Hvordan gi tilbakemelding for å hjelpe medarbeider vokse sine ferdigheter

Ledere blir fortalt at de trenger å gi sine ansatte ros, og at de trenger å gi dem tilbakemelding. Disse tingene virker som det samme.Den "gode jobben!" Etter at en presentasjon, et prosjekt eller et salg går gjennom, er ros og tilbakemelding. Eller er det egentlig?

Snakker med Rajeev Behera, konsernsjef for prestasjonsledelsesplattformen Reflektive, sa han: "Lov, per definisjon, uttrykker godkjenning eller beundring av noe eller noen. Tilbakemelding, derimot, er informasjon om en persons ytelse av en oppgave som brukes som grunnlag for forbedring. Med andre ord, både tilbakemelding og ros kan være positiv, men tilbakemelding er alltid designet for å forbedre ytelsen."

Så, hva betyr dette for en leder? Hvordan kan du sørge for at du ikke bare gir ros, men gir også positiv eller konstruktiv tilbakemelding? Her er flere forslag.

Spør dine ansatte om deres mål

Du vet utvilsomt om dine ansattes prestasjonsmål - hvilke salgsmål de skal nå, hvor mange filer de skal behandle hver dag, eller hva medarbeiderne jobber med. Men vær sikker på at du spør dem hva deres personlige karriere mål er også.

Dette vil hjelpe deg med å fokusere tilbakemeldingen din. Behera anbefaler å ta disse målene og dele dem i oppnåelige oppgaver og ferdigheter slik at de ikke blir vage. For eksempel, hvis din ansattes mål er å "gi bedre presentasjoner", vil du bryte ut akkurat hvilke ferdigheter som trengs.

Å bryte ned de nødvendige ferdighetene ga dem.

• Snakker trygt og tydelig.
• Opprette PowerPoint-lysbilder som formidler data bedre enn ord kan.
• Å svare på spørsmål fra møtedeltakerne.
• Å holde møtet fokusert ved å omdirigere folk tilbake til hovedemnet.

Da, når du vil rose en ansatt for sin gode presentasjon, går du tilbake til disse målene. Så, for eksempel, i stedet for å si, "Flott jobb!" Si, "Du var trygg på dataene. Du visste nøyaktig hva du snakket om, og alle andre på møtet kunne fortelle deg var forberedt også. "Eller" Dine lysbilder var godt utført. Grafer avbildet dataene på en lett forståelig måte."

Vær oppmerksom på at du ikke bare er spesifikk, men du fokuserer også på områdene dine medarbeidere må forbedre.

Ha regelmessige en-til-en møter

Hvis du vil gi positiv tilbakemelding til dine ansatte, trenger du tid til å gjøre det. Dette betyr selvfølgelig ikke at du ikke bare kan gripe en ansatt i gangen og si, "Du håndterer den kunden så godt av hvor oppmerksom du var på spørsmålene hun kanskje ikke hadde innsett at hun måtte spørre. ”

Behera anbefaler et ukentlig møte med hver ansatt. Et ukentlig en-til-ett-møte er praktisk for noen grupper og ikke praktisk i andre. Men uansett hvilken tidsplan du velger, må du møte medarbeiderne ofte nok slik at de ansatte får fordelene.

Hvis du holder all informasjon til årsskiftet, vil det ikke bety mye for den ansatte da, og det vil ikke hjelpe medarbeideren så mye som hyppigere tilbakemeldinger. Hvis du setter deg ned i desember og sier: "Din rapportutforming som du gjennomgikk i mai var veldig bra. Det er lett å lese nå. "Er fint og rosfullt. Men du burde ha sagt det åtte måneder siden - da det ville ha hatt en umiddelbar innvirkning på arbeidstakerens oppførsel fremover.

Tidlig tilbakemelding gir medarbeideren beskjed om at hun er på riktig vei, og at hun skal benytte de samme strategiene på andre områder. Og ærlig, vil du glemme (og det vil også medarbeideren) mange handlinger som fortjente å ringe ut hvis du bare gir tilbakemelding en eller to ganger i året.

Hva om tilbakemeldingssmørbrød?

Alle som jobber i ledelse eller Human Resources har hørt at du skulle smelte dårlig tilbakemelding mellom to lag med god tilbakemelding. Så, for eksempel, sier du, "Jane, du gjorde en god jobb på den presentasjonen. Du var imidlertid sen tre av fem dager i forrige uke, og jeg, eg, liker virkelig din e-signatur."

Det er klart at det er rått tilbakemelding, og det er bare gjort fordi lederen følte seg tvunget til å smelte den dårlige tilbakemeldingen med det gode. Dette virker aldri fordi når en ansatt hører den negative tilbakemeldingen, savner han noe annet du kanskje må si.

Du trenger ikke å bekymre deg for tilbakemeldingssandwichet; Det er ikke effektiv tilbakemelding. Gi god tilbakemelding når ansatt har oppnådd det, og gi negativ tilbakemelding når det er nødvendig. Du må gi negative tilbakemeldinger på samme måte. Akkurat som "god jobb" formidler ikke noen nyttig informasjon, heller ikke "dårlig jobb".

Slik gir du utviklingsmessig tilbakemelding

Så prøv å gi tilbakemelding slik: "Du ville jobbe med å vises mer trygg på å gjøre presentasjoner. Du kunne ikke svare på spørsmålene fra Jane og Steve på siste møte.

"Neste gang, prøv å forutse spørsmålene folk vil spørre, så du er forberedt på svar. Ikke alle spørsmål er forutsigbare, så det er greit å si," Jeg vet ikke, men jeg vil finne ut og følge opp med deg " når du ikke vet svaret."

Eller, "Du ønsket å jobbe med å skape mer interessante presentasjoner. Lysbildene dine var for det meste kulepoeng som du leser. Neste gang, husk at du ikke vil legge inn alt du skal si. Prøv å bruke lysbildene for å visualisere dataene. La oss sitte sammen sammen neste tirsdag for å gå over lysbildene dine sammen."

Hvis du har gode kommentarer å gjøre, er det greit å gi dem sammen med den negative tilbakemeldingen, men du trenger ikke å tvinge den til en sandwich. Den viktigste utfordringen er å gi konsekvent negativ og positiv tilbakemelding. Hvis din medarbeider vet at dagens tilbakemelding er negativ, men morgendagens vil være positiv, så er det alt bra.

Hvorfor bekymre deg for dette?

Managing handler ikke bare om å treffe tallene, så ledelsen er glad. Det handler ikke bare om ros og takknemlighet du tilbyr ansatte når de gjør en god jobb.

Ledelsen handler også om å utvikle, motivere og coaching ansatte. Tilbakemelding som brukes riktig kan gjøre det, gjør avdelingen til et flott sted å jobbe og forbedre tallene dine generelt. Alle kan ha nytte av spesifikk tilbakemelding.

---------------------------------------

Suzanne Lucas er frilansjournalist med spesialisering på Human Resources. Suzanne arbeid har blitt omtalt i notater publikasjoner, inkludert Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.