De fem trinnene i et prosjekt

Mens noen prosjektmetoder som agile tilnærminger komprimerer eller gjentar følgende trinn i raskere, iterative sykluser, er arbeidet i hvert trinn synlig og tydelig i hvert prosjekt.

Formelle prosjekter Følg en fem trinns prosess som følger

1. Initiering: prosjektgruppering, prosjektutleie og kick-off.
2. Planlegger: avslutte prosjektets omfang, definere detaljert arbeidssammenheng, vurdere risiko, identifisere ressursbehov, sluttføre planen og forberede det faktiske arbeidet.
3. Henrettelse: utfører det faktiske arbeidet som kreves av prosjektdefinisjonen og omfanget.
4. Skjerm og kontroll: den faktiske ledelsen, rapporteringen og kontrollen av ressursene og budsjettene i gjennomføringsfasen.
5. Prosjekt Lukk: levering av prosjektet, vurdering av erfaringer, oppsigelse av prosjektgruppen.

Tradisjonell prosjektflyt

Uansett størrelsen på prosjektet, er bevegelsen gjennom stadiene det samme. Prosjektet er initiert eller sparket av med et charter som identifiserer prosjektlederen og beskriver prosjektets betydning.

Når prosjektet er startet, flyttes det til planleggingsfasen. Her identifiserer kjerne- og arbeidsgruppene det nødvendige arbeidet som skal gjennomføres for å oppnå prosjektets omfang og utvikle estimater og vurderinger for tid, kostnader, ressurser og risiko.

Etter planleggingsfasen begynner arbeidet og skjer i en definert rekkefølge som er nødvendig for å flytte fra en forgjenger eller foregående aktiviteter til etterfølgende aktiviteter. Prosjektavhengigheter spiller en viktig rolle i denne fasen.

Mens utførelsen går videre, overvåker prosjektleder og teammedlemmer, rapporterer og styrer det overordnede prosjektet, med vekt på kritiske baneaktiviteter. Dette arbeidet fortsetter til gjennomføringsfasen er fullført og prosjektet leveres til kunden.

Den avsluttende fasen, prosjektet nær, innebærer innpakning av leveransen, vurdering av erfaringer og oppsigelse av prosjektgruppen, slik at medlemmene kan fortsette til sitt neste initiativ.

For fleksible eller iterative utviklingstypeprosjekter, foregår planlegging og utførelse kortfattet spurts eller sprints, hvor stadiene gjentas til prosjektet er fullført til kundens tilfredshet.

Initiering

En solid prosjektinitiering vil ikke bare sette opp prosjektet for suksess, men det vil også legge grunnlaget for alle fremtidige stadier. Ved igangsetting får du prosjektgruppemedlemmene tildelt, kortlegger dem på de overordnede prosjektmålene og spør kunden eller prosjektets eier så mange spørsmål som mulig, slik at du kan planlegge prosjektet effektivt. Det er også en flott tid å bygge teamets entusiasme om prosjektet og samle eventuelle siste øyeblikk detaljer som kan påvirke prosjektplanlegging. Ytterligere trinn inkluderer:

• Stakeholderanalyse
• Oppdrag av en utøvende sponsor
• Charterdokumentutvikling og kommunikasjon
• Formelt kick-off møte

Planlegger

Når du har startet prosjektet og samlet all relevant informasjon, vil du da begynne å planlegge prosjektet ditt. Planleggingsstadiet avhenger av prosjektets størrelse, hvor mye informasjon du må organisere og hvor stort laget ditt er. Resultatet av planleggingen bør være en klar prosjektplan eller tidsplan, hvorfra alle vil følge sine tildelte oppgaver. Ved hjelp av et prosjektplanleggingsprogram som Microsoft Project eller Basecamp, er svært nyttig når du planlegger et prosjekt. Hvis du ikke har tilgang til ett av disse programmene, gjør et generelt søk på nettet for gratis prosjektplanlegging programvare.

Selv om bruk av et prosjektplanleggingsprogram er nyttig, er det ikke alltid nødvendig. Bruke Excel og Word til å lage planen din og kommunisere den til teamet er like effektiv. Spesifikke oppgaver i planleggingsfasen inkluderer:

• Opprette en kommunikasjonsplan for de involverte interessentene.
• Utvikling av en detaljert arbeidsavbrudd struktur.
• Identifisere den kritiske banen.
• Plotte ressurser på prosjektplanen og raffinere sekvenseringen av arbeidet basert på prosjektavhengigheter og ressursbegrensninger.
• Utvikle en detaljert tidsplan.
• Vurdere risiko og utvikle en risikoprioritering og reduksjonsplan.

Henrettelse

Nå som du har en solid prosjektplan, kan teamet begynne å utføre prosjektet mot sine tildelte oppgaver. Det er scenen hvor alle begynner å gjøre arbeidet. Du vil offisielt slå av eksekveringsstadiet med personlige møter for å sikre at alle har det de trenger for å begynne å utføre sin del av prosjektet. Å få laget startet på rett spor er integrert i et prosjekts suksess, så formulere planen og kommunikasjonsplanen tydelig.

Skjerm og kontroll

Mens prosjektet er i utførelsesfasen, begynner du å overvåke og kontrollere det for å sikre at det beveger seg som planlagt. Det finnes en rekke måter du kan overvåke og kontrollere et prosjekt på. Uformelt innsjekking med lagledere, organisert daglig "stand-ups" eller flere formelle ukentlige statusmøter er effektive. Informasjonen som kommer ut av disse møtene eller kommunikasjonskanaler vil informere tilbakemeldingssløyfen og til slutt noen omplanlegging og justeringer som er nødvendige for prosjektet. Ytterligere viktige aktiviteter i dette stadiet inkluderer:

• Overholde din forhåndsbestemte kommunikasjonsplan for å sikre interessentens bevissthet om prosjektstatusen.
• Overvåke arbeidsteam og arbeidsaktiviteter på den kritiske banen.
• Identifisere muligheter til å forbedre tidsplanens ytelse ved å raskt spore eller fullføre aktiviteter parallelt eller om nødvendig, krasje timeplanen ved å legge til ressurser.
• Overvåke faktiske versus planlagte kostnader.
• I noen tilfeller overvåker, beregner og rapporterer verdien av prosjektet.
• Overvåke og begrense risikoen og raffinere risikoplanen etter behov.

Prosjekt Lukk

Når alle detaljer og oppgaver i prosjektet er fullført og godkjent av klienten eller prosjektets eier Du kan endelig lukke prosjektet ditt. Lukningen av et prosjekt er like viktig som initiering, planlegging og gjennomføring. Du vil dokumentere all informasjon fra prosjektet og organisere det pent, slik at du kan gå tilbake til det hvis det er nødvendig. Det er også en god tid å holde en post mortem på prosjektet, slik at alle lagmedlemmer kan reflektere over hva som gikk riktig eller feil under prosjektet. Det skal også dokumenteres slik at utfallet kan deles med andre prosjektmedlemmer og arkiveres i en prosjekthistorikkmappe.

Endelig er det viktig å formelt avbryte prosjektgruppen, gi tilbakemelding og resultatevalueringer som angitt av firmaets policy.