Tidsstyringstips for salgsadministratorer

Den hyppigste klagen til salgsadministrasjon er at det aldri er nok tid til å få alt gjort. Mange salgsforvaltere jobber sexti eller til og med sytti timer i uken, men deres innkasser er alltid overfylt med presserende oppgaver. Hvis dette er din situasjon, må du kanskje se hvordan du bruker tidsstyring.

Som salgssjef bør lejonens andel av tiden din brukes til å administrere selgerne dine. Dette høres tydelig ut, men salgsforvaltere blir ofte fanget opp i andre prosjekter - om det er en presserende rapport til konsernsjefen, en rekke møter med selskapsledere eller definere krav til en ny CRM-plattform. De fleste av disse oppgavene er engangshendelser, men ikke før har du fullført hvert prosjekt enn det neste prosjektet vises på skrivebordet ditt.

Hvis du drukner i et hav av papirarbeid, kan det hende at lederen din har behov for en våkneavtale. De fleste selskaper genererer langt flere rapporter og annen administrativ dokumentasjon enn de trenger. Når du jobber med salgsledere, kan du sannsynligvis identifisere flere ikke-kritiske prosesser og fjerne dem fra livet ditt. Bare slashing din papirarbeid kan gjøre en stor forskjell i din ledige tid på kontoret.

møter

Møter er et annet potensielt tidsavbrudd. Hvis du, som de fleste salgsforvaltere, har et ukentlig mandags lagmøte, spør deg selv om du trenger å tilbringe alle disse timene på et lagsmøte hver måned. Kan du bytte til et møte hver annen uke i stedet? Hvis ikke, kan du kutte ned på tid brukt under møtet ved å delegere oppgaver til enkeltpersoner i stedet for å diskutere dem uendelig i gruppen? Andre typer møter kan unngås ved å sende en delegat som vil rapportere tilbake til deg eller ved å be om at din tilstedeværelse utelates helt hvis du føler at ditt bidrag ikke er nødvendig.

Din leder kan koste deg mye av din tid ved å sende en rekke "tidskritiske" prosjekter på din måte. Prøv i så fall å forklare henne at teamet ditt lider av tiden du bruker på disse prosjektene, og spør om noen av dem kan håndteres av andre eller bare utsatt. Hvis hun fortsetter å sende deg prosjekter selv etter at hun har avtalt å kutte tilbake, kan du kanskje presse tilbake ved å si noe som: "Jeg hadde planlagt min ettermiddag å gå med George og Linda for deres presentasjon for å lukke en stor avtale med firma X.

Skal jeg prioritere prosjektet ditt i forveien? "Sjefen din kan plutselig innse at hennes oppgave ikke er helt så uheldig.

Hvis du finner ut at du fortsatt har flere oppgaver enn du har timer på dagen, vær hensynsløs over hvordan du prioriterer dem. De tre mest avgjørende salgsadministrasjonsoppgavene er salgsplanlegging, opplæring og veiledning av selgerne dine (som inkluderer å hjelpe til med å sette opp avtaler og andre salgsproblemer). Aktiviteter knyttet til noen av disse tre områdene bør komme først i din daglige planlegging, selv om det betyr at en annen oppgave ender opp med å bli forsinket i ekstra dager.

Tidsporing

En måte å bidra til å holde deg på sporet er å planlegge kjernestyringsfunksjonene i god tid og deretter behandle disse tider som hellige. For eksempel kan du bestemme at hver onsdag og torsdag ettermiddag fra kl. 14 til 15 vil du sette deg ned med en av dine selgere og gå over deres siste ytelse. I så fall bør ingenting om en stor katastrofe føre til at du omstiller denne gangen. Det kan være vanskelig i begynnelsen, men å se lagets salgstake som svar på innsatsen din, vil kaste smerten raskt nok.