Slik formaterer du kontaktinformasjonen din i et følgebrev

Når du skriver et følgebrev eller sender en e-postmelding som inneholder et følgebrev, må du oppgi kontaktinformasjonen din i et klart og lett lesbart format. Det virker enkelt, men det er viktig å gjøre det riktig.

Angi den beste måten å nå deg på

Din kontaktinformasjon vil inneholde din gateadresse, telefonnummer og e-post, men brevet skal angi den raskeste måten å kontakte deg på. Hvis du sender et papirbrev, kan du for eksempel skrive "Du kan nå meg i åpningstiden på telefonnummeret ovenfor." Eller i en e-postmelding, legg til denne siste setningen: "Jeg gleder meg til å høre fra du. Min e-postadresse og telefonnummer er med min signatur nedenfor. " Du har nettopp gjort det enklere for mottakeren å nå deg.

I utskrift: Sett kontaktinformasjon øverst

Når du skriver et følgebrev for å skrive ut og poste, eller legge inn på en jobbbrett, skal toppseksjonen inneholde informasjon om hvordan den potensielle arbeidsgiveren kan kontakte deg.

Oppgi kontaktinformasjonen din øverst til venstre. Bruk enkeltavstand og en konsekvent skrifttype, og formater den som en blokk med informasjon. Ta med hele epostadressen din, telefonnummeret ditt og din e-postadresse.

Legg igjen et mellomrom, legg til datoen og skriv inn mottakerens navn og adresse, enkeltavstand. Ta med navnet og tittelen til personen du sender brevet til og organisasjonsnavnet.

Det er smart å bruke navnet på personen som mottar brevet. Hvis du må sjekke selskapets nettside eller LinkedIn for å finne ut av avdelingslederens navn. Når du er i tvil, ring selskapets hovedlinje og spør resepsjonen.

Hvis du ikke kan bestemme kontaktens navn, bruk navnet på avdelingen i kontaktinformasjonen.

Her er et eksempel på kontaktinformasjon for en søker og det adresserte selskapet.

Kontaktinformasjon for en søker og firmaet adressert

Navnet ditt

Adressen din

Din by, stat og postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epostadresse

Dato

Navn på mottaker

Mottakerens tittel

Selskap

Adresse

By, stat og postnummer

Hvis du inkluderer e-postinformasjonen din, må du sjekke innboksen din ofte, slik at du raskt kan svare på eventuelle kontakter.

I E-post: Kontakter Gå på bunnen

Standard forretningsstil for e-postkommunikasjon er forskjellig, fordi skjermstørrelsen muligens ikke tillater en rask øyeskanning av hele teksten slik som et stykke papir gjør. I stedet for å oppgi kontaktinformasjonen din øverst, ta den med i signaturen din. Ikke ta med arbeidsgiverens kontaktinformasjon.

Din signatur kan utelate din gateadresse hvis du foretrekker det. Ellers bare gi navn, e-postadresse og telefonnummer. Du kan også inkludere relevante lenker til ditt sosiale fotavtrykk, for eksempel din LinkedIn-profil eller bedriftens nettside. Disse kan legge til ytterligere informasjon og angi din statur i yrket ditt.

Her er eksempler på e-signaturer:

E-post signatur

Navnet ditt

Din epostadresse

Telefonnummeret ditt

LinkedIn Profil (eller annen relevant webadresse)

En liten grafikk kan være akseptabel i signaturen, for eksempel en skriftlig signatur under teksten. Men ikke bli båret bort. Hold det enkelt og profesjonelt.

Lagre maler

Det er best å bruke det samme grunnleggende formatet hver gang for å dele kontaktopplysningene dine i et brev eller via e-post. Hvis du lagrer et eksempel på hver og kutter og limer det etter behov, vil du sørge for at du aldri lager en skrivefeil eller lar noe ut av en viktig melding.