Hvordan skrive et forretningsbrev

Trenger du å skrive forretningsbrev? Ikke sikker på om det beste oppsettet skal brukes eller hva du skal ta med i brevet? Det er viktig at alle forretningsbrevene du skriver er riktig formatert og profesjonelt i utseende.

Når du skriver til potensielle arbeidsgivere, kollegaer, profesjonelle og forretningsforbindelser, er utformingen av brevet nesten like viktig som hva du skriver.

Hvis brevet ikke er formatert riktig, har ikke nok plass mellom avsnittene, og bruker en ikke-tradisjonell skrifttype eller -størrelse, kan den reflektere dårlig på deg.

Retningslinjer for forretningsskriving

Her er retningslinjer for å skrive et forretningsbrev, så all korrespondanse gir deg det beste inntrykk.

marginene

Bedriftsbokstavmarginene skal være omtrent 1 "rundt. Dette gir ditt faglige brev et ryddig utseende. Du bør justere teksten til venstre, slik at de fleste dokumenter er justert, slik at det blir lettere lesbart.

Avstand mellom bokstavene

Å forlate plass i brevet ditt skaper et klart, ryddig og lettlest utseende som leseren vil sette pris på. Brevet ditt skal være i blokkformat: hele bokstaven skal være justert til venstre og enkeltavstand, bortsett fra et dobbeltrom mellom avsnittene.

Skriftstørrelse

Den tradisjonelle skriftstørrelsen for et profesjonelt brev er 12. Skriften skal være Times New Roman eller Arial. Men hvis du bruker brevpapir, kan brevpapiret være i forskjellig skriftstørrelse og stil.

Fontstil

Det er ikke nødvendig å bruke forskjellige stiler innenfor et profesjonelt brev. Bruk en jevn skrifttype (boktrykt skrifttype som Times New Roman eller Arial), og unngå å understreke, kursivere eller fet skrift. Men hvis du bruker brevpapir, kan brevpapiret være i en annen skrifttype.

Brevtekst

Bedriftsbrevtekst skal være rent og lesbart. Unngå å skrive brevet i en stor blokk med tekst. Bryt teksten i flere kortfattede avsnitt. Disse avsnittene skal være justert til venstre; Dette gjør det lettere å lese. Når du har fullført brevet, spør noen andre om å lese det for deg. Få dem til å se kort på brevet. Er det for mye tekst på siden? Er det lett å se de forskjellige avsnittene?

Kontaktinformasjon

Den første delen av brevet skal inneholde kontaktinformasjonen din og kontaktinformasjonen til personen du skriver også. Ta også med datoen du skriver øverst i brevet.

Brevhilsen

Med mindre du kjenner leseren godt og vanligvis adresserer dem etter fornavn, bør du inkludere personens personlige tittel og fullt navn i hilsen (dvs. "Kjære Mr. James Franklin"). Hvis du er usikker på leserens navn, ta med hans eller hennes tittel (dvs. "Kjære Executive of Marketing"). Hvis du er usikker på leserens kjønn, oppgir du helt sitt navn og unngår den personlige tittelen (dvs. "Kjære Jamie Smith"). Hvis du er usikker på leserens kjønn, navn og tittel, skriv bare "Til hvem det kan bekymre seg." Legg igjen en linje tom etter hilsen.

Brevparagraf

Profesjonelle brev avsnitt bør være relativt konsistente. Første ledd kan inneholde en kort, vennlig åpning og en kortfattet forklaring på grunnen til at du skriver. Det andre avsnittet (og eventuelle etterfølgende avsnitt) skal utvide på grunnen til at du skriver. Det siste avsnittet bør legge igjen grunnen til at du skriver og, hvis det er aktuelt, angi handlingsplanen din (eller be om at noen handling skal tas av leseren).

Lukking

Når du skriver et forretningsbrev eller en e-postmelding, er det viktig å lukke brevet på en profesjonell måte, slik at du har et brev i sin helhet, er godt skrevet og profesjonelt.

Signatur

Når du sender et papirbrev, fullfør brevet med signaturen din, håndskrevet, etterfulgt av ditt skrevet navn. Hvis dette er en e-post, bare skriv inn ditt skrevet navn.

Til slutt, ikke glem å stavekontroll og korrekturles brevet før du sender det. Igjen, spør et familiemedlem, venn eller kollega å se på det for deg. Det er alltid bra for et annet par øyne å ta en titt fordi det er vanskelig å ta våre egne feil.

Business Letter Format

Se gjennom et formatert forretningsbrev med informasjon om hva du skal inkludere i hver del av brevet.

Business Letter Sample

Fornavn Etternavn

Adressen din

Din by, Statens postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epost

Dato

kontakt navn

Tittel

selskapsnavn

Adresse

By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære Herr / Ms. Etternavn:

Jeg skriver for å invitere deg til en nettverkssesjon vi setter opp for våre datavitenskapskandidatstudenter her på Hazelwood University. Vi fokuserer på IT-selskaper, og vi tror at din bedrift ville være en perfekt passform. Det er alltid godt til stede, og det er en fin måte å fylle på stillinger du har åpnet.

Arrangementet er planlagt 30. april fra kl. 17.00 til Holland Hall Student Center. Hvis du er interessert, vennligst gi meg beskjed, og jeg kan bestille et sted for deg eller din ansattssjef. Ta gjerne email på [email protected] eller ring meg på 555-555-5555 hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon.

Takk skal du ha.

Håndskrevet signatur (for en kopi av brev)

Ditt skrevet navn

Flere eksempler

Se gjennom eksempler på forretningsbrev for en rekke forretnings-, profesjonelle og ansettelsesrelaterte korrespondanser, inkludert brev- og e-postmeldingsprøver og maler.