Best Practices for Employee Personnel Files

Det er en god ide for en arbeidsgiver å opprettholde en personellfil for hver ansatt. Dokumentasjon av sysselsettingshistorie, bidragsposter og prestasjoner, disiplinærmeldinger, kampanjer, ytelsesutviklingsplaner og mye mer tilhører en personellfil. Smart arbeidsgivere holder også mer enn en personellfil.

Arbeidsgiveren har gode grunner til å beholde flere personellfiler - noen juridiske og noen for beste praksis for ansettelse. Dokumentasjon er nødvendig, slik at arbeidsgiveren har et nøyaktig bilde av en ansattes ansettelseshistorie. Dokumentasjon støtter arbeidsgiverens avgjørelser og kan beskytte arbeidsgiveren i en rettssak, bevart riktig.

Innholdet i personellfilen gir en historisk oversikt over de viktige hendelsene under en ansattes karriere. De støtter de avgjørelsene som er gjort om arbeidstakeren og karrieren hans. De viser arbeidsgiverens begrunnelse bak ansettelse, kampanjer, overføring, belønninger og anerkjennelse og avgjørelser.

Ulike retningslinjer er knyttet til ulike typer filtyper

Fordi flere typer personellfiler anbefales, er ulike regler og retningslinjer knyttet til hver type personellfil.

• Hver type personellfil har en annen grunn til eksisterende og annet innhold, basert på den grunnen.
• Hver type personellfil lagres annerledes.
• Tilgang til en personellfil er begrenset til enkelte ansatte i de fleste organisasjoner. Mange organisasjoner begrenser personellfiltilgang til Human Resources-ansatte. Ulike personell filtyper har forskjellige tilgangsretningslinjer.
• Medarbeider tilgang til hans eller hennes personopplysninger er tillatt, men de fleste arbeidsgivere fastsetter retningslinjer for arbeidstaker tilgang med en personell fil tilgangspolitikk i medarbeiderhåndboken. (Ulike stater og jurisdiksjoner har forskjellige regler, så hold deg oppdatert for din plassering.)

  De fleste organisasjoner tillater ikke ansattes leder å få tilgang til den generelle personellfilen. De forventer at ledere skal beholde relevant dokumentasjon i sin egen ledelsesmedarbeidsfil, som ikke er den offisielle personellfilen.

• Personaleavdelingen eier og er ansvarlig for medarbeiderfaglige ansatte.

Anbefalte personellfiler

Her er typer personellfiler anbefalt og hva du trenger å vite om å jobbe med dem.

Medarbeiderpersonellfil

Dette er hovedpersonfilen som en arbeidsgiver opprettholder for hver ansatt. Personellfilen lagrer hver ansattes ansettelseshistorie. Dette er hva du trenger å vite om en ansatt personellfil.

Medisinsk fil

Medarbeiderens ansatte har alvorlige juridiske begrensninger som arbeidsgiveren må vite og respektere. Her er det du trenger å vite om konfidensialiteten og innholdet i en medarbeider for en medarbeider.

Lønnfil

Medarbeider tilgang til arbeidslønnsfilen er mindre restriktiv enn tilgang til enten medisinsk eller personellfil. Lønnfilen inneholder informasjon om lønn, valgvalg, lønnsendringer, garnishments og annen juridisk dokumentasjon som påvirker en ansattes lønnssjekk. Ulike regnskaps- og HR-ansatte får tilgang til informasjonen i lønnslisten.

I-9 skjemaer for ansatte

På grunn av tilgangsrettighetene til ulike myndigheter følger du best praksis ved å opprettholde en egen fil for alle ansattes I-9 skjemaer. Finn ut mer om lagring av I-9 skjemaer.

Personalefiltilgangsregler for ansatte

Du vil aktivere hver ansatt å vite hva som er i hans eller hennes personellfil, men du må kontrollere integriteten, fullstendigheten og grundigheten av filen. Opprettholdelse av ansattes og arbeidsgiverens konfidensialitet og begrenset tilgang er sikret med en personellfiltilgangspolicy.

Hva skal ikke inkluderes i en ansatt personellfil

Leter du etter retningslinjer for innhold som aldri skal inkluderes i en ansatt personellfil? Her er mine beste anbefalinger om innholdet du vil opprettholde, enten på et separat, uformelt sted eller ikke i det hele tatt. Oppbevaring av unødvendig og rent uttalt dokumentasjon kan skade deg.

dokumentasjon

Vet du hvilken dokumentasjon det er? Ordet, dokumentasjonen, kaster opp ofte i arbeidslivet og menneskelige ressurser. Men betydningen av dokumentasjon og hvorfor du kanskje vil dokumentere spesielle ansettelseshendelser, er grundig dekket, "Viktigheten av dokumentasjon i menneskelige ressurser." Ta en titt fordi riktig dokumentasjon er viktig for nøyaktige ansettelsesfiler.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.