Hvordan lage en gjøremålsliste: Ledelsestips

Vi har alle gjort gjøremålslister. På en eller annen måte synes det aldri å være nok timer på dagen for å oppnå alle tingene på oppgavelisten din. Her er et system som fungerer - og det kan også fungere for deg.

En liste er ikke nok

Å gjøre en "ting å gjøre listen" er ikke nok. Du må rangere dem. Du må vite hvilke oppgaver som er viktigere, slik at du kan fokusere på dem. Da må du allokere ressurser til disse elementene, måle fremdriften din og belønne deg selv for dine suksesser.

Rangering

Oppfør alle dine gjøremål i et regneark, selv om du også kan gjøre dem på papir. Du kan også sette dem på datamaskinen eller smarttelefonen, skrive dem på kalenderen din, eller legge dem inn i en tidsstyringsprogramvare.

Det første trinnet er å liste alt du trenger å gjøre. Deretter tilordne en rang til dem slik at du kan fokusere på de viktige elementene.

Bruk en A, B, C rangering. A-listen er de tingene jeg må få gjort i dag før jeg går. B-listen er ting du trenger å få gjort, men ikke nødvendigvis i dag. Til slutt er C-listen de tingene du trenger for å finne tid til å gjøre snart.

Du kan finne ut ganske raskt at ting på C-listen, og til og med B-listen, bare aldri blir ferdig. I en Operations Manager posisjon for flere år siden, fant jeg meg selv mer og mer frustrert med min A-liste. Ikke bare kom jeg ikke gjennom det hver dag, som jeg alltid hadde før, men A-listen fortsatte å vokse. Det var da jeg fant ut hva jeg måtte gjøre for å gjøre min jobbliste til meg, og jeg utviklet et system som gjorde arbeid.

Tidsfordriv

Det var ikke nok å vite hva som var viktig; hva gjorde A-listen. Jeg trengte også å vite hvor lang tid det skulle ta og hvor mye tid jeg måtte bruke på dem. Jeg la til en kolonne i min oppgaveliste med den estimerte tiden hver oppgave skal ta, og en tilstøtende kolonne med kumulativ total.

Så gjorde jeg en enkel tidsstudie. Som jeg gjorde hver oppgave skrev jeg ned hva jeg gjorde og start- og sluttider. Jeg holdt styr på en hel dag. Da gjentok jeg det et par uker senere på en annen dag. Det var ikke en uttømmende undersøkelse på noen måte, men det ga meg litt innsikt. Som Operations Manager var mye av dagen min opptatt av avbrudd - håndtert hendelser som skjedde, kriser som kom opp, eller problemer som måtte løses. I gjennomsnitt forbrukes disse forstyrrelsene fire timer om dagen. Siden jeg vanligvis jobber en ti-timers dag, forlot jeg meg seks timer om dagen for tingene på min gjøremålsliste.

Hver natt, før jeg dro fra kontoret, ville jeg oppdatere min gjøremålsliste. Jeg ville slette de tingene jeg hadde fullført, delegert eller nedgradert, legg til de nye tingene som hadde kommet opp, omarrangere prioriteringene for å få de viktigste oppgavene på toppen, og tilordne beregnet tid til hver. Da ville jeg gå ned på listen til seks timers mark og tegne en linje. Det ble mitt mål for neste dag.

Belønne deg selv

Ofte falt den linjen et sted på min A-liste. Sjelden var det hvor som helst i nærheten av bunnen. Men det var mitt mål. Hvis jeg slår eller passerte linjen, gikk jeg hjem og følte at det hadde vært en produktiv og vellykket dag. I stedet for å slå meg opp over de tingene jeg ikke hadde kunnet komme til, anerkjente jeg min suksess ved å ha møtt eller slått mitt mål. Neste dag måtte jeg begynne igjen og nå for det nye målet, men jeg gjorde det fra perspektivet av å bygge på tidligere suksess i stedet for frustrasjonen til å stadig ha mer å gjøre enn jeg hadde tid til å oppnå.

Du trenger et system

For å lykkes, må du utvikle et system for å administrere tiden, slik at du kan bli mer ferdig på tiden du har. Hvis målruten din på oppgavelisten alltid er nær toppen, vil sjefen din begynne å lete etter noen andre som kan jobbe litt lenger ned på listen hver dag. Nedenfor kan du sjekke ut noen ressurser for å hjelpe deg med å gjøre en bedre jobb med tidsstyring.

Administrer dette problemet

Skriv opp oppgavene du må gjøre. Prioritere de som er viktige, ikke bare haster. Ha en plan for hva du skal oppnå hver dag. Arbeid mot den planen. Belønne deg selv når du møter eller slår målet ditt.