Enkle trinn for å opprette et prosjektbudsjett

Erfarne prosjektledere og de som jobber i store selskaper vil ha programvare og regnskapsførere for å hjelpe dem å sette sammen prosjektbudsjett. Men hva om du ikke gjør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en e-post fra prosjektsponsoren din, og spør deg om å sette sammen økonomien for prosjektet, så er denne artikkelen for deg.

Vi ser på de fem tingene du må gjøre for å lage et grunnleggende prosjektbudsjett.

Bruk oppgavelinjen

Først tar du oppgavelisten til prosjektet. Du kan også ha en arbeidsavbrudd struktur, og hvis du har en, er det best å bruke det. Men en oppgaveliste vil gjøre så lenge det dekker alt som du trenger å gjøre på prosjektet.

Hvis du ikke har en oppgaveliste, er det på tide å lage en. Skriv ned alt du trenger å gjøre, og de tingene du må bygge, lage eller fullføre før prosjektet kan fullføres. Det behøver ikke å være i noen bestemt rekkefølge, men det trenger å inkludere alt.

Til slutt i dette trinnet, brainstorm ideer med prosjektgruppen din, siden det er bundet til å være noe du har glemt. Mange hoder er bedre enn en!

Estimat hver komponent

Nå gå gjennom listen din og trene prisen på hvert element. For eksempel kan en oppgave som sier "sette opp møter for å diskutere krav" inkludere innkjøp og ansettelse, møterom eller kjøp av ressurser du trenger som en projektor eller flippekart. Det er en kostnad involvert med det, så få anførselstegn for romleie og annet utstyr og noter det ned.

Gjør dette for alt på oppgavelisten, slik at du ender opp med en pris mot hvert element. Noen prosjektoppgaver kan ikke ha en pris, og det er OK.

Legg til estimater sammen

Deretter legger du sammen alle anslagene dine. Det er enklest å gjøre dette hvis du lager en liste over elementer i et regneark, legg kostnadene i neste kolonne og deretter kolonnen nederst. La regnearket gjøre matte for deg! Det blir ditt budsjett regneark.

Det er en god ide å gruppere kostnadene dine også i kategorier, slik at du lett kan se hvor størstedelen av pengene går. Bruk kategorier som 'Prosjektstart,' 'Infrastruktur' eller 'Trening' - velg grupperinger som betyr noe i prosjektets sammenheng.

Legg til beredskap og skatter

Det ville være flott hvis du hadde en krystallkule og kunne forutsi disse kostnadene med 100% nøyaktighet, men du føler sannsynligvis ikke trygg på din evne til å gjøre det! Det er hvor beredskap kommer inn. Det er et fond av penger basert på hvor trygg du føler at du har estimatene riktig. Det er ikke knyttet til en bestemt oppgave. Det er en generell "nødpotte" i tilfelle du har noe galt eller forlot noe ved en feil.

Hvis du ikke vet hvor mye uforutsigbarhet du skal legge til, gå for 10% av totalen du opprettet i Trinn 3. Det er en ikke-vitenskapelig veiledning som mange prosjektledere bruker og gir deg en liten pute i budsjettet i tilfelle du trenger det.

Legg til en linje i budsjett regnearket nederst som sier "Beredskap" og angir prosentandelen du brukte.

Ikke glem å legge til noen omsetningsskatt eller andre avgifter som ikke er eksplisitt allerede inkludert i dine individuelle ordrelinjer.

Legg til alt, og det er ditt endelige budsjettbeløp.

Få godkjenning

Det siste du må gjøre er å få din leder eller prosjektsponsor til å godkjenne budsjettet. Snakk med dem om hvordan du legger den sammen, og hvilke elementer utgjør det samlede budsjettet.

Det er det! Prosjektbudsjettering er en viktig prosjektledelsesferdighet, og denne veiledningen vil komme i gang med å skape et prosjektbudsjett.