Administrere uventet på jobb

Ordtaket "Ingenting går som planlagt" er like nøyaktig på jobb som det er noe annet sted. Når ting går galt, er det ofte uten advarsel. Hvis du kunne forhindre at disse uhellene oppstår i utgangspunktet, ville du. Mens noen av disse problemene er forutsigbare, er de fleste ikke. Derfor er det viktig å vite hvordan man kan identifisere og håndtere disse situasjonene så snart de oppstår. Her er noen tips for å håndtere uventet på jobb:

1. Forvent noe å gå galt, selv om du ikke vet hva

Vær alltid på utkikk etter problemer. Ingen ønsker å være en doomsayer, men jo tidligere du oppdager en komplikasjon eksisterer, jo raskere kan du begynne å ta skritt for å fikse det. Utmerkede problemløsningsevner er avgjørende når det gjelder slike situasjoner. De inkluderer evnen til å gjenkjenne et problem eksistens og deretter identifisere årsaken.

Et lite uhell kan vokse til et stort problem, og deretter inn i en krise ganske fort med mindre umiddelbar handling blir tatt. Når et problem blir ignorert eller ukjent, vil det over tid bli stadig vanskeligere, eller til og med umulig, å løse. Din varsomhet kan redde firmaet mot alvorlig skade.

2. Ikke panikk

Ditt grunninstinkt kan være å få panikk når noe går galt. Adrenalin begynner å strømme, noe som kan anspore deg til handling. Det vil imidlertid også skjule din vurdering. Din evne til å være rolig er medvirkende til din suksess i å håndtere det uventede. Panikk får oss til å blåse små komplikasjoner ut av proporsjon. Denne følelsesmessige responsen kan forvandle litt glitch til en enorm krise i tankene dine.

Ta en dyp pust og tilbringe et øyeblikk eller to vurdere situasjonen og tenk på hva du trenger å gjøre neste. Selv om du bør reagere raskt, ikke vær rask. Det vil bare føre til å gjøre misinformerte beslutninger og ta unhelpful handlinger.

3. Forbered løsninger på forhånd

Mens det er umulig å planlegge for hvert worst case scenario, ta en strategi i tankene for å håndtere ting som mest sannsynlig vil gå galt. For eksempel, hvis du er ansvarlig for en stor konferanse organisasjonen din er vertskap for, vær forberedt på at cateringfirmaet kansellerer i siste øyeblikk eller lydsystemet til funksjonsfeil. Dagen før arrangementet, bekreft med cateringfirmaet og kontroller at lydanlegget fungerer.

Prioritere ved å planlegge for mer vanlige hendelser, ikke de som er usannsynlige. Hvis du bekymrer deg for at mange ting går galt, vil du ikke kunne gjøre jobben din. Juster planene dine som usannsynlige hendelser blir mulige. For eksempel, mens du ikke trenger en plan for å svare på en orkan i januar, trenger du en i juli.

4. Bruk dine kritiske tenkemåter

I tillegg til gode problemløsningsevner, er ypperlige kritiske tenkning ferdigheter også viktig for å kunne håndtere uventet på jobb. Ta en systematisk tilnærming til å løse både små komplikasjoner og betydelige kriser. Selv om rask handling er viktig, ta deg tid til å komme opp med noen alternative løsninger. Så vurder dem alle før du velger den du bestemmer deg best. Om nødvendig, få innspill fra team og overordnede, både når du kommer opp med mulige løsninger og når du velger hvilken som skal implementeres.

5. Hold en liste over ressurser ved fingertuppene

Når det oppstår problemer, og du trenger hjelp utenfor for å løse dem, vil en liste over tjenesteleverandører vise seg å være uvurderlig. Gå tilbake til konferansens eksempel og være forberedt på at en matleverandør avbryter i siste øyeblikk, har en liste over andre selskaper du kan ringe. Hvis du har et reparasjonsapparat for lydutstyr på din kontaktliste, vil ikke en lydsystemfeil legge til konferansen din.

Avhengig av organisasjonens behov, inkluderer rørleggere, elektrikere, datamaskineksperter, reparatører for kontorutstyr, cateringfirmaer og vikarbyråer på kontaktlisten din. Før du ansetter en ekstern tjeneste, sørg for at du har godkjent den personen som kontrollerer vesken strenger for din organisasjon. Tilpass kontaktlisten etter behov. Legg til det som du finner flere leverandører og slette kontakter som ikke kommer gjennom for deg eller som ikke lenger er i virksomhet. Nettverk med kolleger, selv de andre organisasjoner, for anbefalinger og vurderinger.

En rask og målrettet respons på en kritisk situasjon vil redusere de negative effektene på organisasjonen og bunnlinjen. Sjefen din vil sette pris på din innsats for å reagere på en potensielt skadelig krise.