Den beste formatering for et forretningsbrev

Et forretningsbrev er et formelt dokument som ofte sendes fra et selskap til et annet eller fra et selskap til sine kunder, ansatte og interessenter, for eksempel. Bedriftsbokstaver brukes også til profesjonell korrespondanse mellom enkeltpersoner. Selv om e-post har tatt over som den vanligste form for korrespondanse, brukes utskriftstegn for mange viktige, seriøse typer korrespondanse, inkludert referansebrev, ansettelsesbekreftelse, jobbtilbud og mer.

Skrive et effektivt, polert forretningsbrev kan være en lett-å-følge oppgave, så lenge du overholder de etablerte reglene for layout og språk. Innse at mottakeren din regelmessig leser en betydelig korrespondanse og vil favorisere velutførte brev som er fri for skrivefeil og grammatiske feil. En god tommelfingerregel er å korrekturlese den to ganger, og deretter få en kollega gjennomgå det for å sikre at ingenting ble savnet.

Seksjoner av et forretningsbrev

Hver del av brevet ditt bør følge det riktige formatet, med utgangspunkt i kontaktinformasjonen og mottakerens navn; hilsen; bokstavets kropp; lukking; og til slutt, din signatur.

Business Letter Format

Nedenfor er det tradisjonelle forretningsbrev formatet, med tips om hvordan å ramme det basert på forholdet til leseren og hva ønsket resultat er.

Din kontaktinformasjon:

Navnet ditt

Din arbeidstittel

Din bedrift

Adressen din

By (*): Stat (*): Postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epostadresse

Dato

Mottakers kontaktinformasjon:

Navnet deres

Deres tittel

Deres selskap

Selskapets adresse

By (*): Stat (*): Postnummer

Hilsen:

• Bruk "til hvem det kan bekymre seg" hvis du er usikker på hva du adresserer.
• Bruk den formelle hilsen "Kjære Herr / Ms./Dr. Etternavn, "hvis du ikke kjenner mottakeren.
• Bruk "Kjære Fornavn", bare hvis du har et uformelt forhold til mottakeren.

Kroppen

Formateringsgrunnleggende:

• Bruk enkeltavstandslinjer med en ekstra plass mellom hvert avsnitt, etter hilsen, og over avslutningen.
• Venstre rettferdiggjør brevet (mot venstre margin).

Slå den rette tonen:

Gjør formålet med brevet ditt klart gjennom et enkelt og målrettet språk, og hold åpnings avsnittet kort. Du kan starte med, "Jeg skriver i referanse til …" og derfra, kun kommunisere hva du trenger å si.

De etterfølgende avsnittene bør inneholde informasjon som gir leseren din en fullstendig forståelse av målene dine, men unngå åndsfulle setninger og unødvendig lange ord. Igjen, hold det konsistent å opprettholde deres oppmerksomhet.

Hvis du har til hensikt å overtale mottakeren på en eller annen måte, om det er å investere penger, gi deg en referanse, ansette deg, samarbeide med deg eller løse et problem, opprett et overbevisende tilfelle for din sak. Hvis du for eksempel vil at leseren skal sponsere en veldedighetshendelse, identifiserer eventuelle overlapper med selskapets filantropiske mål. Overbevise leseren som hjelper deg med å være gjensidig fordelaktig, og du vil øke sjansene dine for å vinne deres støtte.

Hold avsluttende avsnitt til to setninger. Bare gjenta grunnen til å skrive og takk leseren for å vurdere forespørselen din.

Gratis Lukk:

Noen gode alternativer for avsluttingen inkluderer:

• Med vennlig hilsen,
• Med vennlig hilsen,
• hjertelig hilsen
• Respektfult,

Hvis brevet ditt er mindre formelt, bør du vurdere å bruke:

• Beste ønsker,
• Beste,
• Takk skal du ha,
• hilsen,

Signaturen:

Skriv din signatur like under avslutningen og la fire enkeltrom mellom avsluttende og ditt skrevne fulle navn, tittel, telefonnummer, e-postadresse og annen kontaktinformasjon du vil inkludere. Bruk formatet nedenfor:

Din håndskrevne signatur

Typet fullt navn

Tittel

Business Letter Eksempel

Du kan bruke denne forretningsbrevstasten som modell. Last ned malen (kompatibel med Google Dokumenter og Word Online), eller les tekstversjonen nedenfor.

Last ned Word-malen

Eksempel på Business Letter (Tekstversjon)

Navnet ditt

Din arbeidstittel

Din bedrift

Adressen din

By (*): Stat (*): Postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epostadresse

Dato

Mottakers navn

Mottakers tittel

Mottaker Firma

Mottakers firmaets adresse

By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære Herr / Ms. Etternavn, Jeg ønsker å invitere deg til å delta på vårt kommende Liberal Arts-avdeling jobbnettverksarrangement. Arrangementet vil bli avholdt på ettermiddagen den 1. februar, 20XX. Vi ønsker å gi våre utdannede seniorer en mulighet til å møte forretningsledere i området som kan være på utkikk etter nye ansatt som har grader i liberale kunst.

Arrangementet vil bli avholdt på Cox Student Center ved Northern State University, og varer ca 2 til 3 timer. Hvis du er interessert i å delta eller sende en representant for å møte våre studenter, vennligst gi meg beskjed så snart som mulig, og jeg kan bestille et bord for deg.

Takk for din tid, og jeg håper å høre fra deg snart.

Respektfult, Din signatur (hard copy letter)

Ditt skrevet navn

Din arbeidstittel

Hvis du sender et e-brev, vil signaturen din være litt annerledes. Snarere enn å inkludere kontaktinformasjonen i overskriften til brevet, oppgi det under din signatur. For eksempel:

Sende en e-postbransel

Med vennlig hilsen, Fornavn Etternavn

Tittel

Adressen din

Telefonnummeret ditt

Din epostadresse

Ta med emnet du skriver om i emnelinjen i e-posten, så leseren er klar over hvorfor du sender meldingen.

Business Letter Writing Tips

Du finner mer detaljerte tips i disse retningslinjene for hvordan du skriver et forretningsbrev, inkludert valg av skrift, valg av marginer og formatering av brevet ditt riktig.

Det er alltid nyttig å se på eksempler for å få ideer til din egen korrespondanse. Gjennomgang av brevprøver, inkludert dekselbrev, intervju takker du brev, oppfølgingsbrev, jobbaksept og avslagstavler, avgangsbrev, takknemål og flere forretnings- og sysselsettingsrelaterte brevprøver.