Prosjektstyrelsens rolle

Et prosjektbord kan gå av mange andre navn, for eksempel styringsgruppe eller styrekomité. Hvis du er en prosjektleder, finner du det kan gi ledelsen støtte for å få jobben gjort.

Hvem er i styret

Prosjektstyret er ledet av prosjektsponsor og inkluderer typisk en rekke andre eldre interessenter samt prosjektleder. Dette er de viktigste personene som har muligheten til å få ting gjort på prosjektet. Deres jobb er å overvåke prosjektet og holde det i riktig retning.

Prosjektstyrene settes opp i begynnelsen av prosjektets livssyklus og opererer til den er ferdig. Den har fire nøkkelroller.

styresett

Prosjektstyret har tilsynsansvar for det arbeidet som prosjektgruppen utfører. Det sikrer at retningslinjer overholdes på bedriftsnivå og programnivå.

Styrets medlemmer er ansvarlige for vellykket levering av prosjektet. Denne styringsrollen sikrer at prosjektgruppen opptrer på etiske og akseptable måter.

Retning

Det er ofte beslutninger som skal gjøres på et prosjekt som faller utenfor prosjektlederens oppgave. Beslutningen må diskuteres med en rekke interessenter. Problemet vil gå til prosjektstyret.

Styrets rolle overordnet her er å holde prosjektet på kurs ved å gi riktig retning for laget. De bidrar til å sette visjonen i starten av prosjektet og holde prosjektet på sporet hele veien.

Prosjektlederen er nøkkelpersonen som gir den nødvendige informasjonen. Resten av styret er der for å gi hjelp og støtte.

Beslutningstaking

Prosjektstyret er først og fremst et beslutningsorgan. Deres rolle er å holde prosjektet fremover ved å løse problemer som kan blokkere fremdriften og hjelpe prosjektlederen å se en klar rute til vellykket gjennomføring.

Gjennom et prosjekt kan prosjektlederen gi anbefalinger til styret. Dette kan inkludere å spørre om å adressere:

• Risiko og potensielle utfordringer
• Ressursproblemer, som å ikke ha de rette gruppemedlemmene tilgjengelige
• Planlegg forsinkelser
• Budsjettoverskridelser

Styret kan godta prosjektlederens anbefaling. Eller det kan komme med andre forslag til en vei framover. Styrets verdi er at medlemmene kollektivt har det store bildet.

Godkjenner Tilbring

Prosjektstyret godkjenner det samlede budsjettet. Det krever vanligvis ikke å se alle fakturaer, men det overvåker løpende utgifter for å sikre at det forblir på sporet.

Prosjektlederen går til styret når det ser ut til at det er på tide å dyppe inn i beredskapsfond eller forvaltningsreserver. Styret kan godkjenne overspends og få tilgang til ekstra midler når det kan begrunnes.

Samlet gir prosjektstyret en vesentlig styring og styringsfunksjon for prosjektgruppen. Dens retning og råd hjelper prosjektlederen å holde prosjektet i riktig retning, og det er perfekt plassert for å komme inn og hjelpe hvis noe begynner å gå galt.