gi deg et klarere mentalt bilde om alle tingene du må gjøre.

Bli kvitt daglige distraksjoner med en plan

Hvis du kommer til jobb hver dag og umiddelbart blir overveldet med din lange "å gjøre" -liste og skrivebordsløsning, vil du i beste fall binde deg til dagen som en rasehest (og raskt brenne ut etter en sprint, akkurat som en rasehest). på det som virker mest presserende til enhver tid. Verste tilfelle er at du vil sitte i en funk uten å vite hvor du skal begynne. Uansett er det bare å "sette ut branner" hver dag, den minst effektive måten å angripe arbeidsbelastningen din og den beste måten å kaste ut mens du bare kommer lenger.

Uten en plan vil dagens distraksjoner raskt overta: telefonen ringer, du begynner å svare på e-post, samarbeidspartnere begynner chit-chat, og før du vet det, har lunsj kommet og du har lite oppnådd. Din daglige plan kan inkludere en time hver morgen for å bli avgjort ved å returnere samtaler, sjekke epost før du kommer i gang med andre oppgaver, men det vil gjøre mer enn å tjene som en retningslinje for hva du skal gjøre med tiden din. Hvis du for eksempel avsetter en time for å gjøre noe, og du går over den fristen, vet du at du må justere planen for neste dag.

Ved å kartlegge dagen i segmenter eller oppgaver, kan du lettere identifisere problemområder og maksimal effektivitetstider (det vil si at du kan være mindre effektiv etter lunsj hvis du lider av ettermiddagsnedgang eller du kan være en treg startbilde om morgenen).

Unngå å ta på seg mer enn du kan håndtere

En optimist er noen som kan se det positive i en gitt situasjon, vil generelt fokusere på troen på at "alle ting er mulige." Det er ikke noe galt med å være en optimist, med mindre det fører deg til å undervurdere dine evner, tiden det tar for å oppnå noe, og resulterer i at du tar på seg mer enn du kan håndtere.

En realist kan være en optimist, men en realist ser også logistikken som kan være involvert i å håndtere en situasjon og vil faktor i potensielle hindringer og begrensninger.

Hvis du ikke har spillplanen din lined opp for dagen, kan du ha en vanskeligere tid å si nei til å hjelpe andre eller ta på flere prosjekter fordi du har en positiv "kan gjøre" holdning som overstyrer virkeligheten eller sunn fornuft. Det er lett å undervurdere hvor lang tid det tar å utføre oppgavene dine, mye mindre enn noen andre hvis du tror du er superkvinnen, og en solfylt utsikt er alt som trengs for å få ting gjort.

Å vite hva som står på tallerkenen din for dagen, og når du allerede har bestemt et budsjett for din egen tid til bestemte oppgaver, kan hjelpe deg med å møte tidsfrister, få mer gjort hver dag, og være mer realistisk om å ta på seg ytterligere arbeid.

Opprette din angrepsplan

Før du begynner å jobbe, må du bestemme på forhånd hva du vil fokusere på når du kommer dit. Enda bedre planlegg dagen din natten før og klargjør skrivebordet for oppgavene du vil oppnå om morgenen. F.eks. Få filer eller lesemateriell organisert om morgenen, slik at du kan hoppe rett inn, eller sette elementer du må skrive eller ringe for å returnere i den rekkefølgen du trenger for å få dem gjort.

Å ha en plan kan hjelpe deg med å lage forutsigbare rutiner som igjen vil gjøre deg bedre forberedt på å møte kaotiske dager når sjefen din eller en høy vedlikeholdsklient krever mer tid.