Forstå kritiske suksessfaktorer i virksomheten

Verdenen er fylt med ord, termer, setninger og akronymer som kan være forvirrende. Spesielt brukes vilkårene: KPI, Kritiske eller Key Success Indicators (KSI) og Kritiske suksessfaktorer (CSF) ofte utveksling og feilaktig. Formålet med denne artikkelen er å avklare betydningen av setningene: Kritiske suksessfaktorer og kritiske / nøkkelsuksessindikatorer og for å beskrive deres betydning og bruk i virksomheten.

Definisjon og eksempler på kritiske suksessfaktorer (CSFs)

Kritiske suksessfaktorer er de variablene eller omstendighetene som er nødvendige for å muliggjøre et positivt resultat for et forretningsprogram eller en strategi. CSF er de forventede årsaksvariablene for et bestemt ønsket utfall. Eksempler inkluderer:

• Et prosjektgruppe identifiserte behovet for å få opplæring i Agile-metodologier for å erstatte deres avhengighet av tradisjonell kritisk baneprosjekttilgang som en kritisk suksessfaktor med det kompliserte nye programvareutviklingsinitiativet.
• Daglig leder støttet lagets anbefaling for investering i et nytt kundeforvaltningssystem for programvare som en del av planen for å styrke total kundetilfredshet. Den nye programvaren ble identifisert som en kritisk suksessfaktor for å få bedre mulighet til å spore og svare på henvendelser fra sine kunder.

• Ledelsen utpekte tre viktige suksessfaktorer ved å muliggjøre sin nye strategi på markedet: identifisere og ansette de riktige ferdighetssettene; definere og implementere en strategi utførelse tilnærming som fanget erfaringer i markedet; og evnen til markedsføring for å få oppmerksomheten til en kritisk gruppe av tidlig adopters i de målrettede markedene.
• Salgsansvarlig forstår at opplæring, oppfølging og bruk av en definert salgsprosess bidrar til økt salg. Hun måler og overvåker et sett med indikatorer som forteller henne om hennes representanter engasjerer seg i atferd som muliggjør vekst i salget.

Identifisere kritiske suksessfaktorer

Ledelse og prosjektteam arbeider hardt for å skille mellom variabler som bare korrelerer med utfall og de som har en årsakssammenheng. I mange tilfeller er identifikasjonen av CSF-er et resultat av forskning og leting, økonomisk eller statistisk modellering og informert diskusjon og debatt. Når en situasjon ikke gir seg til streng statistisk analyse, blir identifikasjonen av CSFene en øvelse for å identifisere og gjøre antagelser.

Spørsmål som skal vurderes når man forsøker å identifisere CSF, inkluderer:

• Hvilke variabler eller faktorer vil trolig påvirke vårt ønskede resultat?
• Kan vi utføre statistisk analyse basert på tidligere data?
• Hvilke endringer i oppførsel må oppstå for å skape de ønskede resultatene?
• Hvilke forhold må eksistere eller endres for å skape de ønskede resultatene?
• Hvilke ferdigheter trenger vi å legge til eller anskaffe for å oppnå suksess?
• Hvilke verktøy må vi legge til eller mestre for at vi skal kunne nå våre mål?

Kritiske eller Key Success Indicators (CSI)

Mens kritiske suksessfaktorer er årsaken til årsakssammenheng, er CSI de tiltakene som knytter handlingene eller årsaker til resultatene. En kritisk suksessindikator er analog med stoppeklokkeavlesningene til en maratonløper eller avlesning av drivstofføkonomi i en bil. Ta i betraktning:

Marathonløperen forstår at hun må opprettholde et bestemt tempo for å avslutte med en tid som vil plassere henne i de ti beste løpene i sin kategori. Lesingene påvirker ikke hennes suksess direkte. Imidlertid gir de veiledning om hvorvidt hun kan øke tempoet for å holde tritt med konkurransen eller redusere tempoet for å spare energi for siste runde. De kritiske suksessfaktorene for hennes løpende suksess inkluderte treningsregime, kosthold og mental forberedelse. Lesingene er bare indikatorer på hennes fremgang mot hennes mål.

Kritiske suksessindikatorer kan utvikles for hver av disse CSFene.

En sjåfør fokusert på å maksimere drivstofføkonomien er avhengig av avlesninger fra bilens datamaskin for å forstå hvordan han gjør det. De kritiske suksessfaktorene for å maksimere drivstoffeffektiviteten inkluderer slike faktorer som gjennomsnittshastighet og starttakten samt hyppigheten av å stoppe. Økonomilesningene er bare indikatorer som tyder på om hans handlinger gir det ønskede resultatet.

Timingen eller lesingen selv påvirker ikke utfallet eller suksessen. Men CSI gir veiledning om hvorvidt handlingene gir resultatene som muliggjør økt salg.

Utvikling av nøkkelsuksessindikatorer (CSIs)

Etter omhyggelig identifisering av CSFs, jobber lederen eller profesjonelle for å identifisere tiltak som oversetter handlinger til meningsfulle tiltak eller fullmakter av CSFene. Hvis du refererer til CSI-eksemplene ovenfor, kan du tenke på indikatorene som marathonløperen må overvåke, inkludert treningstid og effektivitet, kostholdsstyring og søvn.

Effektive ledere måler og overvåker og streber etter å korrelere sine tiltak med sine CSFer over tid. Prosessen med å utvikle nøkkelsuksessindikatorer eller CSI er en kontinuerlig, iterativ prosess der hyppige tilpasninger og forbedringer er påkrevd basert på faktisk erfaring.

Bunnlinjen

Identifikasjon av kritiske suksessfaktorer og deres støttende kritiske suksessindikatorer er en viktig del av å øke sannsynligheten for suksess for et initiativ eller program. Vær imidlertid oppmerksom på adage av: "Det som blir målt blir gjort." Astute ledere ser veldig nøye på å korrelere indikatorer til CSFs og å identifisere og underbygge at CSFene har årsaksforhold til ønskede resultater. Det er en prosess som krever både kunst og vitenskap.

Oppdatering av Art Petty.